ISO 14001:2015 Madde 10: İyileştirme

Önleyici faaliyetleri ele almanın yeni yolu nedeniyle, ISO 14001:2015, madde 10, İyileştirme'de hiçbir önleyici eylem gerekliliği yer almaz. Bununla birlikte, yeniden ifade edilmiş düzeltici faaliyet gereklilikleri vardır. Bunlar, uygunsuzluklara tepki vermek, uygun olduğu şekilde önlem almak, uygunsuzluğu kontrol etmek, düzeltmek ve sonuçlarla ilgilenmek, benzer uygunsuzlukların var olup olmadığını veya başka bir yerde potansiyel olarak meydana gelip gelmediğini belirlemektir. Düzeltici faaliyetlerin karşılaşılan uygunsuzlukların etkilerine uygun olmasını sağlamak için de benzer bir gereklilik vardır. Sürekli iyileştirme gerekliliği, Üye Devletlerin uygunluğu ve yeterliliğinin yanı sıra etkinliğini de kapsayacak şekilde netleştirilmiştir. Ancak bir kuruluşun bunu nasıl başardığını belirtmez.

Madde 10, İyileştirme, üç alt maddeden oluşur:

• Madde 10.1: Genel
• Madde 10.2: Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet
• Madde 10.3: Sürekli İyileştirme

Madde 10.1 Genel

Kuruluş, iyileştirme fırsatlarını belirlemeli ve çevre yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlarına ulaşmak için gerekli faaliyetleri uygulamalıdır. ISO 14001:2015 standardının Ek A'sına göre kuruluş, iyileştirmeye yönelik harekete geçerken, çevresel performans analizini ve değerlendirmesini, uygunluk değerlendirmesini, iç denetimleri ve yönetim gözden geçirmesinden elde edilen sonuçları dikkate almalıdır. İyileştirme örnekleri, düzeltici eylem, sürekli iyileştirme, çığır açan değişiklik, yenilik ve yeniden düzenlemeyi içerir.

Bu madde, kuruluşların ÇYS'nin iyileştirilmesi için fırsatları belirlemesini ve tanımlamasını gerekli kılar. Sürekli iyileştirme gereksinimi, ÇYS'nin uygunluğu ve yeterliliğinin yanı sıra etkinliğinin de geliştirilmiş çevresel performans ışığında dikkate alınmasını sağlamak için genişletilmiştir. Düzeltici faaliyetlerin ele alınmasını kapsayan gerekli bazı eylemler vardır. Öncelikle kuruluşların uygunsuzluklara tepki vermesi ve önlem alması gerekir. Daha sonra benzer uygunsuzlukların var olup olmadığını veya potansiyel olarak meydana gelip gelmeyeceğinin belirlenmesi gerekir. Süreçleri, ürünleri/hizmetleri iyileştirme fırsatlarını aktif olarak arama zorunluluğu vardır ve özellikle gelecekteki müşteri gereksinimleri göz önünde bulundurmak önemlidir.

Üst yönetimin çevre yönetimine taahhüdü: Bir çevresel vizyon veya kurumsal politika belirleme.

Çalışanların tam katılımı: Çevre sorunlarının üstesinden gelmek için “yeşil” ekipler kurma.

Eğitim: Çalışanların çevresel sorumluluklarını yerine getirmeleri ve çevresel hedeflerine ulaşmaları için gerekli beceriler konusunda eğitilmeleri.

Yeşil ürünler/süreç tasarımı: Çevre üzerinde en az olumsuz etkiye sahip olacak şekilde üretim süreçleri ve ürünleri tasarlamak.

Tedarikçi yönetimi: Bir tedarikçi seçerken kriterlere çevresel performans eklemek.

Ölçüm: Çevresel performans seviyesini ölçmek için oluşturulmuş objektif ölçümler.

Bilgi yönetimi: Çevresel bilgiler, dört ana kriteri karşılamalıdır. Bunlar zaman çizelgeleri, erişilebilirlik, doğruluk ve uygunluktur.

ISO 14001 gerekliliklerine uygun olarak ÇYS iyileştirmesini etkileyen dış faktörler şunlardır:

• Topluluktan gelen şikayetler ile birlikte çevre performansına ilişkin ilgili tarafların görüş ve sonuçları
• Rekabet baskısı
• Pazar gereksinimleri ve müşteri şikayetleri
• Çevre korumaya ilişkin yasal gereklilikler
• ÇYS iyileştirmesi için kısmi veya tam geri dönüşü olmayan mali destek veya sübvansiyon alma olasılığı
• Yürürlüğe giren yeni yasal gereklilikler
• Yönetim birimlerinin gereksinimleri
• Belgelendirme kuruluşlarının gereksinimleri

Madde 10.2: Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet

Bir uygunsuzluk oluştuğunda, kuruluş uygunsuzluğa derhal tepki vermeli, bunu kontrol etmek ve düzeltmek için harekete geçmelidir. Olumsuz çevresel etkilerin azaltılması da dahil sonuçlarla ilgilenmek önemlidir. Uygunsuzluğu gözden geçirerek, uygunsuzluğun nedenlerini belirlemek, benzer uygunsuzlukların var olup olmadığını veya potansiyel olarak oluşabileceğini belirlemek, uygunsuzluğun nedenlerini ortadan kaldırmaya yönelik faaliyet ihtiyacını değerlendirmek gereklidir. Kuruluş, gerekli faaliyeti uygulamalı ve alınan herhangi bir düzeltici faaliyetin etkinliğini gözden geçirmelidir. Gerekirse çevre yönetim sisteminde değişiklikler de yapmalıdır. Düzeltici faaliyetler, çevresel etki dahil, karşılaşılan uygunsuzlukların etkilerinin önemine uygun olmalıdır.

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sına göre çevre yönetim sisteminin temel amaçlarından biri önleyici bir araç olarak hareket etmektir. Önleyici faaliyet kavramı madde 4.1'de (kuruluş ve bağlamını anlama) ve madde 6.1'de (yani riskleri ve fırsatları ele almaya yönelik eylemler) yer almaktadır. Standart, kuruluşun uygunsuzlukları kontrol etmesini, sebep olan nedenleri azaltmak için düzeltici önlemler almasını, bunun için prosedürler oluşturmasını ve sürdürmesini gerekli kılar. Hiçbir ÇYS mükemmel değildir. Genellikle, başlangıçtaki denetimlerde, ölçümlerde veya diğer faaliyetlerde sistemde sorunlarla karşılaşılır. Kuruluş değiştikçe ve büyüdükçe ÇYS’nin de değişmesi gerekir. Sistem eksiklikleri belirlendiğinde kuruluşun aşağıdaki durumları karşılamak için sürece ihtiyacı olacaktır:

• Uygunsuzluklar dahil problemler araştırılır.
• Kök nedenler belirlenir.
• Düzeltici faaliyetler belirlenir ve uygulanır.
• Düzeltici faaliyetler izlenir ve belgelenir.

Majör ve Minör Uygunsuzluk

Majör ve minör uygunsuzluklar, kuruluşun faaliyet gösterdiği sektöre bağlı olarak farklılık gösterir. Herhangi bir uygunsuzluk türü, bir nükleer güç istasyonunda, bir otomobil parçaları perakende tesisinden daha fazla çevresel etkiye sahip olabilir.  Minör uygunsuzluklar, ÇYS’nin etkinliğini ciddi şekilde etkilemeyen küçük eksikliklerdir:

• Kuruluşun bir süreci ve prosedürleri var. Fakat denetim sırasında bir kişinin bunu doğru kullanmadığı veya hiç kullanmadığı ortaya çıktı. Bu minör bir uygunsuzluk olarak ileri sürülebilir.
• Kuruluş, makinelerin bakımının yapıldığını kanıtlamak için bakım kayıtları tutar. Bu genellikle yapılır. Fakat bir veya iki örnek kaçırılmıştır.
• Bir prosedür mevcuttur. Fakat doğru bulunmamıştır ve sürecin doğru bir şekilde takip edilebilmesi için bir değişikliğe ihtiyacı vardır.

Büyük uygunsuzluklar ÇYS’nin etkinliğini ciddi şekilde bozan büyük eksikliklerdir:

• Kuruluş, ISO 14001:2015'in bir maddesine uymadı.
• Düzeltici faaliyete dair hiçbir kanıt yok veya kanıt yeterince önemli değil.
• Prosedürler eksik.

Minör ve majör uygunsuzluklar farklı şekilde ele alınır. Ancak, kök neden analizi, izleme ve tekrar oluşmasının önlenmesi açısından uygunsuzluklarınızın doğru şekilde ele alındığından emin olmak adına yerleşik düzeltici faaliyet prosedürü kullanmak iyi bir uygulama olacaktır. 14001:2015 standardının 10.2 maddesinin uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetle nasıl başa çıkılacağını belirttiğini ve uygunsuzluğun onarılması nedeniyle ÇYS'de meydana gelebilecek herhangi bir değişikliğin belgelenmesinin kesinlikle bu kategoriye girdiğini hatırlamakta fayda vardır. Dolayısıyla, herhangi bir düzeltici faaliyet yapıldığı gibi bir uygunsuzluğun onarım süreci de ele alınmalı ve doğru bir şekilde yürütülmelidir. Böylece denetçiye uygunluğu gösteren bir kanıt sunulabilir. 

Madde 10.3: Sürekli İyileştirme

Kuruluş, uygunluğu sürekli olarak iyileştirmelidir. Çünkü çevresel performansı artırmak için çevre yönetim sisteminin yeterliliği ve etkinliği çok önemlidir. ISO 14001:2015 standardının Ek A'sına göre sürekli iyileştirmeyi destekleyen faaliyetlerin oranı, kapsamı ve zaman çizelgesi kuruluş tarafından belirlenir. Çevresel performans, ÇYS’nin bir bütün olarak uygulanması veya daha fazla unsurunun iyileştirilmesi ile geliştirilebilir.

“Sürekli iyileştirme” ifadesi, genel olarak iyileştirmeler sağlamak için ÇYS içindeki farklı süreçleri sistematik olarak iyileştirme ihtiyacını tanımlamak için kullanılır. Ancak ÇYS içindeki her sürecin sürekli olarak iyileşmesini beklemek mantıksızdır. Bu nedenle iyileştirme için tanımlanmış bazı süreçlerde iyileştirmeyi planlamak, izlemek ve gerçekleştirmek için sürekli iyileştirme kullanılır.

Uzun bir süre boyunca, organizasyon yıldan yıla iyileştirmeler gösterebilir. Fakat bu iyileştirmeler organizasyonun farklı alanlarında veya bölümlerinde olabilir. İyileştirme fırsatları, ÇYS'nin çevresel performansını çevre politikalarına, amaçlarına ve hedeflerine göre sürekli olarak değerlendirerek elde edilir. Ve somut atıkların azaltılması veya ölçülebilir ve maliyet yönleri (elektrik, yakıt vb. kullanımının azaltılması) açısından sürekli iyileştirmeden bahsediliyor olsak da, ÇYS'de sürekli iyileştirmeye izin verilmektedir. Bazı kuruluşlar, ölçümlerdeki eksiklikleri fark eder. Böylece çevresel bir amaç, elektrik enerjisi tüketimi için aldıkları verilerin doğruluğunu geliştirmek olabilir. Yalnızca tesis çapında bir rakama sahip olabilirler. Amaç, her bir bitki parçasından enerji tüketimi elde etmek için yöntemler bulmaktır. Daha sonra, bir yedek için daha az verimli olan tesise daha kolay odaklanabilirler. Böyle bir çevresel amaç kendi başına elektrik tüketimini azaltmaz. Ancak sistem gelecekte enerji kullanımını azaltma olasılığına izin verecek şekilde iyileştirilir. Genel olarak, ÇYS geliştirilmiş olacaktır. Bir kuruluş, süreçleri nedeniyle, atık su arıtma konusunda rızalarının dışına çıkıp çıkmadıklarını yeterince hızlı bir şekilde tespit edemediğine karar verebilir ve bu da yetkililer tarafından kovuşturma yerine daha yüksek atık arıtma ücretleri ile sonuçlanabilir. Bir amaç, bunun gelecekte olmasını önlemek için yöntemleri veya yeni tespit ekipmanını araştırmak olacaktır. Bir ÇYS içinde sürekli iyileştirmenin planlanmasının birçok yolu olsa da, ISO 14001 gereksinimlerinde tanımlanan ana süreçlerden ikisi, çevresel hedeflerin kullanılması ve risk temelli düşünmedir. Bu iki sürecin doğru kullanımı, ÇYS’de sürekli iyileştirmeden büyük faydalar getirir.

HEXAGON ISO SOFTWARE, ISO 14001, 13485, 9001, 45001 başta olmak üzere birçok yönetim sistemi standardının gereksinimlerini en kapsamlı şekilde uygulamak ve karşılamak için güvenilir, etkili ve uzmanlarca onaylanmış bir yönetim sistemi yazılımıdır. Kuruluşunuzun yönetim sistemlerini ve operasyonel faaliyetlerini eş zamanlı olarak proaktif bir şekilde yönetmenize yardımcı olur. Bu bağlamda, sürekli iyileştirme faaliyetlerinize katkıda bulunarak verimliliğinizi arttırır.

Web sitemizin ilgili sayfasından modüller hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz: www.hexagoniso.com