Madde 7.1.6. Kurumsal Bilgi
 

Giriş

ISO 9001 standartlarının 2015 sürümde ilk defa yer alan “bilgi” ifadesi, kurumsal bilginin değerlendirilmesinde dört hususa dikkat çekiyor:

• Proseslerin işleyişi ve ürünlerin/hizmetlerin uygunluğunu sağlamak için gerekli bilgilerin belirlenmesi.
• Bilgiyi sürdürmek ve gerekli olduğu ölçüde erişilebilir kılmak.
• Mevcut kurumsal bilgiyi göz önünde bulundurarak değişen ihtiyaç ve trendleri takip etmek.
• Gerekli ek bilgileri edinmek ve uygun şekilde işlemek.

Son sürümde yapılan bu güncellemenin amacı, bilginin birbiri ile entegre şekilde işlenerek bütünlüğünü sağlamak. Yukarıdaki hususlar bağlamında, öncelikle müşteri beklentileri ile birlikte üretim ve hizmet sağlama süreçleri hakkındaki bilgilere vurgu yapılıyor. Daha sonra mevcut bilgi birikiminin bir arada olmasına ve sürdürülebilirliğinin sağlanmasına vurgu yapılıyor. Bu süreç, iş başında öğrenme ve eğitimlerle planlanabilecek bir süreç. Bu konuya kuruluştaki tamamlanmış projeler ve başarısızlıkla sonuçlanmış projelerden elde edilen deneyimler de dahil. Bu aşamada kuruluşların bilgi birikimini koruyabilmesi ve devamlılığını sağlayabilmesi için yöntemler geliştirmesi şart. Çünkü herhangi bir çalışanın şirketten ayrılması durumunda teknik bilgilerin ve deneyimlerin de kişiyle birlikte gitme riski her zaman vardır. Bu adımdan sonra gelen aşama ise eğitim yoluyla öğrenilen bilgilerin değerlendirilmesi ve iyileştirme fırsatlarının belirlenmesi aşamadır. Bunun yanı sıra pazar ve teknoloji alanındaki değişikliklerin takip edilerek bilgiyi ne ölçüde etkilediği de analiz edilmelidir. İyileştirme fırsatları belirlendikten sonra ise hedeflenen önlemler alınmalıdır. Kuruluş, kurumsal bilgilerinin güvende olmasını sağlamak, kritik işlevlerin geçerliliğini korumak ve yenilemek adına patent başvurusu yapabilir. Buna ek olarak haber bültenleri, dergi, dernek üyelikleri gibi kaynakları da kullanabilir.

Madde 7.1.6: Kurumsal Bilgi

Kuruluş, proseslerinin işleyişi için gerekli bilgiyi belirlemeli ve bu bilginin ürünlerine/hizmetlerine uygunluğunu sağlamalıdır. Ayrıca değişen ihtiyaç ve gereksinimleri değerlendirirken mevcut bilgilerini de göz ardı etmemeli, gerekli ek bilgi ve güncellemelere nasıl erişebileceğini de belirlemelidir. Kuruluşun amacına ulaşmak için kullandığı ve deneyimle kazanan örgütsel bilgi, şu unsurlara dayanabilir:

a) İç Kaynaklar: Başarısızlıklardan ve başarılı projelerden alınan dersler, deneyimler, belgelenmiş bilgiler, ürünlerdeki/hizmetlerdeki iyileştirmelerin sonuçları, fikri mülkiyet, süreçler vb.

b) Dış Kaynaklar: Müşterilerden veya dış sağlayıcılardan toplanan bilgi, standartlar, akademik bilgi, konferanslar vb.

Kuruluşların, ürünlerinin/hizmetlerinin uygunluğunu ve süreçlerinin işleyişini sağlaması için gerekli olan verileri belirlemesi, toplaması ve kullanması adına bir sisteme sahip olması gerekir. Bu sistem kurulurken kuruluşun bağlamı ile birlikte geçmiş, mevcut ve yeni bilgiyi değerlendirmesi, kontrol etmesi, organizasyonun büyüklüğü, risk ve fırsatları, bilgiye erişilebilirliği de dikkate alması gerekir. Tüm bunlar, kuruluşu personel değişikliğinde yaşanabilecek olası bilgi kayıplarına karşı korumak adına oluşturulmuş gerekliliklerdir. Bu nedenle kuruluşun edindiği bilgilerin paylaşılmasını sağlaması ve mentorluğu teşvik etmesi önemlidir.

Bu madde, kuruluşun ürünlerinin/hizmetlerinin kaliteli ve tutarlı olmasını sağlamak için gerekli olan bilgiye özen göstermesi gerektiğini hatırlatır. Bu nedenle bir kuruluşun hem eğitimle öğrenmeye hem de deneyimle öğrenmeye uygun çok yönlü bir bilgi yönetimi sistemine sahip olması gerekir. Ve bu sistemin mentorluk, örgütsel bilgi denetimi, örgütsel bilgi kıyaslaması ve örgütsel bilgi stratejisinin yanın sıra roller, süreçler ve destekleyici teknolojiyi de içermesi önem teşkil eder. Madde 7.1.6’nın nasıl denetleneceğine dair herhangi bir netlik söz konusu değildir, ancak denetçiler kilit konular hakkında kanıt talep edebilir. Bu sebeple, kuruluşun süreçlerin işleyişini sağlamak için gerekli bilgiyi belirlemiş olması, kilit bilgilerinin bir listesini oluşturmuş olması ve bilginin sürdürülebilirliğini sağlamış olması gerekir. Bu, her kritik bilginin uygun bir bakım prosedürüne sahip olması anlamına da gelebilir. Böylece bilginin erişilebilirliği ve kullanılabilirliği sağlanmış olur. Kuruluşun stratejik bilgi planı, dış kaynaklardan gelen bilgi boşluklarını dolduracak eylemleri, yerleşik rolleri, eğitim yönetimini ve deneyimle öğrenme yönetimini içerebilir. Ayrıca ürünlerin/hizmetlerin iyileştirmesinden alınan dersleri de kapsamalıdır.

Bilgi Türleri

Kuruluşlarda açık ve örtük olarak iki tür bilgi yer alır. Açık bilgi, belgelerdeki kodlanmış bilgiye vurgu yapar. Resmileşen ve kodlanan bir bilgi olduğu için tanımlanması, saklanması, erişilmesi, güncellenmesi daha kolaydır. Yönetimsel açıdan, açık bilgiyle ilgili en büyük zorluk, enformansyona benzer. İnsanların ihtiyaç duydukları şeye erişmelerini içerir ve veri tabanlarında, notlarda, belgelerde vb. bulunur. Örtük bilgi ise kodlanmamış ve genellikle kişisel deneyime dayalı bilgidir. Değerli bir bilgi kaynağıdır ancak kişisel olduğu için tanımlanması zordur. Bu tarz bilgilerin kodlanarak başkalarına aktarılması zordur. Değerleri, tutumları, kültürel yapıyı, becerileri ve uzmanlığı içerir.

Kurumsal l Bilgi Kaynakları

Kurumsal bilgi, kurumsal amaçların elde edilmesi adına organizasyon içinde kullanılan tüm bilgilerin bütünüdür. Bireysel, grupsal ve kurumsal düzeyde olabilir.

Bireysel:  Zaman zaman açık olsa de genellikle örtük bilgidir. Özel defterler ve ajandalar gibi.

Gruplar: Gruplarda tutulan ancak kuruluşun geri kalanıyla paylaşılmayan bilgilerdir. Bu uygulama grupları, ortak değerleri, dili, prosedürleri ve teknik bilgiyi paylaşabilir. Bunlar bir diğer bilgi türleri için bir havuzdur.

Yapısal: Süreçlerde ve kültürde bulunan bilgilerdir. Örneğin ordunun kullandığı rutinlerdeki bilgiler, bu rutinleri takip eden askerler tarafından bilinmeyebilir. Bazen, yapısal bilgi geçmişin kalıntısı olabilir, bu dersin bilgisinin yalnızca sürecin kendisinde var olduğu uzun zamandır unutulmuş dersler olabilir.

Kurum dışı: Kuruluşun performansını arttıracak derecede etkileyen ancak dışarıda var olan bilgi kaynaklarıdır. Yayınlar gibi açık unsurların yanı sıra kuruluşun sınırlarının ötesine geçen uygulama topluluklarında bulunan örtük unsurları içerirler.

Kurumsal Bellek

Bellek, öğrenilmiş ve tecrübe edilmiş konuların gerektiğinde geri hatırlanacak şekilde saklanmasıdır. Bu ifade, kurumsal açıdan ele alındığında bireysel hafızanın yanı sıra örgütsel hafızaya da atıfta bulunur.  Örgütsel hafıza ile kastedilen, resmi kayıtlar, insanlar, organizasyon kültürü ve süreçlerdeki açık ve örtük bilgilerdir.

Bilgi Geliştirme Döngüsü

Bilgi gelişim döngüsü, işletmedeki bilgi yönetiminin bilgiyi yaratmadan gözden geçirmeye kadar geçen sürecini tanımlar.

Bilgi yaratma süreci, organizasyonda araştırma, geliştirme, danışmanlık, eğitim gibi faaliyetler aracılığıyla yeni bilgi yaratılmasını içerir. Bilgiyi benimseme süreci ise oluşturulan bilginin benimsenmesini ve bilginin uyarlanmasını içerir. Bilgi dağıtımı ve bilginin gözden geçirilmesi, bireysel bilginin örgütsel bilgiye dönüştürülmesini demektir.

Bilgi Yönetimi Süreci

Bilgi yönetimi, örgütsel bilginin uygulanmasını ve geliştirilmesini kolaylaştırır. Organizasyon içerisinde değer yaratmayı, rekabet avantajı sağlamayı ve sürdürmeyi 3 şekilde hedefler:

• Stratejik: Bir şirketin stratejisinde bilginin ve yönetiminin stratejik önemini vurgular.
• Yönetsel: Organizasyonel bilgi değerlendirmesini ve yönetimini vurgular.
• Operasyonel: Bilgi ve entelektüel varlıkların gelişimini ve kullanımını vurgular.

Bilgi yönetimi, değer yaratma süreçlerinde bireysel bilginin üretilmesini, kodlanmasını, aktarılmasını ve uygulanmasını destekler ve koordine eder. Bilgi yönetimi, süreçlerinin genellikle 4 aşaması vardır:

1. Bilgiyi Oluşturma

Şirketler günlük iş faaliyetlerinde büyük miktarda veri ve bilgi oluşturur. Şirketin, bu bilgileri sorunları çözmek için yeniden kullanılabilmesi veya diğer ticari faaliyetlere katma değer sağlamak için kullanılabilmesi çok önemlidir. Örneğin, yüksek teknoloji şirketleri genellikle müşterilerinden ürünleri hakkında çok fazla geri bildirim alır. Bu tür bilgiler, Ar-Ge ekibinin yeni ürünler geliştirmesi için çok yararlı bilgilerdir. Şirketler, bilgi gereksinimlerini mevcut bilgi varlıklarından karşılayamadıkları durumlarda dahili olarak yeni bilgi geliştirmeli ya da bilgiyi dış kaynaklardan almalıdır. Bilgi yaratma, ancak ekip çalışmasını ve yaratıcı potansiyelin kullanımını teşvik eden yaratıcı bir ortamda başarılabilir. Başarılı bir şekilde yönetilirse süreç, şirketin mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlarını karşılamak için şirketin bilgi tabanını genişletebilir veya değiştirebilir.

2. Bilgiyi Kodlama

Verilerin ve bilgilerin faydalı bilgilere dönüştürülmesi için toplanması ve analiz edilmesi gerekir. Bu, örtük bilginin açık bilgiye dönüştürüldüğü aşamadır ve diğer iki aşama olan uygulama ve transferin başarısı için çok kritiktir. Örtük bilgiyi belgelemeden ve kodlamadan, hem dahili hem de harici olarak öğrenme ve kullanım amaçlarına yönelik transferini başarmak zor olacaktır. Ayrıca, bu değerli bilgi varlıklarının yasal olarak korunması ancak bilgi kodlanmışsa yapılabilir. Örneğin, patent başvuruları, buluşların tam olarak açıklanmasını gerektirir ve ticari sırlar, dokümante edilmiş bilgilerin güvenli bir şekilde saklandığının gösterilmesini gerektirir.

3. Bilginin Uygulanması

Şirketlerin sahip oldukları bilgi varlıklarının kullanımından nasıl değer üreteceklerini bilmemeleri olağandışı bir durum değildir. Bir şirketin sahip olduğu bilgi türünü bilmemesi kötüdür. Bilgi yönetimi, şirketteki bilgi varlıklarının uygun şekilde belgelenmesini ve farklı alanlardaki bilgilerin kuruluş içinde paylaşılmasını sağlamak için bir yönetim sistemi sunar. Bilgi varlıkları belgelendiğinde ve paylaşıldığında, bilgi kullanımı kolaylaşacaktır. Bu, bilgi yönetiminde değer yaratmanın sağlandığı aşamadır. Kuruluş genelinde farklı bilgi alanlarından ve yetkinliklerden elde edilen bilgilerden yararlanılarak, şirketin misyon ve hedeflerine doğrudan etkiler elde edilebilir.

4. Bilginin Transferi

Bilginin avantajlarından biri de dinamik olmasıdır. Bilgi, öğrenme ve paylaşma yoluyla uyarlanabilir ve geliştirilebilir. Bireysel bilginin yarattığı etki, kolektif bilgi kadar büyük değildir. Bu nedenle organizasyon içinde bilgi paylaşımı kesinlikle teşvik edilmelidir. Bir şirketin belirli bilgileri etkin bir şekilde kullanma yeteneği sınırlı olduğunda, bilgiyi değer yaratmak için kullanma yetkinliğine sahip olabilecek üçüncü şahısları düşünmek faydalı olabilir. Örneğin, bir şirket yeni bir teknoloji icat etmiş olabilir, ancak bu buluşa dayalı ürünler üretme kabiliyetine sahip değildir. Teknoloji, yeni ürünü satmak için üretim tesislerine ve pazarlama ve satış kabiliyetine sahip üçüncü bir tarafa lisanslanabilir. Bu teknoloji transferinin başarısını sağlamak için önemlidir.

Web sitemizin ilgili sayfasından modüller hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz:
https://hexagoniso.com/cozumler/kategori/kalite-yonetim-sistemi