ISO 45001:2018 Madde 10: İyileştirme

Standardın yeni yapısı ve risk odağı nedeniyle bu maddede herhangi bir önleyici faaliyet gerekliliği bulunmamaktadır. Kuruluş, uygunsuzluklara ve olaylara buna göre tepki vermeli ve tekrarlarını önlemek için kontrol etmek, düzeltmek, sonuçlarıyla başa çıkmak ve kaynaklarını ortadan kaldırmak için harekete geçmelidir. Ancak, bazı ayrıntılı düzeltici faaliyet gereksinimleri vardır. Birincisi, olaylara veya uygunsuzluklara tepki vermek ve zamanında önlem almak, bunları kontrol etmek, düzeltmek ve sonuçlarıyla uğraşmaktır. Kök neden analizi, ne olduğunu ve neden olduğunu sorarak bir olay veya uygunsuzlukla ilişkili tüm olası faktörleri araştırmak için kullanılabilir. İkincisi, benzer olayların veya uygunsuzlukların var olup olmadığını veya potansiyel olarak meydana gelebileceğini belirlemek; gerekirse tüm kuruluş genelinde uygun düzeltici faaliyetlere öncülük etmektir. 

Önleyici faaliyet kavramı evrimleşmiş olsa da, gerçek bir uygunsuzluğun sonucu olarak da olsa potansiyel uygunsuzlukların dikkate alınmasına ihtiyaç vardır. Sürekli iyileştirme gereksinimi, İSG yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterliliğini ve ayrıca sürekli iyileştirme hedefleri aracılığıyla etkinliğini sürekli iyileştirmek için genişletilmiştir. Madde 10, belirli faaliyetler bağlamında sürekli iyileştirme kavramını tanımlar. ISO 45001 ilkelerini benimsemek isteyen herhangi bir kuruluş, uygunsuzlukları zamanında ele almak için bir plana sahip olmalıdır. Kuruluşlar, koşulları kontrol etmek ve sonuçlarla başa çıkmak için doğrudan harekete geçmelidir. Uygunsuzluklar, araştırmalar, denetimler veya diğer olaylardan tespit edilebilir. Düzeltici faaliyetler değerlendirilmeli ve sonuçlar belgelendirilmelidir. Sürekli iyileştirmeyi kuruluştaki uygunsuzlukların oluşmasını engeller, olumlu bir İSG kültürünü teşvik eder ve İSG performansını artırır.

Madde 10.1: Genel

Kuruluş, iyileştirme fırsatlarını belirlemeli ve İSG yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlarına ulaşmak için gerekli eylemleri uygulamalıdır. ISO 45001:2018 standardının Ek A'sına göre kuruluş, iyileştirme için harekete geçerken, İSG performansının analizi ve değerlendirmesi, uygunluğun değerlendirilmesi, iç denetimler ve yönetimin gözden geçirmesinden elde edilen sonuçları dikkate almalıdır. İyileştirme örnekleri, düzeltici eylem, sürekli iyileştirme, çığır açan değişiklik, yenilik ve yeniden düzenlemeyi içerir.

Madde 4 ve 6'da tartışılan iş içindeki yapıya, faaliyetlere ve riske dayalı olarak sistemde iyileştirme fırsatlarını yakalamak için birkaç farklı yöntem tasarlanabilir. Kuruluş, İSG yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlarına ulaşılmasını kolaylaştıracak iyileştirme fırsatlarını aktif olarak aramalı ve gerçekleştirmelidir. Kuruluş, performansını iyileştirmek için adımlar atarken, İSG performansının analizi ve değerlendirilmesi, uygunluğun değerlendirilmesi, iç denetimler ve yönetimin gözden geçirmesinin sonuçlarını dikkate almalıdır. İyileştirme, düzeltici faaliyetten, sürekli iyileştirmeden, çığır açan değişimden, yenilikten ve yeniden organizasyondan kaynaklanabilir.

Yönetim incelemelerinden, iç denetimlerden ve uyum ve performans değerlendirmelerinden elde edilen çıktıların tümü, iyileştirme eylemlerinin temelini oluşturmak için kullanılmalıdır. İyileştirme örnekleri, düzeltici eylem, yeniden düzenleme, yenilik ve sürekli iyileştirme programlarını içerebilir. Seçilen yöntemler aşağıdaki hususları dikkate almalıdır:

• Olayları doğru işçi gruplarına ve ilgili taraflara bildirme araçları.
• Raporlama zaman çizelgesi.
• Bilgilerin belgelenmiş bilgi olarak nasıl kaydedileceği.
• Kök neden analizini belirlemek ve soruşturmalara katılmak için çalışanları kullanmak.
• Tekrarı önlemek için yapılandırılmış bir sistem.
• Makul olarak uygulanabilir olduğu sürece riski azaltmak için kontrol önlemleri hiyerarşisi.
• Yeni tehlikelerin ortaya çıkmasını önlemek için düzeltici faaliyetin başlatılmasından önce İSG risklerinin değerlendirilmesi.
• İSG tehlikelerini, olaylarını ve iyileştirme fırsatlarını bildirme araçları konusunda işçiler ve ilgili taraflar için eğitim ve yeterlilik.

Madde 10.2: Olay, Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet

Kuruluş, olayları ve uygunsuzlukları belirlemek ve yönetmek için raporlama, araştırma ve eylemde kapsamında süreçler oluşturmalı, uygulamalı ve sürdürmelidir. Bir olay veya uygunsuzluk meydana geldiğinde, olaya veya uygunsuzluğa zamanında tepki vermeli ve sonuçlarla başa çıkmak için kontrol etmek ve düzeltmek için harekete geçmelidir. Kuruluş, çalışanların ve diğer ilgili tarafların katılımıyla, olayın veya uygunsuzluğun temel nedenini ortadan kaldırmak için düzeltici faaliyet ihtiyacını, tekrarlanmaması veya başka bir yerde meydana gelmemesi için değerlendirmelidir. Kuruluş, olayı araştırmalı veya uygunsuzluğu gözden geçirmeli, olayın veya uygunsuzluğun nedenlerini belirlemelidir. Kuruluş, benzer olayların meydana gelip gelmediğini de belirlemekle de yükümlüdür. Uygun olduğu şekilde, İSG risklerinin ve diğer risklerin mevcut değerlendirmeleri de gözden geçirilmelidir. Ayrıca, kontrol hiyerarşisi ve değişim yönetimine uygun olarak düzeltici faaliyetler de dahil olmak üzere ihtiyaç duyulan her türlü eylem belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Ayrıca harekete geçmeden önce yeni veya değişen tehlikelerle ilgili İSG risklerini de değerlendirmek gerekir. Düzeltici faaliyetler de dahil olmak üzere alınan herhangi bir önlemin etkinliği gözden geçirilmelidir. Gerekirse İSG yönetim sisteminde değişiklikler yapmalıdır. Düzeltici faaliyetler, karşılaşılan olayların veya uygunsuzlukların etkilerine veya potansiyel etkilerine uygun olmalıdır. Kuruluş, olayların veya uygunsuzlukların doğasının kanıtı olarak alınan önlemleri, düzeltici faaliyetleri, etkinlikleri ve sonuçlarını dokümante edilmiş bilgileri muhafaza etmelidir. Kuruluş, bu belgelenmiş bilgiyi ilgili çalışanlara, işçi temsilcilerine ve diğer ilgili taraflara iletmelidir. Vakaların gereksiz gecikme olmaksızın raporlanması ve araştırılması, tehlikelerin ortadan kaldırılmasını ve ilgili İSG risklerinin mümkün olan en kısa sürede en aza indirilmesini sağlayabilir.

ISO 45001:2018 standardının Ek A'sına göre olay incelemeleri ve uygunsuzluk incelemeleri için ayrı süreçler mevcut olabilir veya bunlar, kuruluşun gereksinimlerine bağlı olarak tek bir süreç olarak birleştirilebilir. Olaylara, uygunsuzluklara ve düzeltici faaliyetlere örnekler aşağıdakileri içerebilir. Ancak bunlarla sınırlı değildir:

Olaylar: Yaralanma olsun veya olmasın düşme (kırık bacak, asbestoz, işitme kaybı, İSG risklerine yol açabilecek bina veya araçlarda hasar vb.)

Uygunsuzluklar: Koruyucu ekipmanın düzgün çalışmaması, yasal gerekliliklerin ve diğer gerekliliklerin yerine getirilmemesi veya öngörülen prosedürlerin izlenmemesi.

Düzeltici eylemler:  Tehlikeleri ortadan kaldırmak, daha az tehlikeli maddelerle değiştirmek, ekipman ve araçları yeniden tasarlamak veya değiştirmek, prosedürleri geliştirmek, etkilenen çalışanların yetkinliğini geliştirmek, kullanım sıklığını değiştirmek, kişisel koruyucu ekipman kullanmak.

Kök neden analizi, bir olay veya uygunsuzlukla ilişkili tüm olası faktörlerin ne olduğunu, nasıl olduğunu ve neden olduğunu sorarak, tekrar olmasını önlemek için neler yapılabileceğine ilişkin girdi sağlamak amacıyla araştırma sağlar. Kuruluş, bir olayın veya uygunsuzluğun temel nedenini belirlerken, olayın veya analiz edilen uygunsuzluğun doğasına uygun yöntemler kullanmalıdır. Kök neden analizinin odak noktası önlemedir. Bu analiz, iletişim, yeterlilik, yorgunluk, ekipman veya prosedürlerle ilgili faktörler de dahil olmak üzere, birden fazla katkıda bulunan arızayı tanımlayabilir. Düzeltici faaliyetlerin etkinliğinin gözden geçirilmesi, uygulanan düzeltici faaliyetlerin temel nedenleri yeterince kontrol etme derecesini ifade eder.

Kuruluş, olayları ve diğer uygunsuzlukları raporlamak ve araştırmak, bunları düzeltmek ve sonuçlarıyla başa çıkmak için harekete geçmeye yönelik bir sürece sahip olmalıdır. Olay incelemeleri ve uygunsuzluk incelemeleri için ayrı süreçler mevcut olabilir veya bunlar tek bir süreç olarak birleştirilebilir. Tekrarını önlemek adına uygun önlemin alınması için olay veya uygunsuzluk üzerinde kök neden analizi yapılması zorunludur. 

Bir olay veya uygunsuzluk meydana geldiğinde, kuruluş zamanında tepki vermelidir. Ayrıca bunu kontrol etmek ve düzeltmek için harekete geçmeli ve sonuçlarıyla başa çıkmalıdır. Olayın veya uygunsuzluğun temel nedenini ortadan kaldırmak için düzeltici faaliyet ihtiyacını, tekrarlanmamasını veya kuruluş içinde başka bir yerde meydana gelmemesini sağlamak için aşağıdaki hususları yaparak değerlendirmelidir:

• Olayı araştırmak veya uygunsuzluğu gözden geçirmek.
• Olaya veya uygunsuzluğa neyin sebep olduğunu bulmak.
• Benzer olayların meydana gelip gelmediğini, uygunsuzlukların olup olmadığını veya potansiyel olarak meydana gelip gelmeyeceğini öğrenmek.

Düzeltici faaliyet ihtiyacının değerlendirilmesi, çalışanların ve diğer ilgili tarafların aktif katılımı ile gerçekleştirilmelidir. Bir olay incelemesinin amacı, ne olduğunu, neden olduğunu ve tekrar olmaması için neler yapılabileceğini belirlemektir. Bu, yalnızca acil nedenleri değil, aynı zamanda altta yatan kök nedenleri de dikkate almak ve bu nedenlere yönelik düzeltici faaliyette bulunmak anlamına gelir. Hemen hemen tüm olayların birden fazla nedeni vardır. Bunlar, insan davranışı ve yetkinliği, görev ve süreçlerin doğası, ekipman veya kuruluşun yönetimi dahil olmak üzere bir dizi faktörle ilgili olabilir. Soruşturma, İSG yönetim sisteminde iyileştirmeler de dahil olmak üzere iyileştirilmesi gereken tüm alanları belirlemeli ve uygun düzeltici faaliyetler önermelidir.

Soruşturma düzeyi, olayın olası sağlık ve güvenlik sonuçlarıyla orantılı olmalıdır. Olay, dahili olarak kaydedilmeli, raporlanmalıdır. Uygulanabilir olduğunda, soruşturma, değerlendirilmekte olan faaliyetlerden bağımsız bir kişi tarafından yönetilmeli ve bir işçi veya işçi temsilcisini içermelidir. Ek olarak, kuruluş aşağıdaki konuları yapmalıdır:

• Devam eden uygunluk için mevcut İSG risk değerlendirmeleri gözden geçirilmelidir.
• Kontroller hiyerarşisi ve değişim yönetimine uygun olarak, düzeltici faaliyetler de dahil olmak üzere ihtiyaç duyulan herhangi bir faaliyete karar verilmeli ve uygulanmalıdır.
• Harekete geçmeden önce yeni veya değişen tehlikelerle ilgili İSG riskleri değerlendirilmelidir.
• Düzeltici faaliyetler de dahil olmak üzere alınan herhangi bir önlemin etkinliği gözden geçirilmelidir. Gerekirse, bir süreç haritasının veya prosedürün güncellenmesi gibi İSG yönetim sisteminde değişiklikler yapılmalıdır.

Düzeltici faaliyet örnekleri bunlarla sınırlı olmamak üzere aşağıdaki hususları içerir:

• Tehlikeleri ortadan kaldırmak.
• Daha az tehlikeli maddelerle değiştirmek.
• Ekipman veya araçları yeniden tasarlamak veya değiştirmek.
• Prosedürlerin geliştirilmesi ve uygulanması veya süreçlerin iyileştirilmesi.
• Etkilenen işçilerin yetkinliğini geliştirmek.
• Ekipman kullanım sıklığının değiştirilmesi.
• Kişisel koruyucu ekipman kullanmak.

Düzeltici faaliyetler, karşılaşılan olayların veya uygunsuzlukların etkilerine veya potansiyel etkilerine uygun olmalıdır.

Kuruluş, aşağıdaki konuların kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgileri muhafaza etmelidir:

• Meydana gelen olayların veya karşılaşılan uygunsuzlukların niteliği ve daha sonra alınan önlemler.
• Etkinliği de dahil olmak üzere, alınan tüm eylemlerin ve düzeltici eylemlerin sonuçları.

Kuruluş, bu belgelenmiş bilgiyi ilgili çalışanlara, işçi temsilcilerine ve diğer ilgili taraflara iletmelidir. Olayların fazla gecikmeden araştırılması ve raporlanmasının, tehlikelerin ortadan kaldırılmasını ve ilgili İSG risklerinin mümkün olan en kısa sürede en aza indirilmesini sağlayabileceğini belirtmekte fayda var.

ISO 9001 Kalite ve ISO 14001 Çevre yönetim sistemlerinden farklı olarak, ISO 45001, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetin yanı sıra olayı da ortaya koymaktadır. Olay, yaralanma veya sağlık sorunlarıyla sonuçlanmayan bir olay olabilir. Bu nedenle, kuruluş, yönetim sisteminin süreçlerinde mutlaka öngörülemeyen olayları yakalayan bir raporlama sistemi uygulamalıdır. Bunlara genellikle ramak kala veya yakın çağrı denir. Ramak kala rapor edildiğinde, araştırma sırasında bulguların bir uygunsuzluk raporuna kaydedildiği bir süreç olabilir. Olayların önlenmesi ve tehlikelerin ortadan kaldırılması, İSG Yönetim Sisteminin önemli bir yönüdür. Bu, özellikle kurumsal bağlamın tanımında, risklerin ve fırsatların değerlendirilmesinde ele alınmaktadır. Sorunlar oluştuğunda düzeltmek ve kontrol altına almak için önlem almak, gerektiğinde bu sorunların kök nedenlerini araştırıp düzeltici eylemde bulunmak, süreç uygunsuzluklarının tekrarını önlemek için kritik öneme sahiptir. 

Madde 10.3: Sürekli İyileştirme

Kuruluş, İSG performansını artırarak İSG yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sürekli olarak iyileştirmelidir. Bununla birlikte İSG yönetim sistemini destekleyen bir kültürü teşvik etmelidir. İSG yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesi için eylemlerin uygulanmasına çalışanların katılımını teşvik etmelidir. Sürekli iyileştirmenin ilgili sonuçlarını işçilere ve işçi temsilcilerine iletmelidir. Ayrıca sürekli iyileştirmenin kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgileri muhafaza etmelidir. ISO 45001:2018 standardının Ek A'sına göre sürekli iyileştirme sorunlarının örnekleri aşağıdaki hususları içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir:

• Yeni teknoloji.
• Kurum içi ve kurum dışı iyi uygulamalar.
• İlgili tarafların öneri ve tavsiyeler.
• İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili konularda yeni bilgi ve anlayış.
• Yeni veya geliştirilmiş malzemeler.
• İşçi yeteneklerinde veya yetkinliğinde değişiklikler.
• Daha az kaynakla daha iyi performans elde etmek.

Sürekli iyileştirme kavramı, ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 22301 ve tabii ki ISO 45001 gibi ek SL'ye dayalı tüm yönetim sistemlerinde mevcuttur. Sürekli iyileştirme fırsatları rapor edilmelidir. Bu sistem, ilgili risklere dayalı olarak İSG amaçlarını ve süreçlerini belirleyerek, tesis ederek ve sürdürerek başarılı olur. Üst yönetimi ve organizasyonun tüm seviyelerini kapsayan bu süreçler, sürekli iyileştirme amacıyla tamamlandıktan sonra değerlendirilmelidir. Planla, Uygula, Kontrol Et, Önlem Al (PUKÖ) döngüsü kapsamında değerlendirilmeden önce uygulanan bu süreçler, çalışanları yaralanma ve hastalıktan korumaya yönelik bir sistemin süreçleri için kesinlikle daha uygun görünmektedir. ISO 45001:2018, kuruluşların tamamlanmış İSG süreçlerini sürekli değil sürekli iyileştirme için değerlendirmelerini önerir. “Sürekli” ifadesi, kesinti aralıklarıyla belirli bir süre boyunca meydana gelen süreyi belirtir. 

Genel İSG Yönetim Sistemini iyileştirmeye yönelik tüm eylemler aracılığıyla kuruluş, İSG performansının artmasını sağlayabilir ve İSG Yönetim Sistemini daha iyi hale getirmek için işçi katılımını destekleyen bir kültürü teşvik edebilir. İSG yönetim sisteminin uygunluğu, yeterliliği ve etkinliğinde sürekli iyileştirme sağlamak amacıyla bir kuruluşun atabileceği eylemler aşağıdakileri içerir:

• İSG performansını arttırmak.
• İSGYS'ye destek sağlayan bir kültürü teşvik etmek.
• İSGYS'nin sürekli iyileştirilmesi için eylemlerin belirlenmesi ve uygulanmasına çalışanların katılımını teşvik etmek.
• Sürekli iyileştirmenin ilgili sonuçlarını işçilere ve işçi temsilcilerine iletmek.
• Sürekli iyileştirmenin kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgilerin muhafaza etmek.

HEXAGON ISO SOFTWARE, ISO 9001, 14001, 13485, 45001 başta olmak üzere birçok yönetim sistemi standardının gereksinimlerini en kapsamlı şekilde uygulamak ve karşılamak için güvenilir, etkili ve uzmanlarca onaylanmış bir yönetim sistemi yazılımıdır. Kuruluşunuzun yönetim sistemlerini ve operasyonel faaliyetlerini eş zamanlı olarak proaktif bir şekilde yönetmenize yardımcı olur. Bu bağlamda, sürekli iyileştirme faaliyetlerinize katkıda bulunarak verimliliğiniazi arttırır.

Web sitemizin ilgili sayfasından modüller hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz: www.hexagoniso.com