İç Denetim Nedir?

İç denetim, risk yönetimi, kontrol ve yönetişim süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek amacıyla sistematik olarak yürütülen planlı ve disiplinli faaliyetlerdir. İç denetimler, bir kuruluşta yönetim sistemlerinin (ISO 9001, 14001, 45001, 2200 vb.) ve süreçlerinin nasıl uygulandığı ve sürdürüldüğü gibi 'planlanan düzenlemelere' uygunluğunu gösterir. Yönetim sisteminin verimli bir şekilde çalışıp çalışmadığını görmek isteyen bir kuruluş, iyileştirme süreçleri kapsamında düzenli iç denetimler yapmalıdır. İç denetimler, firmaya kaynaklarını ne kadar etkili kullandığı, proseslerini ne kadar doğru belgelendirdiği ve risk yönetimini ne kadar doğru yönettiği gibi pek çok konuda yerinde bir değerlendirme yapması için fırsat verir.

Neden İç Denetime İhtiyaç Duyulur?

Kuruluşlar, aşağıda sıralanan bir çok nedenden dolayı iç denetim yapma ihtiyacı duyar:

• Ulusal, uluslararası ve endüstri standartlarının ve düzenlemelerinin gerekliliklerine uygunluğun sağlanması
   
• Müşteri gereksinimlerine uygunluğun sağlanması
   
• Uygulanan sistemin belirlenen hedeflere (kalite, çevresel, finansal) ulaşmadaki etkinliğinin belirlenmesi
   
• İyileştirme fırsatlarının keşfedilmesi
   
• Yasal ve düzenleyici gereksinimlerin karşılanması
   
• Üst yönetime geri bildirimlerin sağlaması

İç Denetim İlkeleri Nelerdir?

Şirketlerin sürekli iyileştirme faaliyetlerine objektif bilgiler sunan denetimler, aynı zamanda şirketlerin yönetim politikalarını destekleyen etkili ve güvenilir bir araçtır. Bunun yanı sıra bir denetimden elde edilen sonuçların doğru ve objektif olmasını sağlamak için bir dizi ön koşul gereklidir. Bu ön koşullar, birbirinden bağımsız olarak çalışan denetçilerin benzer koşullarda yaptığı denetimlerden benzer sonuçlar çıkarmasına olanak tanır. 

Bu bağlamda, bir denetçinin aşağıdaki ilkelere sahip olması beklenir;

• Etik davranış: Güven, bütünlük, gizlilik ve takdir bir denetim için esas hususlardır.
   
• Adil sunum: Denetim bulguları, sonuçları ve raporları, denetim faaliyetlerini en doğru şekilde yansıtmalıdır.
   
• Mesleki özen: Denetçiler, gerçekleştirdikleri görevin önemine uygun olarak özen göstermelidir.
   
• Bağımsızlık: Denetçiler, denetledikleri faaliyetten bağımsız ve tarafsız olmalıdır.
   
• Kanıta dayalı yaklaşım: Yaklaşım, mevcut bilgilere dayanacak şekilde kanıtlanabilir olmalıdır.

Denetimin İnsani Yönü

Bir denetim, süreçler kadar kişilerle de bağlantılıdır. Bu sebeple, denetimin öncelikli işlevinin gereksiz bir savunmaya yol açacak şekilde mahcup etmek değil, iyileştirme sağlamak olduğu konusunda karşı tarafa güvence verilmelidir. Ayrıca ciddiyetin yanı sıra yerinde mizah, nezaket ve diplomatik bir ilişki kurmak da etkili bir yol olabilir. Buradan yola çıkarak her türlü uygunuzlukluğun kapatılması adına rehberlik eden bir denetçinin sahip olması gereken nitelikler aşağıdaki gibi sıralanabilir;

İletişim Becerileri Gelişmiş Olmalı

Bir denetçi, denetleme esnasında ilgili yöneticiler ve çalışanlarla sürekli iletişim halindedir. Bu nedenle duruşunu, hitabını, jest ve mimiklerini etkili bir şekilde kullanarak iş birliğinin sağlıklı ilerlemesini sağlamalıdır. Bununla birlikte hazırladığı rapor ve ilgili diğer yazışmalarında da anlaşılır ve sade bir yazı dili kullanmalıdır.

Aktif Bir Dinleyici Olmalı

Aktif bir dinleyici önyargılarından arınmış sabırlı bir dinleyicidir. Karşısındaki kişi konuşurken ona vereceği cevapları düşünmek yerine konuşan kişinin ne anlatmak istediğine odaklanır. Denetleme yaptığı firmalarda çok farklı yapılar ve kültürlerle karşılayacak olan bir denetçi de aktif bir dinleyici olarak sabırlı olmalıdır.

Problemi Tanımlama ve Çözme Yeteneği Olmalı

İyi bir denetçi, problemlerin tespit edilmesi ve doğru tanımlanması için yeterli düzeyde bilgi ve öngörüye sahip olmalıdır. Ayrıca tespit edilen problemlere yönelik gerçekçi ve yerinde çözüm önerileri de sunmalıdır.

Açık Fikirli Bir Tutum Sergilemeli

Denetlenen kurumlar, sosyal ve kültürel yapıları sebebiyle pek çok farklılığa sahiptir. Bu nedenle iyi bir denetçi, görmeye ve duymaya alışkın olmadığı fikir ve bakış açılarına karşı açık bir tutum sergilemelidir. 

Diplomat Olmalı

Denetçinin, denetlenen kurumla kurduğu ilişkinin boyutu çok önemlidir. Gereğinden fazla mesafe sağlıklı bir iletişim kurmaya engelken, gereğinden fazla yakın ilişki de tarafız kalmayı zorlaştırabilir. Bu nedenle bir denetçi denetlediği firmalarla kurduğu iletişimin dengesine dikkat etmelidir.

İyi Bir Gözlemci Olmalı

Denetçi, denetleme esnasındaki fiziksel çevreyi ve etrafta gerçekleşen faaliyetleri çok iyi gözlemlenmeli ve hiçbir ayrıntıyı atlamamalıdır. Bazen önemsiz gibi görünen küçücük ayrıntılar bile ciddi anlamlar taşıyor olabilir.

Çok Yönlü Olmalı

Denetleme sırasında uygun olmayan faaliyetlerden dolayı bir faaliyetin ertelenerek başka bir faaliyete geçilmesi gerekebilir. Bu sebeple, bir denetçinin farklı durumlara uyum sağlayabilecek düzeyde çok yönlü olması gerekir.

Zamanı İyi Yönetmeli

İyi bir denetçi denetim yapacağı günü çok iyi planlamalıdır. Etkili bir zaman yönetimi ve ön hazırlık denetleme esnasında herhangi bir adımın atlanmaması adına çok faydalı olur.

Denetçi Seçiminde Nelere Dikkat Edilmeli?

Denetimler, zorlu ve çeşitli uzmanlık biçimleri gerektirdiğinden denetçi seçimi de oldukça önemli bir konudur. Ayrıca kuruluşlara başarılı olması konusunda yardımcı olacak iyileştirmelerin temel taşlarından birini oluşturan denetçilere çok önemli roller düşer. Denetleyeceği alanın tüm proseslerine hakim ve kalite yönetimi konusunda yetkin bir denetçi, kurumun gelişimine ve verimliliğinin artmasına çok ciddi katkılar sunar.

Denetçiler harici veya dahili personel olabilir. Eğitim, yeterlilik düzeyi ve tecrübe denetçi seçiminde ölçü olarak kullanılabilir. Ancak ne olursa olsun bir denetçi, tarafsız ve objektif olabilecek bir konumda olmalıdırlar. Örneğin, denetimi yapacak kişi dahili personelden seçilecek ise tarafsızlığını sağlayacak bir mekanızma kurmak şarttır. Bununla birlikte denetim ekibinin büyüklüğü, denetimin kapsamına, organizasyonun türüne ve büyüklüğüne bağlı olarak değişir.

Bir Denetçi, Denetime Nasıl Hazırlanmalı?

Bir denetimden önce hazırlık yapmak, denetim sırasında zaman kazandırır ve denetimin daha etkili geçmesini sağlar. Bu sebeple bir denetçinin her süreç için güncel bir denetim takvimi ve iyi tanımlanmış bir denetim planı olmalıdır. Ayrıca bu denetim programının ilgili tüm taraflara ve üst yönetime iletildiğinden de emin olunmalıdır.

Denetlenen süreçlerle ilgili tüm belgelerin bir arada bulunması hem denetimin işleyişi hem de denetimin kayıt altına alınması açısından önemlidir. Süreç ölçümleri, çalışma talimatları, süreç haritaları, akış şemaları ve kaplumbağa diyagramları gibi hususlara bakılmalı; kontrol planı ve hata modu etkileri analizi gibi çalışmalar da mevcut ise mutlaka göz atılmadır. Tüm bu gözden geçirme sonrası denetlemede planan yönler vurgulanmalıdır.

Kuruluştaki belgelenmiş bilgiler, süreçle ilgili tüm gereksinimleri kapsamayabilir. Ancak belirli bilgiler mevcut değil ise bu, ilk denetim bulgusu olarak kabul edilebilir. Bununla birlikte bir çalışma formatı hazırlamak, denetlenen alanla ilgili tüm bağlantıların denetlendiğinden emin olmak adına harika bir kılavuz olur.

İç Denetim Yöntemleri Nelerdir?

İç denetimlere genellikle 'birinci taraf denetimleri' denir ve bir kuruluş tarafından ISO 9001 gibi standartların yanı sıra müşteri veya düzenleyici gereksinimlerden kaynaklanabilecek bir dizi gereksinime uygunluğu belirlemek için yapılır.

Uygunluğu belirlemek için kullanılabilecek yaygın iç denetim yöntemleri üç başlık altında ele alınır:

İç Denetim Kontrol Listesi

Bir iç denetim kontrol listesi, her denetçide mutlaka bulunması gereken, her bir iç denetimin gerekliliklerini karşılamayı sağlayan, kuruluşun yönetim sistemi şartlarına ne ölçüde uyduğunu ve sürdürülebilir olup olmadığı gösteren araçlardan biridir. Denetim süreci öncesinde, sırasında ve sonrasında bir referans noktasıdır ve belirli bir denetim için geliştirilirse ve doğru kullanılırsa aşağıdaki faydaları sağlar:

► Kontrol listeleri, gelecekteki denetimleri planlamak için referans olarak kullanılabilir.

► Denetimden önce denetlenene kontrol listeleri sağlanabilir.

► Kontrol listeleri bir iletişim aracı sağlayabilir.

► Tamamlanmış bir kontrol listesi, denetimin gerçekleştirildiğine dair kanıt sağlar.

► Denetimin sistematik ve tutarlı bir şekilde yürütülmesini sağlar.

► Tutarlı bir denetim yaklaşımı sağlar.

► Kurumun denetim sürecini aktif olarak destekler.

► Denetim süreci sırasında toplanan notlar için bir havuz sağlar.

► Farklı denetçilerin performansında tutarlılık sağlar.

► Objektif kanıtlara referans sağlar.

► Denetim kontrol listeleri denetim sürecine yardım sağlar.

İç Denetim Prosedürüne İhtiyaç Var mı?

Kuruluşların yönetim sistemi denetimlerini, süreç denetimlerini, tedarikçi ve mevzuat denetimlerini tanımlamaya yardımcı olan bir iç denetim prosedürü, kuruluşlara pek çok fayda getirir. Bu prosedür aynı zamanda denetimlerin planlanması, yürütülmesi, sonuçların raporlanması ve ilgili kayıtların tutulmasına ilişkin sorumlulukları da tanımlar.

Denetim Raporunun Hazırlanması

Denetim esnasında tespit edilen sorunları ve iyileştirme notlarını kapsayan iyi hazırlanmış özet bir rapor, denetimin değerli bir çıktısıdır ve resmi olarak belgelendirilmelidir. Bu sebeple her detayın kayıt edilmiş olması çok önemlidir. Bu noktada önemli olan yönetimin haberdar olduğu verilerin ötesinde haberdar olmadığı detayları da belirleyerek raporlandırabilmektir. Bu özet rapor, önce baş denetçi, ardından süreç sahibi ve daha sonra yönetim ekibi ile birlikte gözden geçirilmelidir. Nihai revizyonların ardından da denetim raporu, denetim materyalleri ve notları ile dosyalanmalıdır. Denetim paketi olarak adlandırabileceğimiz bu dosya, çalışma talimatlarını, akış şemalarını, notları, ilgili belgeleri, destekleyici kayıtları, düzeltici faaliyet formlarını, rapor özetini içermelidir. Süreç sahibine ise sadece özet rapor ve düzeltici faaliyetler verilmelidir.

Temel Denetim Soruları

Denetimin akışını rehberlik ederek kolaylaştıran temel denetim soruları, denetçinin ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri kapsadığından doğru değerlendirme yapmaya yardımcı olur.

Denetim Takviminden En İyi Şekilde Nasıl Yararlanılır?

Denetim programı, denetimi yapılacak standandın ( ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000 vb)  her bir bölümünü yansıtacak şekilde bölünmüştür ve bu bölümlerden hangi süreçlerin sorun olursa müşterileri etkileyeceği belirlenmelidir. Bu, kuruluşun istikrarlı ve tutarlı kalmasını sağlar. Ayrıca bu denetimlerin yılda iki veya üç kez planlamak yerinde olacaktır.

► İyi hazırlanmış bir denetim programı aşağıdaki faydaları sağlar:

► Denetim programının görsel bir planını ortaya koyar.

► Tüm standardın kapsamını gösterir.

► Denetim programının mevcut durumunu gözler önüne serer.

► Farkındalığı teşvik eder.

ISO Denetimi Yapması İçin Sertifikalı Bir Denetçi "Gerekli" mi yoksa Şirket ISO Denetimini Kendi Yapabilir mi?

Yönetim sisteminizin ve süreçlerinin iç kalite denetimlerini üstlenmek için 'Sertifikalı Denetçi'ye ihtiyaç yoktur. Sertifikalı Denetçiler TÜRKAK, UKAS, DAKKS gibi Sertifikasyon Denetimini gerçekleştirecek, yani kuruluşların yönetim sistemini standart gereksinimlerine göre değerlendirecek ve uygunluk sertifikasını sağlayacak olan harici, üçüncü taraf akreditasyon kuruluşları için çalışır. Ayrıca, sertifikanın korunmasını sağlamak için Gözetim Denetimleri de yapacaklardır.

HEXAGON ISO SOFTWARE’in Tetkik Yönetimi Modülü ile tetkikçi bilgilerinizi tetkik yapabileceği alanlar, denetleyebileceği departmanlar ve denetleyebileceği tedarikçiler bazında listeleyebilir, tetkik planlarınızı programlayabilir, denetim sonuçlarınızı ve raporlarınızı kayıt altına alabilir, denetlemenin kapsamını dikkate alarak soru listelerini tanımlayabilirsiniz. Ayrıca denetleme esnasında açılan uygunsuzlukları Düzeltici / Önleyici Faaliyetler ile entegre bir şekilde yöneterek görev dağılımlarını inceleyebilir, planlanan faaliyetleri uygulama öncesinde ve sonrasında değerlendirebilirsiniz.