Uygunluk (Uyum) Yükümlülükleri

ISO 14001:2015, uygunluk yükümlülüklerini, “Bir kuruluşun uymak zorunda olduğu veya uymayı seçtiği yasal gereklilikler ” olarak tanımlar. Uygunluk yükümlülükleri, yürürlükteki yasalar, yönetmelikler, kurumsal ve endüstri standartları, sözleşmeye dayalı ilişkiler, uygulama kuralları, topluluk grupları veya sivil toplum kuruluşları ile yapılan anlaşmalar gibi gönüllü taahhütlerden kaynaklanabilir.

Madde 6.1.3: Uygunluk Yükümlülükleri

Kuruluş, çevre boyutlarıyla ilgili uygunluk yükümlülüklerini belirlemeli ve bunlara erişim sahibi olmalıdır. Bunun yanı sıra kuruluş, bu uygunluk yükümlülüklerinin organizasyon için nasıl uygulanacağını da belirlemelidir. Daha sonrasında ise çevre yönetim sistemini kurarken, uygularken, sürdürürken ve sürekli olarak geliştirirken bu uygunluk yükümlülüklerini dikkate almalıdır. Kuruluş, uyumluluk yükümlülükleri hakkında dokümante edilmiş bilgileri muhafaza etmekle yükümlüdür. 

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sı uyarınca kuruluş, madde 4.2'de belirlediği çevre boyutlarına uygulanabilir uygunluk yükümlülüklerini ve bunların kuruluşa nasıl uygulanacağını ayrıntılı bir şekilde belirlemelidir. Uyum yükümlülükleri, bir kuruluşun uymak zorunda olduğu veya uymayı seçtiği diğer şartları ve uymak zorunda olduğu yasal şartları içerir. Bir kuruluşun çevre boyutlarıyla ilgili zorunlu yasal gereklilikler, uygulanabilirse şunları içerebilir:

a) Devlet kurumları veya diğer ilgili makamlardan gelen gereksinimler

b) Uluslararası, ulusal ve yerel yasa ve yönetmelikler

c) İzinlerde, lisanslarda veya diğer yetkilendirme biçimlerinde belirtilen gereklilikler

d) Düzenleyici kurumlardan gelen emirler, kurallar veya rehberlik

e) Mahkemelerin veya idari mahkemelerin kararları

Uygunluk yükümlülükleri ayrıca, kuruluşun benimsemek zorunda olduğu veya benimsemeyi seçtiği çevre yönetim sistemiyle ilgili diğer ilgili taraf şartlarını da içerir. Bunlar, geçerliyse şunları içerebilir:

• Topluluk grupları veya sivil toplum kuruluşları ile anlaşmalar
• Kamu yetkilileri veya müşterilerle yapılan anlaşmalar
• Organizasyon gereksinimleri
• Gönüllü ilkeler veya uygulama kuralları
• Gönüllü etiketleme veya çevresel taahhütler
• Kuruluşla yapılan sözleşmeye dayalı düzenlemelerden doğan yükümlülükler
• İlgili kuruluş veya endüstri standartları

Uyum yükümlülükleri “yasal ve diğer gerekliliklerin” yerini alır. Kanunlar ve yönetmelikler gibi uyum yükümlülükleri zorunlu veya sözleşmeye dayalı kurallar ve anlaşmalar gibi isteğe bağlı olabilir. Gönüllü olarak kabul, bir kuruluş bu şartları benimsemeye karar verdiğinde uyum yükümlülükleri haline gelir. Revize edilmiş standart, kuruluşun hem düzenleyici gereklilikleri hem de gönüllü taahhütleri içeren uyum yükümlülüklerine üst düzey bir bakış atmasını gerektirir. Kuruluş, uyum yükümlülükleriyle ilişkili riskleri ve fırsatları belirlemelidir. Bu risk ve fırsatlar, uyumsuzluktan kaynaklanan cezaların ölçeği, taahhütlerin yerine getirilmesinden elde edilen faydalar veya ÇYS'nin uyumluluğu sağlayamama riskleri olabilir. Uyumluluk yükümlülüklerini ele almak ve bu eylemleri ÇYS'ye veya diğer iş süreçlerine entegre etmek için faaliyetler de planlanmalıdır. Kuruluş, uyumluluk yükümlülüklerini yerine getirmek için gereken yeterlilik gereksinimlerini belirlemeli ve bunların karşılandığından emin olmalıdırlar. Bilinçlendirme ve iletişim programlarının uyum yükümlülüklerini dikkate almasını da sağlamalıdırlar. Bunlara ek olarak kuruluş, uyum yükümlülüklerinin yerine getirilmesini değerlendirmek amacıyla süreçleri sürdürmeli, değerlendirmeden sonra faaliyete geçmelidir. Ayrıca uygunluk durumuna ilişkin bilgi ve anlayışı sürdürmekle birlikte yönetim incelemesi ve uyum yükümlülüklerinin yerine getirilmesindeki eğilimler de dikkate alınmalıdır. 

ISO 14001:2015, kuruluşların hem düzenleyici hem de gönüllü uyumluluk yükümlülüklerine ilişkin bir anlayış geliştirmelerini gerektirir. Son versiyon, paydaşların beklentilerini anlamaya ve değerlendirilmesi gerekenleri belirlemeye daha fazla vurgu yapmaktadır. Bunlar, karbon emisyonları, geçerli endüstri performans standartları, yerel topluluk anlaşmaları ve kuruluş tarafından verilen diğer taahhütler hakkında yatırımcılara veya müşterilere verilen taahhütlerden dolayı değişebilir. ISO 14001:2015, stratejik ve operasyonel seviyelerde uyumsuzlukla ilişkili risklerin belirlenmesinde ve kontrol araçlarının oluşturulmasında daha fazla titizlik gerektirir. Bu temel değişiklik, uyum durumunu göstermektir ve kuruluşun mevzuata uygunluk ve gönüllü taahhütler açısından nasıl performans gösterdiğine dair bilgi sağlayan bir süreci oluşturur. Pek çok kuruluş, özellikle ayrıntılı düzenleyici incelemeye tabi olanlar, sürekli emisyon izlemeden günlük temizlik kontrollerine ve uyumluluk yükümlülüklerine uyumu sağlamayı amaçlayan iyileştirme hedeflerine karşı, haftalık veya aylık performans incelemelerindeki uyumluluğu kontrol etmek adına halihazırda güvenilir ve sürekli mekanizmalara sahip olabilir. ISO 14001:2015'in yeni uyumluluk gereksinimlerini karşılayan kuruluşlar açısından bakıldığında ise bu kuruluşlar, uyum risklerini anlama ve paydaşlara çevresel sürdürülebilirlik taahhütlerini yerine getirdiklerini gösterebilmenin faydalarını elde etme konusunda çok daha iyi bir konumdadır. 

Madde 9.1.2: Uygunluğun Değerlendirilmesi

Kuruluş, uyum yükümlülüğünü belirledikten sonra, uyum yükümlülüklerinin yerine getirilmesini değerlendirmek için gereken süreçleri oluşturmalı, uygulamalı ve sürdürmelidir. Kuruluş, uygunluğun değerlendirilme sıklığını, uygunluğun değerlendirilmesinde alınan faaliyetlerin belirlenmesini ve uygunluk durumuna ilişkin bilgi ve anlayışı sürdürmelidir. Ayrıca uygunluk değerlendirme sonuçların kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgiler muhafaza etmelidir.

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sı uyarınca uyum değerlendirmelerinin sıklığı ve zamanlaması, gereksinimin önemine, çalışma koşullarındaki değişikliklere, uyum yükümlülüklerindeki değişikliklere ve kuruluşun geçmiş performansına bağlı olarak değişebilir. Bir kuruluş, uyumluluk durumuna ilişkin bilgisini ve anlayışını sürdürmek için çeşitli yöntemler kullanabilir. Ancak tüm uyumluluk yükümlülüklerinin periyodik olarak değerlendirilmesi gerekir. Uygunluk değerlendirme sonuçları yasal bir şartın yerine getirilmediğini gösteriyorsa, kuruluşun uyumluluğu sağlamak için gerekli eylemleri belirlemesi ve uygulaması gerekir. Bu, bir düzenleyici kurumla iletişimi ve yasal gerekliliklerini yerine getirmek için bir eylem planı üzerinde anlaşmayı gerektirebilir. Böyle bir anlaşmanın olduğu yerde, bir uyum yükümlülüğü haline gelir. Bir uyumsuzluk mutlaka yüksek seviyede olmayabilir. Bir uygunsuzluk durumunda çevre yönetim sistemi süreçleri tarafından belirlenir ve düzeltilir. Bu uygunsuzluklar yasal gerekliliklere fiilen uyumsuzlukla sonuçlanmasa bile uyumla ilgili uygunsuzlukların düzeltilmesi gerekir. 

Uyum yükümlülükleri belirlendikten sonra değerlendirilmelidir. Burada, yukarıda belirtildiği gibi kuruluşun geçerli olan yasal gereklilikleri karşılayıp karşılamadığını değerlendirmek adına bir süreç planlaması ve uygulaması gerekir. Bu süreç şunları içermelidir:

• Uyumluluk Değerlendirmesinin Sıklığı: Belirli mevzuat gerekliliklerinin karşılanıp karşılanamadığının ne sıklıkla kontrol edileceği kanundan kanuna değişiklik gösterir. Fakat sürecin her bir uyumluluk seviyesinin ne sıklıkta kontrol edeceğini mutlaka belirlenmelidir. Örneğin, kanalizasyon sistemine salınan kimyasalların konsantrasyonunu sürekli olarak kontrol etmek ya da düzenli olarak çöplük atıklarından geri dönüşümün ne kadar iyi yönlendirildiği kontrol edilmelidir.
   
• Uyumluluğun Değerlendirilmesi ve Harekete Geçiş: Hukuki uygunluk gereklilikleri söz konusu olduğunda herkesin düşündüğü adım budur ve bu gereklilik değişmemiştir. Bir kuruluş, gereksinimleri karşılayıp karşılamadığını görmek için yürürlükteki yasalara göre bir değerlendirme yapmalı ve uygun değil ise uyumlu hale gelmek için gerekli önlemleri almalıdır.
   
• Uyum Durumunun Korunması: Bir yasa değişirse, bunu bilmek ve değişikliğin yasaya uygunluğunu etkileyip etkilemediğini değerlendirmek gerekir. Tesiste bir değişiklik yapıldığında, bu değişiklik programa göre değerlendirmeye henüz hazır değilse bile, değişiklik sırasında ve sonrasında tüm yasalara hala uyup uymadığının değerlendirilmesi gerekebilir.

Ayrıca tüm bu değerlendirmeler yönetim sistemi denetçileri ve yasal uygunluk denetçileri için dokümante edilmiş bilgiler olarak saklanmalıdır. Mevzuat değişikliklerini takip etmek, mevzuata uyumu sağlamak ve uyumluluğunuzu yönetmek, uyum değerlendirmesinin önemli bileşenleridir. Kuruluşun her türlü yasal yükümlülükte olduğu gibi, önemli olan mevzuatta istenenleri de bilmesi ve gereklilikleri yerine getirmek için aksiyon alması gerekir.

Uyum yükümlülüğünün gerekliliklerini karşılama unsurları aşağıdaki gibi sıralanabilir:

1. Uyumluluk taahhüdü
2. Uyum yükümlülüklerinin belirlenmesi
3. Uyum yükümlülüklerinin gerekliliklerinin kuruluşlar üzerindeki etkisine dönüştürülmesi
4. Gereksinimlere uyum için organizasyonel ve teknik önlemlerin alınmasını sağlamak
5. Öz değerlendirme Uyumluluğu
6. İç Denetim
7. Yönetimin Uygunluğu gözden geçirmesi

1. Uyumluluk Taahhüdü: Üst yönetim, uyumluluk yükümlülüklerini yerine getirme taahhüdünü belirtmelidir. Bu, üst yönetim tarafından imzalanan ve diğer politika ilkelerinin ortaya konduğu politika beyanına bir metin eklenerek yapılabilir. Uyum yükümlülüklerine uyumun kuruluşun iç kültürünün bir parçası olması çok önemlidir. Ancak bir ifadeyi kağıda dökmek bunu ortaya çıkarmak için yeterli değildir. Uyumluluğun önemi hakkında düzenli iletişim kurmak, bu taahhüdün bir parçasıdır. Kültürün uyum konusunda açık iletişime izin vermesi de gerekir. Madde 7.3 Farkındalık, çevre politikasına uyumun yanı sıra kuruluşun çalışanları ve geçici işçiler gibi üçüncü şahıslar tarafından uyum kuruluşuna uyulmamasının etkileri hakkında farkındalık yaratmak için gereksinimleri belirlediğinden, bu bağlamda da önemlidir. Çalışan farkındalığı ve katılımı, üst yönetimden uyumun önemini ve bu alanda kaydedilen ilerlemeyi yineleyen sözlü ve yazılı iletişim şeklinde ya da toplantılarda düzenli bir gündem maddesi haline teşvik edilebilir.

2. Uyum Yükümlülüklerinin Belirlenmesi: Kuruluş, çevre boyutlarıyla ilgili uygunluk yükümlülüklerini belirlemeli, bunlara erişim sahibi olmalı ve bu uyumluluk yükümlülüklerinin kuruluşa nasıl uygulanacağını belirlemelidir. Kuruluş, çevre yönetim sistemini kurarken, uygularken, sürdürürken ve sürekli olarak geliştirirken bu uyum yükümlülüklerini dikkate almalıdır. Uyum yükümlülüğü, ilgili tarafların ve ilgili gereksinimlerin belirlenmesine dayanan gönüllü bir taahhüt olabilir. Gönüllü taahhütler kabul edildikten sonra zorunlu hale gelir. Kuruluş, uyumluluğu belli sıklıklarda değerlendirmeli, mevcut veya olası uygunsuzlukları gidermek için gerekli önlemleri almalıdır. Ayrıca uyumluluk durumu hakkında bilgi ve anlayış da sağlamalıdır. Saha incelemeleri, gözlemler ve kayıtların gözden geçirilmesi gibi periyodik denetimler bunun için birkaç yoldur. Kuruluş, organizasyonun çevre boyutlarıyla ilgili olan mevzuat ve düzenlemeleri belirlemelidir. Kuruluşun süreç adımları, işlemleri, mevcut tesisleri bazında hangi mevzuat ve düzenlemelerin uygulanabileceği konusunda bir değerlendirme yapması gerekir. Bazen mevzuat ve yönetmelikler yalnızca belirli bir limit veya eşiğin aşılması durumunda geçerlidir. Böyle durumlarda aşağıdaki hususlar önemlidir:

• Söz konusu mevzuat ve yönetmeliklerin neden geçerli olduğunu veya olmadığını belgelemek.
• Kritik sınırlar söz konusu olduğunda, sınırların aşılmamasını veya aşılması durumunda zamanında önlem alınmasını sağlamak.

Bazı mevzuat ve düzenlemelerin daha açık, bazılarının ise daha az uygulanacağının farkında olmak önemlidir. Bir kuruluşun, daha az belirgin olan mevzuat ve düzenlemelere aşina olma ve bunlara uyma niyeti olmalıdır. Kuruluşun yürürlükteki tüm mevzuat ve yönetmeliklere aşina olması beklenebilir. Mevzuatta değişiklikler olsa bile, yasal gerekliliklere genel bakış güncel tutulmalıdır. Bu nedenle, kuruluşlar bu değişiklikleri takip etmeli, operasyonel kontrol, ölçme ve izleme gibi alanları ve bir süreçte yer alan hedefleri nasıl etkileyebileceklerini değerlendirmelidir:

• Uyum yükümlülüklerinin gerekliliklerindeki değişiklikleri kim takip ediyor?
• Hangi bilgi kaynakları kullanılıyor?
• Bu ne sıklıkla yapılıyor?
• Bu bilgiyi kuruluş için gerekliliklere kim, nasıl çeviriyor?
• Bu nasıl kaydediliyor?
• Değişiklikler dahili olarak nasıl iletiliyor?
• Şartlara uygunluk nasıl ve ne sıklıkla kontrol edildiğini kim belirliyor?

Uyum yükümlülüklerini izlemekten ve değerlendirmekten sorumlu olan kişinin bunu yapmaya yetkisi olmalıdır. Yetkinlik ise aşağıdakilere ilişkin bilgileri içerir:

• Mevzuat ve yönetmelik gereklilikleri ve diğer gereklilikler ile ilgili organizasyondaki süreçler
• Uygulanabilecek çeşitli mevzuat ve düzenlemelerin ana itici gücü

Uyum yükümlülüklerinin gerekliliklerindeki değişiklikleri takip etmekle ilgili olarak, geçerli gerekliliklerin hala çevreye ve şirketin faaliyetlerine uygun olup olmadığının düzenli olarak kontrol edilmesi gerekir. Operasyonlardaki değişiklikler nedeniyle yeni veya farklı gereksinimler geçerli olabilir. 

3. Uyum Yükümlülüklerinin Gerekliliklerinin Kuruluşlar Üzerindeki Etkisine Dönüştürülmesi: Bir kuruluş uyumluluk yükümlülüklerinin farkına vardığında, onu etkileyen özel gereksinimleri bulmak için bunları çözmelidir. Bir kuruluş, ancak bu gereksinimler açık hale getirilirse kendi uygunluğu hakkında bir beyanda bulunabilir. Bu, özellikle birçok yasa ve yönetmeliğe tabi kuruluşlar için zaman alan bir süreçtir. Ancak sonunda, büyük bir katma değer sağlar. Bu Uyum yükümlülüklerinin kuruluşu nasıl etkilediği açık olmalıdır. Örneğin:

• Mevzuat ve düzenlemelerin organizasyon üzerindeki etkisi
• Yapılması gereken teknik hükümler
• Gerekli organizasyonel önlemler
• Belirli seviyelerin altında tutulması gereken emisyonlar
• Yapılması gereken çalışmalar
• Yapılması gereken bildirimler
• Zorunlu izleme ve izleme raporları

Bir kuruluş, uygunluk yükümlülüklerini belirlemenin yanı sıra, çevre boyutlarını da belirlemeli ve değerlendirmelidir. Bu, kuruluşun operasyonlara yaklaşımını belirler. Bu tanımlamanın yapılması genellikle geçerli uyum yükümlülüğü gerekliliği ile sorumlu personel arasında bir bağlantı olduğunu gösterir. Kuruluş, tüm yasal gerekliliklerin kuruluş üzerindeki etkilerine dönüştürülmesini, çevresel boyutlarının belirlenmesiyle birleştirmeyi seçebilir. Bunu yaparsa, tüm mevzuat ve düzenlemelerin yeterince dahil edildiğinden emin olmak gerekir. Sonuç olarak, yasal ve diğer gereklilikler gibi hususlara ilişkin sorumluluklar ve görevler, iş tanımlarında, prosedürlerde veya operasyonel talimatlarda bir araya gelmektedir.

4. Gereksinimlere Uyum İçin Organizasyonel ve Teknik Önlemlerin Alınmasını Sağlamak: Kuruluş hangi gereksinimlerin geçerli olduğunu öğrendiğinde, her bir gereksinimin onu nasıl etkileyeceğini ve gereksinimlere uymak için hangi önlemlerin ve eylemlerin gerekli olduğunu belirlemelidir. Bir gereklilik henüz karşılanmadıysa, buna uyumu sağlamak için kuruluşun çevre programında bir eylem tanımlanmalıdır. Ve bu program yıllık olarak güncellenmelidir. Bu eylemi belirlemek için yetkili makama bildirimde bulunmak ve onunla görüşmek gerekli olabilir. Bir sonraki adım ise bu önlem ve eylemlerin fiilen alınmasını sağlamaktır. Bunu doğru şekilde yapmak, uygunluk kontrolleri arasında bile gereksinimin karşılandığını garanti eder. Uyumluluğu sağlama yöntemi, kuruluş için gereksinim türüne bağlıdır. Temelde dört tür gereksinim bulunur:

1. Statik gereksinimler: Bir bina gereksinimleri, yangına dayanıklı kapılar, bir sprinkler sisteminin varlığı gibi organizasyonun sık sık değişmeyen bölümleri için gereksinimler.
2. Teknik gereksinimler: Teknik önlemler ve bakım gereksinimleri.
3. Performans ve izleme gereklilikleri: Konsantrasyonlar, yıllık yükümlülükler veya miktarlar, ölçüm almayı, kayıt tutmayı veya rapor hazırlamayı gerektiren şartlar.
4. Organizasyonel gereksinimler: Personel eğitimi ve öğretimi gibi konular.

Uyumluluğu garanti altına almaya yönelik diğer yöntemler ise şunları içerir:

• Belirli aralıklarla gözden geçirilen bir kontrol listesi oluşturmak.
• Sık ölçüm, kayıt ve raporlamak.
• İç denetimler yoluyla sağlanan prosedürler veya talimatlarda yöntemin belirlenmesi.
• Gereklilikleri görevlilerle bağlantılı eylemlere dönüştürmek ve bu eylemleri gerçekleştirdikten sonra kaydetmek.

Bu önlemlerin ciddiyeti, uygunsuzluk riski ile doğru orantılıdır. Riskler arttıkça garanti derecesi de daha ağır olmalıdır. Risk, genellikle tanımlama ve değerlendirme aşamasında belirlenmiştir. Yönetim sistemi, uyumluluğun nasıl sağlandığına ilişkin bir genel bakış içerebilir. Mevzuat ve düzenlemelerde değişiklik olması durumunda, yönetim sisteminin hangi bölümlerinin uyarlanması gerektiğini bulmak kolay olacaktır.

5. Öz Değerlendirme Uyumluluğu: Bu unsurun özü, bir kuruluşun mevzuat ve yönetmelikler dahil olmak üzere uyum yükümlülüğünü kontrol altında tuttuğunu beyan edebilmesidir. Her an tüm mevzuat ve düzenlemelere uyulduğunu garanti etmek güçtür. Çünkü tüm gereksinimlerin 24 saat izlenmesi imkansızdır. Odaklanmış bir yaklaşım, kuruluş yönetiminin yüksek düzeyde bir uyum olduğuna ve herhangi bir uygunsuzluğun çözüldüğüne güven duyulmasını sağlamalıdır. Kuruluşun mevzuat ve yönetmelikler de dahil olmak üzere hangi uygunluk yükümlülüğü şartının geçerli olduğunu bildiğini ve içerdiği şartları bunun üzerindeki etkilerine çevirdiğini varsayarak, aşağıdaki adımları atması kendi uygunluğuna dair yapısal bir fikir verebilir. Bu, öz değerlendirme için yerleşik bir süreç olduğu anlamına gelir.

Yaklaşım Gereksinimlerin Sayısına Bağlıdır: Uyum yükümlülüklerinin gereksinim sayısı sınırlıysa, gereksinimlerin karşılanıp karşılanmadığını periyodik olarak kontrol etmek için bir kontrol listesi kullanılabilir. Yönetim sistemi, kontrol listesini kimin hangi aralıklarla dolduracağını, sonuçların yönetime nasıl rapor edildiğini ve uygunsuzlukların düzeltilmesinin nasıl sağlanacağını belirleyebilir. Gereksinimlerin sayısı daha fazlaysa, bireysel gereksinimlere uygunluğun değerlendirilme sıklığına ilişkin ilkelerin belirlenmesi iyi olur. Bu sıklık, gerekliliklere uygunsuzluk olasılığı ve uygunsuzluğun sonuçları gibi faktörlere bağlıdır. Bir kuruluş, bu genel ilkeleri temel alarak, her bir gereksinim için uygun değerlendirme sıklığını ve yöntemini belirleyebilir.

Yaklaşımın Temeli: Belirli gereksinimlere uygunluğun nasıl ve ne sıklıkla değerlendirilmesi gerektiğini belirlemek için aşağıdakiler hakkında bir fikir olabilir:

• Ortaya çıkan bu gereksinimlere uygunsuzluk olasılığı
• Çevre veya çalışma koşulları için böyle bir uygunsuzluğun olası sonuçları

Burada standarttan gelen çevresel yönü belirleme ve değerlendirme gerekliliği ile bir ilişki vardır. Kuruluş, çevresel boyutlarını belirlerken risk değerlendirmesini uygulayabilir. Risk değerlendirmesinin sonucu, belirli bir çevresel boyut için mevzuat ve düzenlemelere uygunluk değerlendirmesinin ne kadar katı bir şekilde belirleneceğini belirlemek için kullanılabilir. Bir kuruluş, kendi uyumluluğunu nasıl değerlendireceğini belirlemek için birkaç temel ilke oluşturabilir. Bu, risk değerlendirmesi için de kullanılan matris kullanılarak yapılabilir. Her organizasyon, şans ve etki için kendi kategorilerini kullanabilir.

Uygunluğun Öz Değerlendirmesini Belirlemek İçin İlkeler Örneği

Risk ne kadar yüksek olursa, öz değerlendirmenin de o kadar sık ​​yapılması gerekir. Her bir gereklilik için uygunluğun nasıl değerlendirildiği açık olmalıdır. Değerlendirmenin yürütülmesinden kim sorumlu? Değerlendirilecek olan nedir? (örneğin hangi kurallar veya kontrol listesi vb.), Yapılan değerlendirme nasıl kaydedilecek ve uygunsuzluklar nasıl ele alınacak? Gibi sorular önemlidir. Uyumluluğun değerlendirilmesi, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli biçimlerde olabilir:

• Rutin kontroller için kullanılan bir kontrol listesinin parçası/parçaları olarak
• Toplantılar sırasında periyodik gündem maddesi/noktaları
• Sürekli veya periyodik ölçüm programı ve sonuçların raporlanması
• Tesadüfi ölçüm
• Yönetim/üretim müdürü vb. tarafından özel değerlendirme
• Özellikle yasal gereklilikleri belirleme ve bunlara uyma sürecine odaklanan ek bir denetim içeren iç denetimler
• İş yeri denetimleri

Yasal ve Diğer Gerekliliklere Uygunluğun Kontrolü: Standarda göre, kuruluş bu gereklilikleri karşılayıp karşılamadığını periyodik olarak değerlendirmeli ve bu değerlendirmenin kayıtlarını tutmalıdır. Bu değerlendirmenin sıklığı her gereksinim için farklılık gösterebilir. Kuruluş, çeşitli gereksinimlerin ne sıklıkla değerlendirileceğini ve değerlendirmenin nasıl gerçekleştirileceğini belirlemelidir.

6. İç Denetim

İç denetimler sırasında, kuruluşun kendisi, yönetim sisteminin bölümlerinin nasıl çalıştığını belirler. Buradaki soru aynı zamanda yönetim sisteminin amaçlarına ulaşmak için yeterince iyi olup olmadığıdır. Önemli bir amaç uyum yükümlülüklerine uymaktır. İç denetim, yönetimin gözden geçirmesi için gerekli bilgileri sağlar. Bazen insanlar iç denetimlerin öz değerlendirme yapmak için kullanılabileceğini düşünürler. Bu ancak sınırlı bir ölçüde mümkündür. İç denetimler, kuruluşun kendi sistemini değerlendirmeyi amaçladığından, kendi kendini değerlendirme uyumluluğuna yönelik prosedürlerin etkinliğini de test eder. Uyum, ancak mevzuat ve düzenlemelerden gelen gereklilikler prosedürlere veya talimatlara yerleştirildiyse iç denetimler kullanılarak değerlendirilebilir.

7. Yönetimin Uygunluğu Gözden Geçirmesi

Uygunluk değerlendirmesinin sonuçları, yönetimin gözden geçirmesi sırasında mevcut olmalıdır. Yönetim bir uygunluk kararı verecekse, onlara performansa ilişkin bir genel bakış verilmelidir. Üst yönetim için, mevzuat ve düzenlemeler de dahil olmak üzere hangi uyumluluğun kritik veya yetersiz olduğunu ve uyumluluğu iyileştirmek için hangi önlemlerin alınması gerektiğini bilmek her durumda önemlidir. Düzeltici faaliyeti formüle etmek için herhangi bir uygunsuzluğun nedeni de araştırılır.

Yönetim Sisteminin Diğer Bölümleriyle İlgili Olarak Uyum Yükümlülüğü

Yönetim sisteminin diğer bölümleri de uygun uyum için önemlidir. Aşağıda, standardın öğelerinin sırasına göre, uyumlulukla ilişkilerinin kısa bir göstergesi yer almaktadır.

Madde 1: Kapsam

Çevre politikası ile tutarlı olarak, çevre yönetim sisteminin amaçlanan çıktısı, uygunluk yükümlülüklerinin yerine getirilmesini içerir.

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sı uyarınca değişimi yönetmenin bir parçası olarak kuruluş, bu değişikliklerin istenmeyen sonuçlarının çevre yönetim sisteminin amaçlanan sonuçları üzerinde olumsuz bir etkisi olmamasını sağlamak adına planlı ve planlanmamış değişiklikleri ele almalıdır. Değişiklik örnekleri, uyum yükümlülüklerindeki değişiklikleri içerir.

Madde 4.2: İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerini Anlamak

Kuruluş, ÇYS ile ilgili ilgili tarafların ilgili ihtiyaç ve beklentilerinin hangilerinin uyum yükümlülükleri haline geleceğini belirlemelidir. 

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sı uyarınca bir kuruluşun, ilgili olduğu kuruluş tarafından belirlenen iç ve dış ilgili tarafların ihtiyaçları ve beklentileri hakkında genel bir anlayış kazanması beklenir. Kuruluş, bu ihtiyaç ve beklentilerden hangisine uyması gerektiğini veya uymayı seçtiğini, yani uyum yükümlülüklerini belirlerken edindiği bilgileri dikkate alır. İlgili taraf gereksinimleri, mutlaka kuruluşun gereksinimleri değildir. Bazı ilgili taraf gereksinimleri, hükümet ve hatta mahkeme kararları ile yasalara, düzenlemelere, izinlere ve lisanslara dahil edildikleri için zorunlu olan ihtiyaç ve beklentiler olabilir. Kuruluş, ilgili tarafların diğer gerekliliklerini gönüllü olarak kabul etmeye veya benimsemeye karar verebilir. Kuruluş bunları benimsediğinde, bunlar kurumsal gereklilikler haline gelir ve çevre yönetim sistemi planlanırken dikkate alınır.

Madde 4.3: Çevre Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi

Kuruluş, kapsamını belirlemek için çevre yönetim sisteminin sınırlarını ve uygulanabilirliğini belirlemelidir. Bu kapsamı belirlerken kuruluş, Madde 4.2'de atıfta bulunulan uygunluk yükümlülüklerini dikkate almalıdır.

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sı uyarınca çevre yönetim sisteminin güvenilirliği, organizasyonel sınırların seçimine bağlıdır. Kuruluş, bir yaşam döngüsü perspektifini göz önünde bulundurarak faaliyetler, ürünler/hizmetler üzerinde uygulayabileceği kontrol veya etkinin kapsamını değerlendirir. Kapsam belirleme, önemli çevresel yönleri olan veya olabilecek faaliyetleri, ürünleri/hizmetleri veya tesisleri hariç tutmak veya uygunluk yükümlülüklerinden kaçınmak için kullanılmamalıdır. Kapsam, ilgili tarafları yanıltmaması gereken, çevre yönetim sistemi sınırları içinde yer alan kuruluşun faaliyetlerinin gerçeklere dayanan ve temsili bir ifadesidir.

Madde 5.2: Çevre Politikası

Üst yönetim, çevre yönetim sisteminin tanımlanan kapsamı dahilinde, uygunluk yükümlülüklerini yerine getirme taahhüdünü içeren bir çevre politikası oluşturacak, uygulayacak ve sürdürecektir.

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sı uyarınca tüm taahhütler önemli olmakla birlikte, bazı ilgili taraflar özellikle kuruluşun uyumluluk yükümlülüklerini, özellikle de geçerli yasal gereklilikleri yerine getirme taahhüdü ile ilgilenmektedir. Bu Uluslararası Standart, bu taahhütle ilgili birbirine bağlı gereksinimlerin sayısını belirtir. Bunlar şunları yapma ihtiyacını içerir:

• Uyum yükümlülüklerini belirlemek
• Operasyonların bu uyum yükümlülüklerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak
• Uyum yükümlülüklerinin yerine getirilip getirilmediğini değerlendirmek
• Doğru uygunsuzluklar

Madde 6.1: Riskleri ve Fırsatları Ele Almaya Yönelik Eylemler
 

Madde 6.1.1: Genel 

Kuruluş, ÇYS’yi planlarken aşağıdaki hususları da kapsayacak şekilde gereken uygunluk yükümlülüklerini dikkate almalıdır:

• Çevre yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlara ulaşabileceğine dair güvence vermek
• Dış çevre koşullarının kuruluşu etkileme potansiyeli de dahil olmak üzere istenmeyen etkileri önlemek veya azaltmak
• Sürekli iyileştirme elde etmek

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sı uyarınca madde 6.1.1'de oluşturulan sürecin genel amacı, kuruluşun, istenmeyen etkileri önlemek veya azaltmak için çevre yönetim sisteminin amaçlanan çıktılarına ulaşmasını sağlamaktır. Buna sürekli iyileştirme de dahildir. Kuruluş, ele alınması gereken riskleri ve fırsatları belirleyerek ve bunları ele almak için faaliyetler planlayarak bunu sağlayabilir. Bu riskler ve fırsatlar, çevresel yönler, uyum yükümlülükleri, diğer konular veya ilgili tarafların diğer ihtiyaç ve beklentileri ile ilgili olabilir. Uyum yükümlülükleri riskler ve fırsatlar yaratabilir. Yükümlülüklere uymamak kuruluşun itibarına zarar verebilir veya yasal işlemle sonuçlanabilir.

Madde 6.1.4: Planlama Eylemi

Kuruluş, uyumluluk yükümlülüklerini yerine getirmek için önlemler almayı planlamalıdır. ISO 14001:2015 standardının Ek A'sı uyarınca kuruluş, önemli çevre boyutlarını, uygunluk yükümlülüklerini ve madde 6.1.1'de tanımlanan ve kuruluşun öncelikli olarak belirlediği riskleri ve fırsatları değerlendirmek için ÇYS içinde alınması gereken eylemleri üst düzeyde planlar.

Madde 6.2.1: Çevresel Hedefler

Kuruluş, önemli çevresel boyutları ve ilgili uyum yükümlülüklerini ve risklerini ve fırsatlarını göz önünde bulundurarak, ilgili işlev ve seviyelerde çevre hedeflerini belirlemelidir.

Madde 7.2: Yeterlilik

Kuruluş, kontrolü altındaki çevresel performansını etkileyen işleri yapan personelin, uygunluk yükümlülüklerini yerine getirmek için gerekli yeterliliğe sahip olmasını sağlamalıdır. ISO 14001:2015 standardının Ek A'sı uyarınca bu Uluslararası Standardın yeterlilik gereklilikleri, kuruluşun kontrolü altında çalışan ve çevre performansını etkileyen kişilere uygulanır:

1. Çalışmaları önemli bir çevresel etkiye neden olma potansiyeline sahip
2. Çevre yönetim sistemi için sorumluluklar atanan, aşağıdakiler dahil

Madde 7.3: Farkındalık

Kuruluş, kontrolü altında çalışan kişilerin, kuruluşun uygunluk yükümlülüklerini yerine getirmemek de dahil olmak üzere, çevre yönetim sistemi şartlarına uymamanın etkilerinin farkında olmalarını sağlamalıdır. ISO 14001:2015 standardının Ek A'sı uyarınca ayrıca çevre politikası bilinci, taahhütlerin ezberlenmesi gerektiği veya kuruluşun kontrolü altında çalışan kişilerin belgelenmiş çevre politikasının bir kopyasına sahip olduğu anlamına gelmemelidir. Bunun yerine, bu kişiler, çalışmalarının kuruluşun uyumluluk yükümlülüklerini yerine getirme yeteneğini nasıl etkileyebileceği de dahil, kuruluşun varlığının, amacının ve taahhütleri gerçekleştirmedeki rolünün farkında olmalıdır.

Madde 7.4: İletişim

Kuruluş, çevre yönetim sistemi ile ilgili iç ve dış iletişim için ihtiyaç duyulan süreçleri oluşturmalı, uygulamalı ve sürdürmelidir, iletişim süreçlerini oluştururken uygunluk yükümlülüklerini dikkate almalıdır. ISO 14001:2015 standardının Ek A'sı uyarınca ayrıca şunları açıklar: İletişim, kuruluşun, önemli çevresel boyutları, çevresel performansı, uygunluk yükümlülükleri ve sürekli iyileştirme için tavsiyeler ile ilgili bilgiler de dahil olmak üzere, çevre yönetim sistemiyle ilgili bilgileri sağlamasına ve elde etmesine olanak tanır.

Madde 9.1: İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme

Kuruluş, iletişim süreçlerinde tanımlandığı ve uygunluk yükümlülüklerinin gerektirdiği şekilde ilgili çevresel performans bilgilerini hem dahili hem de harici olarak iletmelidir. ISO 14001:2015 standardının Ek A'sı uyarınca kuruluş, neyin izleneceğini ve ölçüleceğini belirlerken, çevresel hedeflerdeki ilerlemeye ek olarak, önemli çevre boyutlarını, uygunluk yükümlülüklerini ve operasyonel kontrolleri dikkate almalıdır.

Madde 9.3: Yönetim İncelemesi

Yönetimin gözden geçirmesi, uyum yükümlülükleri de dahil olmak üzere ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerindeki değişiklikleri içermelidir. yönetimin gözden geçirmesi, uygunluk yükümlülüklerinin yerine getirilmesi de dahil olmak üzere, kuruluşun çevresel performansına ilişkin bilgileri de içermelidir.

HEXAGON ISO SOFTWARE, ISO 14001, 13485, 9001, 45001 başta olmak üzere birçok yönetim sistemi standardının gereksinimlerini en kapsamlı şekilde uygulamak ve karşılamak için güvenilir, etkili ve uzmanlarca onaylanmış bir yönetim sistemi yazılımıdır. Kuruluşunuzun yönetim sistemlerini ve operasyonel faaliyetlerini eş zamanlı olarak proaktif bir şekilde yönetmenize yardımcı olur. Bu bağlamda, sürekli iyileştirme faaliyetlerinize katkıda bulunarak verimliliğinizi arttırır.

ISO 14001:2015 Çevre Yönetim Sistemi Yaşam Döngüsü Perspektifi

Web sitemizin ilgili sayfasından modüller hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz:
hexagoniso.com