Yönetim Sistemi Uygulamasında Karşılaşılan Zorluklar

Şirketler, daha iyi ürün/hizmet sunmak ve geliştirmek için genel faaliyetlerinin kalitesini iyileştirmeye yönelik pek çok hamlede bulunur. Bu hamlelerden en önemlisi de şirket bünyesinde sağlam bir yönetim sistemi kurmak ve işletmektir. Ancak tüm iyi niyetlere rağmen zaman zaman yönetim sisteminin işleyişini yavaşlatan bir takım zorluklarla karşılaşılır.

Peki, bu zorluklar nelerdir ve üstesinden gelmek için neler yapmak gerekir?

Kalite Kültürünün Tam Olarak Anlaşılamaması

Yönetim sistemi, yalnızca kalite yöneticileri tarafından desteklenen bir sistem değildir. Bir şirketin kalitede durduğu noktayı net bir şekilde çizmesi için tüm çalışanlarını şirketin kalite politikaları hakkında bilgilendirmesi gerekir. Çalıştığı şirketin kaliteye bakış açısını bilen bir birey, kurumun kalite kültürüne ciddi katkı sağlar. Bu noktada kurum, faaliyetlerinin iyileştirilmesine destek olacak kurumsal bir kalite kültürü oluşturmaya odaklanmalıdır.

Üst Yönetimin Yetersiz Desteği

Kurumun kaliteye bakış açısını içselleştirerek sorumluluk alan çalışanlar, ancak kalite süreçlerini tam anlamıyla desteleyen bir üst yönetimle mümkündür. Daha iyi iş süreçleri yaratmak adına çabalayan çalışanlar, üst yönetimden yeterli desteği alamaz ise yönetim sisteminden maksimum düzeyde faydalanmak da söz konusu olmaz. Bu nedenle, üst yönetimden personelin her kademesine kadar herkesin kalite süreçleri konusunda bilinçlenmesi, sorumluluk alması, sürekli iyileştirme adımlarına aktif olarak katkı sağlaması gerekir.

Otokratik Liderlik

Yönetim Sistemi standartlarının en önemli yapı taşlarından biri olan liderlik, yönetim sisteminin en doğru şekilde işlemesi için oldukça önemlidir. Liderlik ettiği kişilerin görüş ve deneyimlerini hiçe sayan bir lider, organizasyon içindeki dinamikleri olumsuz olarak etkiler ve personelin kalite süreçlerine dahil olmasını neredeyse imkansız hale getirir. Bu nedenle, yönetim sistemi uygulamasından tam anlamıyla faydalanabilmek için bir lider, herkesi ortak bir amaç etrafında toplayacak beceriye sahip olmalı, proses yaklaşımını ve risk temelli düşünmeyi teşvik etmeli, yönetim sisteminin etkinliğine katkı sunacak kişilerin işe alınmasını ve diğer ilgili görevlilerin liderliğini göstermesini desteklemelidir. 

Değişime Direnç Gösteren Çalışanlar

Mevcut çalışma tarzına alışmış ve yeniliklere kapalı olan çalışanlar, konfor alanından çıkmaya hevesli olmaz. Dolayısıyla da şirket içinde kurulacak olan bir yönetim sistemi onlar için başlangıçta korkutucu olabilir. Bu noktada, şeffaf bir iletişim ile çalışanların yönetim sistemi hakkında bilinçlendirilmesi ve eğitim ile bu sürecin desteklenmesi gerekir. Açık iletişim ve paylaşım, güven duygusunu pekiştirerek çalışanların şirkete olan bağlılığını da artırır. Aidiyet duygusu artan çalışanlar ise işi en iyi şekilde yapma konusunda daha motive hisseder.

Müşteri İhtiyacını Belirlemedeki Sorunlar

Şirketler bazen kaliteye odaklandığı kadar müşteri memnuniyetine odaklanmaz. Ancak yönetim sistemi standartları, müşteri memnuniyetini esas alarak yönetim sisteminin genel bir çerçevesini çizer. Bu sebeple, müşterilerinizin ihtiyaç ve beklentilerini bilmek ve müşteri memnuniyetini sürekli ölçmek gerekir. Bunun yanı sıra, yanlış veri kullanımı, mevcut verilerin yanlış yorumlanması ve amaca hizmet etmeyen anketler müşteri beklentilerini tespit etmeyi ve doğru değerlendirmeyi engeller. Bu ve benzeri yanlışlar zinciri sonuç olarak müşteri memnuniyetini düşürerek şirket itibarının zedelenmesine neden olur. Bu nedenle verileri, doğru değerlendirmek, iyi bir planlama yapmak, zamanında aksiyon almak ve sonuç değerlendirmesi ile süreci iyileştirmek çok önemlidir.

Teoriye Takılı Kalmak

Kalitede mükemmelliği hedefleyen şirketler, bazen yönetim sistemini etkin bir şekilde uygulamak yerine teoride takılı kalır. Teoriye odaklanmak elbette ki başlangıç için çok önemlidir. Ancak uygulamaya konmayan bir teorinin hiçbir anlamı yoktur. Dolayısıyla, yönetim sisteminin her zaman geliştirilebilir olduğu hatırlanarak şirkete katma değer sağlayacak teorilerin uygulanmasına odaklanmak gerekir.

Dokümantasyon Kopyalamak

Yukarıda da belirtildiği gibi, yönetim sistemi standartları, kalite yönetimi açısından genel bir çerçeve çizer. Proseslerdeki detaylar ise şirketin sunduğu ürüne/hizmete, faaliyet gösterdiği sektöre, yapısının büyüklüğüne, kalite politikalarına ve stratejilerine göre farklılıklar gösterir. Bu nedenle, bir şirketin başka şirketlerdeki prosesleri ve dokümanları kopyalamak yerine kendi süreçlerini ve işini destekleyecek şekilde bir yönetim sistemi kurması gerekir. 

HEXAGON ISO SOFTWARE, Yönetsel Faaliyetler, Destek Faaliyetler,  Operasyonel Faaliyetler ve Performans Yönetimi olarak 4 ana modülden oluşan dinamik yapısı ile yönetim süreçlerinizi tek bir merkezden proaktif bir şekilde yönetmenizi kolaylaştıracak çözüm önerileri sunar.

Web sitemizin ilgili sayfasından modüller hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz:
https://hexagoniso.com/cozumler/kategori/kalite-yonetim-sistemi