ISO 14001:2015 Madde 7.4: İletişim

ISO 14001:2015 madde 7.4, İletişim, hem kuruluş içindeki hem de kuruluş dışındaki tüm iletişim türlerini kapsar. Bu madde, kuruluşların, çeşitli seviye ve işlevleri arasında iç iletişim süreci oluşturmasını ve sürdürmesini gerekli kılar. Buna ek olarak, kuruluşların ilgili dış taraflardan gelen iletişimlerin belgelenmesini ve bunlara yanıt verilmesini gerektirir.

Dahili iletişim örnekleri:

• Çevresel amaç ve hedefleri çalışanlara iletmek.
• Çevre sorunları konusunda çalışanları bilinçlendirmek.
• Çevre politikasını çalışanlara iletmek.
• Uygunsuzlukları ilgili bölüm başkanlarına bildirmek.
• Anormal veya acil operasyonlardan kaynaklanan olayları üst yönetime raporlamak.

Harici iletişim örnekleri:

• Çevresel şikayetlerle ilgilenmek veya bu tür paydaşları ve yeşil baskı gruplarını sahaya proaktif olarak davet etmek.
• Bir olay olması durumunda medya sorularına yanıt vermek.

Bir olayın vuku bulmasından sonraki birkaç saat içinde etkili bir iletişim kurulamaz ise kuruluş ciddi zarar görebilir. Bu olumsuz etki, organizasyonun itibarını zedeleyeceği gibi personeli, müşteriyi, medyayı ve halkı da ekiler. Etkili bir çevre yönetimi, etkili bir iletişim gerektirir. Ayrıca kuvvetli ve sağlıklı yapılandırılan iletişim aşağıdaki hususlar gibi pek çok fayda sağlar:

• İşgücünü motive eder.
• Çevre politikasını hem dahili hem de harici olarak açıklamakla birlikte, bunun genel iş stratejisiyle nasıl ilişkili olduğunu da gösterir.
• Rollerin ve beklentilerin anlaşılmasını sağlar.
• Yönetim taahhüdünü gösterir.
• Ekran performansı ve olası sistem iyileştirmelerini belirlemeye yardımcı olur.

Etkili iletişim, bilginin dinamik bir şekilde akması için bir takım mekanizmalar gerektirir. Özellikle kuruluş çalışanları, bilgi,  sorun ve fikir bakımından zengin kaynak sağlar. Ayrıca kuruluştaki ÇYS’nin etkili olabilmesi için dış tarafla da iletişimde kalmak önemlidir. Bu bağlamda, kuruluşun komşu, topluluk ve müşteri gibi gruplardan görüş alması organizasyon olarak nasıl algılandığını görmeye de yardımcı olur. Bu bilgiler, çevresel ve iş hedefleri oluştururken kritik rol oynayabilir.

Etkili bir ÇYS aşağıda yer alan hususları kapsayan prosedürleri içermelidir:

• Seviyeler ve işlevler arasında dahili olarak iletişim kurmak.
• Dış iletişimleri istemek, almak, belgelemek ve yanıtlamak.

Kuruluş, dış iletişim stratejisinin ne kadar proaktif olacağını belirlemelidir. Bu aşamada kuruluşun benimsediği kültür ve stratejiye uygun bir yaklaşım seçmesi önemlidir. 

Proaktif bir dış iletişim programı daha fazla kaynak gerektirebilir. Ancak buna rağmen bazı kuruluşlar proaktif stratejinin önemli faydaları olabileceğini bildiği için bunu kullanır. Bunun yanı sıra bir kuruluşta personele ne yapması gerektiği aktarılırken, bunu neden yapması gerektiği de aktarılmalıdır. Bu açıdan bakıldığında bir gerekliliği tanımlarken “yönetmelik bunu gerektiriyor” demek yeterli bir açıklama değildir. Bu yönetmeliğin amacı ve neden önemli olduğunu da açıklanmalıdır. Ayrıca, gereklilik ile her bir kişinin işine nasıl uygulanacağı arasında net bir bağlantı da kurulmalıdır. İletişimin yalın, açık, öz, doğru ve güncel olması çok önemlidir. Kuruluş, harici soruları yanıtlamaya yönelik bir sistem kullanabilir.

Madde 7.4: İletişim, üç alt maddeden oluşur:

• 7.4.1 Genel
• 7.4.2 Dahili İletişim
• 7.4.3 Dış İletişim

Madde 7.4.1: Genel

Kuruluş, ÇYS ile ilgili iç ve dış iletişim için ihtiyaç duyacağı süreçleri oluşturmak, uygulamak ve sürdürmekle yükümlüdür. Bu aşamada, ne ile iletişim kuracağını, ne zaman iletişim kuracağını, kiminle iletişim kuracağını ve nasıl iletişim kuracağını belirlemelidir. Kuruluş, iletişim süreçlerini oluştururken uygunluk yükümlülüklerini de dikkate almalıdır. Ayrıca iletilen çevresel bilgilerin ÇYS içinde oluşturulan bilgilerle tutarlı ve güvenilir olmasını da sağlamalıdır. Kuruluş, çevre yönetim sistemindeki ilgili iletişimlere yanıt vermeli; iletişimin kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgileri muhafaza etmelidir.

Madde 7.4.2: Dahili İletişim

Kuruluş, uygun olduğu şekilde, çevre yönetim sistemindeki değişiklikler de dahil, çevre yönetim sistemiyle ilgili bilgileri kuruluşun çeşitli seviyeleri ve işlevleri arasında dahili olarak iletmelidir. İletişim süreçlerinin, kuruluşun kontrolü altında çalışan kişilerin sürekli iyileştirmeye katkıda bulunmalarını sağlamasını sağlamalıdır.

Madde 7.4.3: Dış İletişim

Kuruluş, iletişim süreçleri tarafından oluşturulan ve uygunluk yükümlülüklerinin gerektirdiği şekilde, çevre yönetim sistemi ile ilgili bilgileri dışarıya iletmelidir. ISO 14001:2015 standardının Ek A'sına göre iletişim, kuruluşun, önemli çevresel boyutları, çevresel performansı, uygunluk yükümlülükleri ve sürekli iyileştirme için tavsiyeler ile ilgili bilgiler de dahil, çevre yönetim sistemiyle ilgili bilgileri sağlamasına ve elde etmesine olanak tanır. İletişim, organizasyonun içinde ve dışında olmak üzere iki yönlü bir süreçtir. İletişim süreçleri kurgulanırken en uygun düzey ve işlevlerle iletişimi sağlamak adına iç organizasyon yapısı dikkate alınmalıdır. Birçok farklı ilgili tarafın ihtiyaçlarını karşılamak için tek bir yaklaşım yeterli olabilir. Ya da ilgili tarafların özel ihtiyaçlarını karşılamak için birden fazla yaklaşım gerekli olabilir. Kuruluş tarafından alınan bilgiler, ilgili taraflardan, çevre boyutlarının yönetimi ile ilgili belirli bilgiler için talepleri içerebilir veya kuruluşun bu yönetimi gerçekleştirme şekline ilişkin genel izlenimleri veya görüşleri içerebilir. Bu izlenimler veya görüşler olumlu veya olumsuz olabilir. Şikayetlere kuruluş tarafından hızlı ve net bir yanıt verilmesi önemlidir. Bu şikayetlerin analizi, çevre yönetim sistemi için iyileştirme fırsatlarını tespit etmek için değerli bilgiler sağlayabilir. Bu süreçte aşağıdaki hususlar dikkate alınmalıdır:

• Şeffaf olmak önemlidir.
• Bilgilerin ilgili tarafların ihtiyaçlarını karşılaması ve katılımlarını sağlaması için uygun olması gerekir.
• Raporla edilen bilgiler güvenilir ve tutarlı olmalıdır.
• Gerçekçi, doğru ve güvenilir olmak önemlidir.
• İlgili bilgileri hariç tutmamak gerekir.
• İlgilenenler için anlaşılır olmak gerekir.

Bu madde, organizasyonun, kuruluş içindeki kişilerin, kuruluşun faaliyetleriyle ilgili ÇYS ve çevre sorunları hakkında bilgilendirilmesini ve dıştan gelen iletişimin, belirlenen süre içerisinde ele alınmasını sağlayan bir iletişim sistemine sahip olmasını gerektirir. Buradaki amaç, işlevi, çevre politikası ve hedeflerine ulaşılmasını ve genel olarak ÇYS'nin işleyişini desteklemektir. Çevresel boyutlar ve ÇYS unsurları ile ilgili bilgilerin kuruluş içindeki personele iletilmesine ilişkin şart, kuruluşun çevre hedeflerine, çevre politikasında ifade edilen taahhütlere ve genel hedeflere ulaşmasına yardımcı olmayı hedefler. ÇYS'yi kapsayan tüm konular hakkında tam olarak bilgi sahibi olan ve sürece dahil olduğunu hisseden çalışanlar, organizasyonun amaç ve hedefleri ile genel çevresel hedeflerine ulaşma konusunda daha motivedir. Benzer şekilde, dış taraflarla iletişim için sınırlı gereksinimler, kuruluş ve hissedarlar, topluluk grupları, düzenleyici kurumlar ve çevre grupları arasında daha anlayışlı ve işbirliğine dayalı bir ilişkiyi teşvik etmek için tasarlanmıştır. Çevre politikasının iletilmesi, iletişim programının önemli bir parçası olarak çalışanların çevre politikasını anladığından emin olmayı içereceğinden, iç iletişimin önemli bir bölümünü oluşturacaktır.

1. İç İletişim

Kuruluşun, işlevleri arasında çevre yönetim sistemiyle ilgili bilgileri dahili olarak iletebileceği bir iletişim süreci oluşturması gerekir. Ancak bu ifade, ÇYS hakkında özel olarak neyin iletilmesi gerektiğini belirtmez. Bir iç iletişimin amaçları aşağıdaki hususları içerir:

• Çalışanları çevre politikasından ve işlerini yürütmek için gerekli diğer çevreyle ilgili prosedürlerden haberdar etmek.
• Çalışanları ÇYS'nin genel performansı hakkında bilgilendirmek.
• Çalışanlara çevre sorunlarıyla ilgili endişelerini dile getirmeleri için bir fırsat ve mekanizma sağlamak.
• ÇYS izleme, denetim ve yönetim incelemelerinin sonuçları hakkında çalışanlara bir rapor sunmak.

ÇYS'de etkili bir iç iletişim, iki yönlü bir iletişim dinamiği ile olur. Üst yönetimden, yani yukarıdan aşağıya olan iletişim ve çevre sorunlarına en aşina olan hat çalışanlarından, yani aşağıdan yukarıya doğru olan iletişim. Üst yönetim, her zaman çevresel politika ve prosedürlerle birlikte ÇYS'yi desteklemeye yönelik olarak hareket etmelidir. Personel, çevre sorunları ve potansiyel iyileştirme ile ilgili uzmanlıklarını ve deneyimlerini paylaşma yeteneğine sahip olmalı ve bu konuda desteklenmelidir.

İç İletişim Programları

Bu madde, ayrıca kuruluştaki iç iletişim gereksinimi için organizasyonun çeşitli seviyeleri ve işlevleri arasında bir süreç oluşturmasını gerektirir. Ancak bunun avantajları ve dezavantajları vardır. Kuruluş, uygun gördüğü herhangi bir şekilde iletişim yolu geliştirmekte serbesttir. Ancak madde sürecin nasıl geliştirileceğine dair bir öneride bulunmadığında çoğu kuruluş, nereden başlayacağını bilmez. Bu noktada genellikle dahili iletişimi ele alan resmi bir prosedür önerilmez. Çünkü bundan daha önemli olan kuruluştaki iç iletişimin aktif olduğunu göstermektir. Bu, olağan toplantılar, komiteler ve diğer süreçlerle birlikte çalışır durumda olmalıdır. Çevre sorunları için iyi, katma değerli iletişim programları geliştirmeye yönelik çeşitli yaklaşımlar vardır. İç iletişimde yer alan en yaygın uygulamalar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Yeni çalışan bilgilendirme programları
• Tesis genelinde duyuru panolarında yayınlanan politikalar
• Düzenli departman ve ekip toplantıları
• Bölümler arası çevre komiteleri
• Şirket yayınları
• Çevre konferansları
• Ödül ve ödül programları
• Bilgisayar sistemleri

Bir kuruluşta iç iletişim programı geliştirilirken aşağıdaki hususlar dikkate alınmalıdır:

Üst Yönetimin Desteği: Yönetim, çevre politikalarının önemini iletme de dahil amaç ve hedeflere ulaşmaya hazır olmalıdır. Aynı zamanda iç iletişim çabalarını sürdürmek için uygun kaynakları da sağlamalıdır.

Yüz Yüze İletişim: Bu, resmi olmayan bir araya gelmeler ya da resmi periyodik toplantılar olabilir. Bu aşamada iletişim programına düzenli toplantılar ve konferanslar eklediğinden emin olmak gerekir.

Zaman: Bir kuruluş içindeki iç iletişimdeki değişikliklerin gerçekten etkili olması birkaç yıl alabilir. Bu nedenle iletişim yolları hemen etki göstermeyebilir. Kuruluşta çalışmayan yöntemlerin elenmesi ve işe yarayan yöntemlerin genişletilmesi gerekir.

2. Dış İletişim

Kuruluş, ÇYS ile ilgili bilgileri harici olarak da iletebilmek adına bir sürece sahip olmalıdır. ISO 14001'de "ilgili iletişim" ve "dış iletişim” ifadeleri tanımlanmamıştır. ISO 14001 perspektifinden bakıldığında dış iletişim, genel olarak bir kuruluş ve kuruluştaki çevresel konularla ilgili dış ilgili taraflardır. İlgili taraflar, düzenleyicileri, müşterileri, tedarikçileri, satıcıları, kamu çıkar gruplarını ve komşuları içerebilir. İlgili iletişim ise uygulayıcılar ve sertifikasyon kuruluşları tarafından doğrudan çevresel yönlerle veya mevzuata uygunluk dahil uyumluluk yükümlülükleriyle ilgili iletişim olarak yorumlanır. Kuruluşlar, bu tür ilgili iletişimin ne olduğuna karar vermelidir. İletişim, harici ilgili taraflardan sorgulama şeklinde gelebilir. Soruşturmalar bir resmi yazı veya saha ziyareti şeklinde düzenleyici kurumlardan, bir telefon görüşmesi veya e-posta yoluyla halktan veya hissedar gruplardan gelebilir. Harici ilgili taraflardan gelen sorular sistematik olarak değerlendirilmelidir.

Etkili bir sistematik dış iletişim prosedürü şunları sağlayacaktır: 

• Tek doğru bilginin harici taraflara gönderilmesi.
• Bilgilerin uygun şekilde gözden geçirilmesi.
• Bilgilerin uygun şekilde eğitilmiş ve kalifiye personel tarafından sağlanması.

Bu madde, yalnızca kuruluşun nasıl yanıt vereceğini açıklayan bir prosedür oluşturmasını ve gerçekleşen sorgulamayı kaydetmesini gerektirir. Bu maddenin amacı, kuruluşun dış sorulara yanıt vermesidir. Ayrıca kuruluş ile çevresel etkiler ve diğer konular hakkında soruları veya endişeleri olabilecek kuruluş dışındaki kişiler arasındaki iletişim düzeyini artırmaya yardımcı olur. Tipik olarak, mevzuatla ilgili iletişimin ötesindeki dış iletişim, eğer yürütülüyorsa, çoğunlukla bir iletişim veya halkla ilişkiler departmanı tarafından gerçekleştirilir.

Dış İletişim Programları

Bu maddenin amacı, dış iletişim için iki özel gereksinime sahiptir. Bu aşamada yapılması gerekenler aşağıdaki gibidir:

• Kuruluşun dışarıdan gelen bilgiyi nasıl alacağını kapsayan bir prosedür oluşturulmalı, belge ve harici ilgili taraflardan gelen bir iletişime yanıt verilmelidir.
• Kuruluşun önemli çevresel yönlerini ilgili taraflara iletip iletmemeye ve nasıl ileteceğinize karar vermesi gerekir.

Bu madde, harici iletişim gerekliliklerini desteklemeye yönelik belgelenmiş bir prosedür tavsiye eder. Böyle bir prosedür, belgelenmiş bilgi kontrol sisteminin bir parçası olarak yönetilmelidir. Belgelenmiş bir prosedür, maddenin özel gereksinimlerinin karşılandığına dair kanıt sağlamanın en iyi yoludur ve potansiyel olarak hassas bilgileri şirket dışında sunarken de iyi bir fikirdir. Bu yazılı prosedür, üst yönetim veya hukuk danışmanı tarafından uygun şekilde gözden geçirilmelidir. 

Dış iletişimi belgelemek ve yanıtlamak için prosedür aşağıdaki hususları açıklamalıdır:

• Roller, sorumluluklar ve dış iletişime ilişkin yetkililer (yani, soruşturmanın kime yönlendirilmesi gerektiği, araştırmaya kimin yanıt vereceği ve soruşturmayı ve yanıtı kimin belgeleyeceği)
• Tutulması gereken kayıt türleri

Maddenin gerektirdiği şekilde dış iletişimi "belgelemek" ve dış iletişim çabalarını izlemek için bir yöntem geliştirmelidir. Bu, tipik olarak, kuruluş tarafından alınan iletişimin ve yanıtların kayıt altında tutulması demektir. Dış iletişim düzenleyici ve düzenleyici olmayan iki kaynaktan gelir. Belgeleri almak için roller, sorumluluklar ve yetkiler belirlenmelidir.

Düzenleyici İletişim: Çoğu düzenleyici iletişim, genellikle bir mektup veya başka bir evrak gibi yazılı olarak gelir. Kuruluştaki bir kişi, bilgileri gözden geçirmek, uygun eylemi gerçekleştirmek ve kuruluş tarafından yapılan yazılı veya sözlü tüm yazışmaları ve yanıtları dosyalamakla görevlendirilmelidir. Saha teftişleri veya denetimleri gibi düzenleyici makamlardan yapılan yüz yüze ziyaretlerde, genellikle İdare Müdürü bulunur. Bu tür bir atama sürecinin çalışması için, ÇYS İdare Yöneticisi, düzenleyici kurumlar tarafından yerinde yapılan teftişleri denetlemelidir. Yönetim yöneticisinin denetim sırasında mevcut olmaması durumunda, bu role atanmış bir yedek kişinin olması gerekir. Düzenleyici iletişimden kaynaklanan kayıt türleri, alınan tüm evraklardan veya yerinde inceleme olması durumunda, denetim sırasında alınan notlardan veya takip görevlerinin kayıtlarından oluşacaktır. Bu tür kayıtlar, dokümante edilmiş bilgi yönetim sistemine uygun olarak tutulmalı ve yönetilmelidir.

Düzenleyici Olmayan İletişim: Hissedarlardan, komşulardan, çevre gruplarından veya halkın diğer üyelerinden gelen sorular gibi düzenleyici olmayan dış iletişimle ilgilenme süreci, düzenleyici olmayan iletişimdir. Düzenleyici olmayan kuruluşlardan gelen dış iletişim, genellikle düzenleyici iletişimden daha az yaygındır. Bu sorgulamalar daha az yaygın olduğu için kuruluş sistemleri genellikle bunlarla başa çıkmak için yetersiz bir donanıma sahiptir. Genel olarak, İdare Müdür veya Halkla İlişkiler, bu taraflardan gelen soruları ele almak üzere görevlendirilir. Özellikle kiminle iletişime geçileceğini bilmeyen halk üyeleri, bir kuruluşun genel telefon numarasını arayabilir veya kuruluşun genel müdürüne e-posta gönderebilir. Bu tür yazılı veya telefon sorguları genelde bir resepsiyonist tarafından yanıtlanır. Hatta bazen kuruluşun kapısında ÇYS yöneticisinin kim olduğunu bile bilmeyen bir bekçi dahi bu soruları yanıtlayabilir. Kuruluş, bu tarz sorunları ortadan kaldırmak için hangi soruları hangi yetkililerin yanıltacağına dair tüm personeline bilgi sağlamalıdır. Düzenleyici olmayan sorguları yürütmek için kimin atandığına bakılmaksızın, bu tür sorgulara yanıt verilirken uyulması gereken birkaç genel yönerge bulunur:

• Cevaplar anlaşılır olmalı ve yeterince açıklanmalıdır.
• Sağlanan herhangi bir bilgi doğrulanabilir olmalıdır.
• Kuruluşun çevresel performansı her zaman doğru bir şekilde sunulmalıdır.

Ayrıca, harici taraflara ek bilgi sağlayabilecek diğer kaynakları kullanmak da mümkündür. Bu bağlamda bir endüstri veya ticaret birliği, bilgi sayfalarının hazırlanması yararlı olabilir. Bu sayfalar, bir kuruluştaki süreçleri, faaliyetleri ve kuruluşun çevresel etkileri en aza indirmek için aldığı önlemleri içermelidir. Muhafaza edilmesi gereken kayıt türleri, kuruluştan gelen yanıt veya takip ile birlikte harici taraflardan alınan tüm mektupları ve evrakları kapsar. Sorgulamayı kimin yaptığı, iletişimin konusu ve hangi işlemin yapıldığı dahil tüm bilgiler kayıt altına alınmalı ve dokümante edilmiş bilgi yönetim sisteminde uygun olarak yönetilmelidir. Bu tür sorgulamalar ciddiye alınmalı ve öğrenme fırsatları olarak görülmelidir. 

1SO 14001 kapsamında harici ilgili taraflara bilgi iletmeye yönelik tek özel gereksinimin iletişim maddesinde değil, çevre politikası maddesinde de yer aldığını belirtmekte fayda var. Politika maddesinde, kuruluşun çevre politikasının talep üzerine sağlanıyor olarak yorumlanabilecek “ilgili taraflara açık” olmasını sağlaması gerekmektedir. Tesisin önemli çevresel boyutlarını kamuya açıklayıp sunmama kararı üst yönetim tarafından verilmelidir. Öte yandan, potansiyel olarak hassas konuları gönüllü olarak ifşa ederek, düzenleyici makamların dikkatini gereksiz yere çekebilir ve ek yükümlülüklere açabilir. Proaktif dış iletişim düşünüldüğünde maliyetler ve faydalar tartılmalıdır. Şu anda, çoğu ülkede çevresel bilgileri ifşa etmek için birkaç yasal teşvik vardır. Tesisteki üst yönetim, tesisin önemli çevresel yönlerini dış taraflara iletmeye karar verirse, bunu başarmak için kullanılabilecek çeşitli yöntemler vardır. Bunlar aşağıdaki gibidir:

• Bilgileri şirketin yıllık raporuna yerleştirmek.
• Ayrı bir çevresel yıllık rapor hazırlamak.
• Hususları endüstri birliği yayınlarında yayınlamak.
• Tesiste açık bir toplantı sırasında bilgilerin dağıtmak.
• Hususları şirketin İnternet Web sitesinde yayınlamak.

Bu bilgiler kamuya açık hale getirilirse yalnızca önemli çevresel boyutların bir listesini sağlamakla kalmayıp, bilgileri yeterli şekilde açıklamak ve anlaşılır kılmak için de bazı ek bilgiler veya bağlamlar gerekli olacaktır. Bu tür ek bilgiler aşağıdaki gibi olabilir:

• Unsurların çevresel etkilerini azaltmak için geliştirilmiş çevresel hedefler
• Yönleri ele almak için tasarlanmış çevre yönetim programları
• Önemli çevresel boyutların azaltılması için fırsatlar

Başarılı bir iletişim programı oluşturmanın anahtarı, mümkün olduğu kadar çok çalışanı ÇYS sürecine dahil etmektir. Bu, üst yönetim tarafından başlangıçta ve sürekli olarak ulaşılmasını gerektirecektir. Ancak genellikle çalışanlar tarafından iletilen yenilikçi ve maliyet tasarrufu sağlayan önlemler yoluyla önemli ödüller de getirecektir. 

HEXAGON ISO SOFTWARE, ISO 14001, 13485, 9001, 45001 başta olmak üzere birçok yönetim sistemi standardının gereksinimlerini en kapsamlı şekilde uygulamak ve karşılamak için güvenilir, etkili ve uzmanlarca onaylanmış bir yönetim sistemi yazılımıdır. Kuruluşunuzun yönetim sistemlerini ve operasyonel faaliyetlerini eş zamanlı olarak proaktif bir şekilde yönetmenize yardımcı olur. Bu bağlamda, sürekli iyileştirme faaliyetlerinize katkıda bulunarak verimliliğinizi arttırır.

ISO 14001:2015, Çevre Yönetim Sistemi Madde 7.5: Dokümante Edilmiş Bilgi

Web sitemizin ilgili sayfasından modüller hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz: www.hexagoniso.com