ISO 14001:2015, Madde 9: Performans Değerlendirmesi

Performans Değerlendirmesi, kuruluşta uygulanan ÇYS’nin etkili olup olmadığını görmek adına ÇYS’yi ölçmek ve değerlendirmektir. Kuruluş tarafından neyin ölçülmesi gerektiği, kullanılan yöntemler ve verilerin ne zaman analiz edilip raporlanması gerektiği belirlenir. Yani, kuruluş, çevresel performansı ve etkinliği değerlendirmek için hangi bilgilere ihtiyaç duyduğunu bu aşamada belirler. ÇYS uygulandıktan sonra, ISO 14001, sistemin sürekli olarak izlenmesini ve ayrıca aşağıdakiler için periyodik gözden geçirmeleri de gerekli kılar:

• Uygulanan ÇYS'nin etkinliğini değerlendirmek.
• Standardın minimum gereksinimlerinin ne kadar iyi karşılandığını objektif olarak değerlendirmek.
• Kurumsal, paydaş ve yasal gerekliliklerin ne ölçüde karşılandığını doğrulamak.
• ÇYS'nin uygunluğunu, yeterliliğini, etkinliğini ve verimliliğini gözden geçirmek.
• Planlamanın başarıyla uygulandığını göstermek.
• Süreçlerin performansını değerlendirmek.
• ÇYS içinde iyileştirmeler için ihtiyaç veya fırsatları belirlemek.

Bu bağlamda, iç denetimlerin yapılması gerekir ve bu denetim sonuçlarının ilgili yönetime rapor edilmesini sağlamaya yönelik tanımlanmış belirli denetim kriterleri vardır. Ayrıca yönetim incelemeleri yapılmalı ve dokümante edilmiş bilgiler kanıt olarak saklanmalıdır.

Performans Değerlendirmesi maddesinin üç alt maddesi vardır:

• Madde 9.1: İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme

• Madde 9.1.1: Genel
• Madde 9.1.2: Uygunluğun Değerlendirilmesi

• Madde 9.2: İç Denetim

• Madde 9.2.1: Genel
• Madde 9.2.2: İç Denetim Programı

• Madde 9.3: Yönetim İncelemesi

Madde 9.1: İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme
 

Madde 9.1.1: Genel

Kuruluş, çevresel performansını izleme, ölçme, analiz etme ve değerlendirmenin yanı sıra bu değerlendirmenin yöntemlerini de belirlemelidir. Buna çevresel performansın ve uygun göstergelerin değerlendirileceği kriterler de dahildir. Ayrıca izleme ve ölçmenin ne zaman gerçekleştirileceği ve izleme ve ölçme sonuçlarının ne zaman analiz edilerek değerlendirileceğini de yine kuruluş kendi belirler. Uygun şekilde kalibre edilmiş veya doğrulanmış izleme ve ölçüm ekipmanının kullanılması ve bakımı kuruluşun sorumluluğundadır. Kuruluş, iletişim süreçlerinde tanımlandığı ve uygunluk yükümlülüklerinin gerektirdiği şekilde ilgili çevresel performans bilgilerini hem dahili hem de harici olarak iletmelidir. Kuruluş, izleme, ölçüm analizi ve değerlendirme kanıtı olarak uygun şekilde dokümante edilmiş bilgileri de muhafaza etmekle sorumludur.

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sına göre kuruluş, neyin izleneceğini ve ölçüleceğini belirlerken, çevresel hedeflerinin yanında önemli çevre boyutlarını, uygunluk yükümlülüklerini ve operasyonel kontrolleri dikkate almalıdır. Kuruluş tarafından izlemek ve ölçmek, analiz etmek ve değerlendirmek için kullanılan yöntemler, aşağıdaki hususları sağlamak için çevre yönetim sisteminde tanımlanmalıdır:

• İzleme ve ölçümün zamanlaması, analiz ve değerlendirme sonuçlarına duyulan ihtiyaçla koordine edilir.
• İzleme ve ölçüm sonuçlarının güvenilir, tekrarlanabilir ve izlenebilir olması gerekir.
• Analiz ve değerlendirme güvenilir ve tekrarlanabilir niteliktedir ve kuruluşun eğilimleri raporlamasına olanak tanır.
• Çevresel performans analizi ve değerlendirme sonuçları, uygun eylemi başlatma sorumluluğu ve yetkisine sahip kişilere rapor edilmelidir.

ISO 14001’te izleme, kuruluşun planlanan faaliyetlerini amaçlandığı gibi gerçekleştiğinden emin olmak için kontrol etmesi, gözden geçirmesi, incelemesi ve gözlemlemesi gerektiği anlamına gelir. Bazı açılardan denetim süreçleri bunu ele alır. Ancak aynı zamanda operasyonel kontrol prosedürleri de geçerli olacaktır. Bu nedenle, bir operasyonel kontrol, temizlik denetimlerinin haftada iki kez gerçekleştirileceğini belirtirse, bu bir izleme sürecidir. Yani tesisi, iyi temizlik uygulamaları için haftalık olarak kontrol edilir. Bu, örneğin solvent depolama tanklarının etrafındaki setin bütünlüğünün görsel kontrolünü de içerebilir. Ölçüm, bir olayın büyüklüğünün veya büyüklüğünün atanan sayısal bir değerle ölçüldüğü, hesaplandığı veya tahmin edildiği anlamına gelir. Bu, çöp sahasına gönderilen atıkların tartılması için prosedürleri, haftalık tüketilen gaz veya elektrik miktarını, saha sınırındaki gürültü seviyelerinin ölçülmesi vb. unsurları içerebilir. Ek olarak, bu sayıları hesaplamak veya tahmin etmek için kullanılan herhangi bir ekipman, sayıların gerçek olduğuna dair yüksek düzeyde bir güvenin kazanılması için uygun şekilde kalibre edilmelidir. İzleme ve ölçüm kuruluşlara aşağıdaki konularda yardımcı olur: 

• Sorunların temel nedenlerini analiz etmek.
• Yasal gerekliliklere uygunluğu değerlendirmek.
• Düzeltici eylem gerektiren alanları belirlemek.
• Performansı iyileştirmek ve verimliliği arttırmak.

Yani, izleme ve ölçüm, kuruluşu daha iyi yönetmek için yardımcı olur. Kirlilik önleme ve diğer çabaların sonuçlarını, güncel ve güvenilir veriler mevcut olduğunda göstermek daha kolaydır. Bu veriler, üst yönetime ÇYS'nin değerini gösterir. Bu nedenle kuruluş, aşağıdaki hususlar için araçlar geliştirmelidir:

• Önemli çevresel etkilere veya uyum sonuçlarına sahip olabilecek operasyonların ve faaliyetlerin temel özelliklerini izlemek.
• Performansı takip etmek.
• İzleme ekipmanını kalibre etmek ve bakımını yapmak.
• İç denetimler yoluyla, yürürlükteki yasa ve yönetmeliklere uygunluğu periyodik olarak değerlendirmek.

En etkili çevresel izleme ve ölçüm sistemleri, süreç ve sonuç ölçümlerinin bir kombinasyonunu kullanır. Kuruluş için doğru olan süreç ve sonuç ölçütlerinin bir kombinasyonunu seçmek önemlidir.

Sonuç ölçütleri: Üretilen atık miktarı veya meydana gelen dökülmelerin sayısı gibi bir süreç veya faaliyetin sonuçlarına bakar.

Proses ölçümleri: Ürün birim başına kullanılan boya miktarı veya bir konuda eğitilmiş çalışan sayısı gibi "yukarı akış" faktörlerine bakar.

İzleme Performansı

Kuruluşun başarılı bir ÇYS uygulaması için bir program ölçüm kriterleri belirlemesi önemlidir. Performans göstergeleri olarak da tanımlanan ölçüm kriterlerini belirlemek, ÇYS programının başarısını değerlendirmeye yardımcı olur. Performans göstergeleri genel başarıyı ölçerken temel karakteristik göstergeler belirli SEA’lar için ÇYS hedeflerine yönelik ilerlemeyi ölçer. Bu performans göstergeleri, çevre yönetimini iyileştirmeye yönelik genel sistemin ne kadar iyi çalıştığına odaklanır. Kuruluşun ve çalışanlarının başarıya ulaşılıp ulaşılmadığına veya prosedürlerde iyileştirme yapılması gerekip gerekmediğine karar vermesine yardımcı olan performans göstergelerini seçmek gerekir. Yönergeler olarak kıyaslama yaptılarsa, yönetimin ve personelin işlerin nasıl gittiğini anlaması daha kolaydır. Çevre politikasının ne kadar iyi uygulandığını açıklayan performans göstergelerine ihtiyaç vardır. Ayrıca, ÇYS'nin çeşitli bileşenlerinin tümü için performans göstergeleri de gereklidir. ÇYS’nin her bir bileşeni için seçilen ölçüm kriterleri muhtemelen farklı olacaktır. Örneğin, iletişim, dokümantasyon, paydaş erişimi veya eğitim programlarının başarısını nasıl ölçülmesi gerektiği belirlenmelidir. Yaklaşımlardan biri, paydaşlarla yapılan toplantıların sayısı, oluşturulan belgelerin sayısı, eğitilen çalışan sayısı veya eğitim saatlerinin sayısı gibi eylemleri ölçmektir. Ancak eylem her zaman sonuç anlamına gelmez. Her bir ÇYS bileşeninin amacını göz önünde bulundurmak ve hedeflere ulaşıldığından memnun olmak için sonuçları ölçmek için bir yol tanımlanmalıdır. Aşağıda, ÇYS'nin veya zaman içinde izlenebilen çeşitli program bileşenleri için ÇYS sonuçları Performans Göstergelerine ilişkin bazı örnekler yer almaktadır:

• Çevresel projeler planına dahil edilen SEA sayısı
• Ulaşılan çevresel amaç ve hedeflerin sayısı
• Birim üretim başına üretilen tehlikeli atık miktarı
• Çalışma ortamıyla ilgili çalışan hastalık izni izinleri
• Çevre eğitimini tamamlayan çalışanların yüzdesi
• Düzeltici eylemi çözmek için ortalama süre
• Üretim birimi başına enerji veya su kullanımı
• Geri dönüştürülen katı atık yüzdesi
• Topluluktan gelen şikayetlerin sayısı ve şikayetlere cevap sayısı
• Çalışanlardan üretilen kirlilik önleme fikirlerinin sayısı
• Ürün/hizmet birimi başına kullanılan kaynaklar
• Ürün/hizmet birimi başına üretilen kirlilik
• Yaşam döngüsü değerlendirmesinin yürütüldüğü ürünlerin yüzdesi
• Geri dönüşüm programı olan ürün sayısı
• Uyumsuzluk vakalarının sayısı

Kirlilik önleme başarılarını ölçmek, performansı izlemenin bir parçasını oluşturur. Ancak genel olarak çevresel başarıları ölçmekten farklı ve genellikle daha zor bir süreçtir. Bir atık akışındaki azalmanın ölçülmesi, yalnızca atığın azaltılmadığı, başka bir ortama aktarıldığı anlamına gelebilir. Bu nedenle, atık üretiminin kaynağındaki azalmayı ölçmek önemlidir. Kuruluşun kirliliği önlemeye yönelik faaliyetlerini ölçmek de önemli olabilir. Aşağıdaki bilgi kaynakları, kirliliği önlemeyi izlemenize yardımcı olabilir:

• İzin başvuruları
• TRI raporları
• Satın alma kayıtları
• Faturalar
• Tehlikeli atık bildirimleri
• Malzeme Güvenlik Bilgi Formları

Ayrıca kirlilik önleme faaliyetlerini desteklemek için idari prosedürler oluşturulabilir. Kuruluş, bu aşamada aşağıdaki hususları dikkate almalıdır:

• Kirlilik önleme fırsatlarını belirlemek için her bir tesis alanında prosedürler oluşturmak.
• Yerinde bir kimyasal veya hammadde envanter sistemine sahip olmak.
• Kirlilik önleme yoluyla kaç hedefe ulaşıldığının değerlendirilmesi.

Çevresel Performans Gösterge Türleri

Yönetim performans göstergeleri: Kuruluştaki politika, insanlar, planlama faaliyetleri, uygulama, prosedürler, kararlar ve eylemler.

Operasyonel performans göstergeleri: Girdiler, girdilerin temini, fiziksel tesis ve ekipmanın tasarımı, kurulumu, işletimi ve bakımı, çıktılar ve bunların teslimatı.

Çevresel durum göstergeleri: Çevrenin yerel, bölgesel, ulusal veya küresel durumu hakkında bilgi sağlar. Bir kuruluşun çevre boyutlarının gerçek etkisini veya potansiyel etkisini daha iyi anlamasına ve uygulanmasına yardımcı olur

Kalibrasyon Ekipmanı

İzleme ve ölçümün bileşenlerinden biri de ekipman kalibrasyonudur. Kuruluş, çevresel performansını etkileyen proses ekipmanlarını ve faaliyetleri tanımlamalıdır. Başlangıç ​​noktası olarak, temel süreç özellikleri ele alınmalıdır. İzleme ve ölçüm için aşağıdaki işlemler yapılabilir:

• Ekipmanın kendisinin ölçülmesi (örneğin, aktarım verimliliği için optimum aralıkta olup olmadığını görmek için bir akış tabancasından boya akış hızını ölçmek).
• Ana özelliğin ölçülmesine yardımcı olması için bir işleme ölçüm ekipmanı eklenmesi (örneğin, kaplama kalitesi için sıcaklığın optimum aralıkta olduğundan emin olmak için kaplama banyosundaki bir termometre, ürün boyunca önemli atıklara neden olan yeniden kaplama ihtiyacını azaltmak için yeniden çalışma).

Bazı kuruluşlar kritik izleme ekipmanlarını özel bir kalibrasyon ve önleyici bakım programına yerleştirir. Bu, doğru izlemenin sağlanmasına ve çalışanların çevresel izleme amaçları için hangi araçların en kritik olduğu konusunda bilgilendirilmesine yardımcı olabilir. Bazı kuruluşlar, izleme ekipmanının kalibrasyonunu ve bakımını alt yükleniciye yaptırmanın, bu işlevleri dahili olarak yerine getirmekten daha uygun maliyetli olduğunu düşünmektedir. 

Madde 9.1.2: Uygunluk Değerlendirmesi

Uygunluk Değerlendirmesi için buraya tıklayabilirsiniz.

Madde 9.2: İç Denetim
 

Madde 9.2.1: Genel

Kuruluş, uyguladığı ÇYS’nin ISO 14001:2015, Çevre Yönetim Sistemi standartlarının gerekliliklere uygun olup olmadığı hakkında bilgi sağlamak ve çevre yönetim sisteminin etkinliğini kontrol etmek için planlı aralıklarla iç tetkikler yapmalıdır.

Madde 9.2.2: İç Denetim Programı

Kuruluş, iç denetimlerinin sıklığı, yöntemleri, sorumlulukları, planlama gereksinimleri ve raporlaması dahil bir iç denetim programı oluşturmalı, uygulamalı ve sürdürmelidir. Kuruluş, iç denetim programını oluştururken ilgili proseslerin çevresel önemini, kuruluşu etkileyen değişiklikleri ve önceki denetimlerin sonuçlarını dikkate almalıdır. Ayrıca denetim kriterlerini tanımlayarak her bir denetimin kapsamını da belirlemelidir. Kuruluş, denetim sürecinin tarafsızlığını sağlamak için denetçileri iyi seçmelidir. Daha sonra denetim sonuçlarının ilgili yönetime rapor edilmesini sağlamalıdır.  Tetkik programının uygulanmasının ve tetkik sonuçlarının kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgilerin muhafaza edilmesi de çok önemlidir.

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sına göre denetçiler, mümkün olan her yerde denetlenen faaliyetten bağımsız olmalı ve her durumda önyargı ve çıkar çatışmasından uzak bir şekilde hareket etmelidir. İç denetimler sırasında tespit edilen uygunsuzluklar, uygun düzeltici faaliyetlere tabidir. Önceki denetimlerin sonuçları değerlendirilirken, önceden belirlenmiş uygunsuzluklar ve alınan önlemlerin etkinliği ile iç ve dış denetimlerin sonuçları da dikkate alınmalıdır. İç denetimler, ÇYS’nin etkinliğini değerlendirmeye yardımcı olmaya yönelik her zaman ISO 14001'in en önemli parçası olmuştur. Tüm süreçlerin gerekli sıklıkta denetlendiğinden emin olmak adına bir denetim programı oluşturulmalıdır. Buradaki odak, iş için en kritik olanlardır. İç denetimlerin tutarlı ve eksiksiz olmasını sağlamak için her denetim için net bir amaç ve kapsam tanımlanmalıdır. Bu aynı zamanda tarafsızlığı sağlamak için denetçi seçimine de yardımcı olur. En iyi sonuçları elde etmek için denetçiler, neyin denetleneceği konusunda bir çalışma bilgisine sahip olmalıdır. Ancak yönetim, denetim sonuçlarına göre hareket etmelidir. Bu genellikle bir uygunsuzlukla ilgili düzeltici faaliyetlerle sınırlı olmakla birlikte altta yatan nedenlerin dikkate alınması ve riski azaltmak veya ortadan kaldırmak için daha kapsamlı eylemler de gerektirir.

ÇYS, denetimi, “Bir kuruluşun ÇYS’sinin, kuruluş tarafından belirlenen çevre yönetimi sistem denetim kriterlerine uygun olup olmadığını belirlemek için kanıtları objektif olarak elde etmeye ve değerlendirmeye yönelik sistematik ve belgelenmiş bir doğrulama süreci ve bu sürecin sonuçlarının ilgili kuruluşa iletilmesidir.” diye tanımlar. Kuruluşun ÇYS'si kurulduktan sonra, sistemin uygulanmasını doğrulamak kritik bir aşamadır. ÇYS eksiklerini belirlemek ve çözmek önemlidir. Küçük bir organizasyonda, yöneticiler genellikle işe yakın olmaları sebebiyle sorunları veya eksiklikleri göremeyebilir. Bu nedenle, iç denetimler önemlidir. Periyodik olarak yapılan ÇYS denetimleri, ÇYS'nin tüm gereksinimlerinin belirli bir şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini ortaya çıkarır. 14001:2015 standardına uygun olarak, Yönetim ekibi çevresel riskleri, çevre mevzuatına dayalı hedefleri ve nihayetinde iyileştirilecek kilit performans göstergelerini belirlemelidir. Tüm bunlar, kuruluşun çevresel etkisinin aynı derecede olumlu olmasını sağlamak için tasarlanmıştır. İç denetim, artık sadece bu hedeflere ulaşıldığından değil, aynı zamanda ilgili olduklarından ve mevcut mevzuatın tüm ihtiyaçlarını ve iç ihtiyaçların karşılandığından emin olmak için de bir fırsat sunar. ÇYS üzerinde bir iç denetime başlamadan önce, ulaşılmaya çalışılan hedeflerin, standartların, risk kaydının, görünüm kaydının olup olmadığının veya sonuçların herhangi bir şekilde kaydedip kaydetmediğinin dikkatlice incelemesi tavsiye edilir. İç denetimler, aynı zamanda kuruluş hedeflerinin doğruluğunu ve uygunluğunu değerlendiriyor olmalıdır. Mevzuat açısından güncel olup olmadığına dikkat edilmelidir. Resmi olarak tanımlanmamış yeni görünen risklerin mevcudiyeti kontrol edilmelidir. Yönetim ekibi, amaç ve hedefleri belirlerken tüm paydaşları dikkate almalıdır. Alt taraftaki operatörlerin, her zaman daha yüksek düzeyde belirgin olmayan çevresel riskleri günlük bazda belirleyebilmeleri nadir görülen bir durum değildir. İyileştirme için yapıcı önerilerde bulunmak, herhangi bir etkin denetim sürecinin merkezinde yer alır. Bulunan iyileştirme fırsatları ve yapıcı öneriler ile sistemi doğru bir şekilde denetlemeye devam etmek daha kolaydır. Sonuçlar hakkında geri bildirim istenmeli ve denetimler düzenli olarak gerçekleştirilmelidir. Belirlenen hedeflerin ulaşılabilirliğine bakılmalıdır. Bu hedeflere ulaşmanın önünde engeller olup olmadığı değerlendirilmelidir. 

Kuruluşta Çevre Yönetim Sistemini tasarlayan, kullanan ve buna bağlı olan kişilerle işbirliği içinde çalışmak önemlidir. İç denetim sürecini, bir denetçinin sorular sorduğu ve denetlenen kurumun savunmacı bir şekilde yanıt verdiği tek yönlü bir kanaldan ziyade, performansı artırmak için bilgi ve yeteneğinizi kullanma şansı olarak görmek gerekir. Geliştirmeler takip edilmelidir. Kuruluş bunların faydasını muhakkak görür. Bir ÇYS denetim programının etkili olması için şu hususlara dikkat etmek önemlidir:

• Denetim prosedürleri ve protokolleri geliştirmek.
• Uygun bir denetim sıklığı oluşturmak.
• Denetçileri eğitmek.
• Denetim kayıtlarını tutmak.

ÇYS denetimlerinin sonuçları, düzeltici eylem sistemiyle bağlantılı olmalıdır. ÇYS denetimleri zaman alıcı olsa da ÇYS etkinliği için kritik öneme sahiptir. ÇYS eksikliklerinin sistematik olarak tanımlanması ve yönetime raporlanması aşağıdaki durumlar için büyük bir fırsat sağlar:

• Yönetimin çevreye odaklanmasını sağlamak.
• ÇYS’yi iyileştirmek.
• Maliyet etkinliğini sağlamak.

Denetim Metodolojisi

Denetimleri yürütmek için iki tür metodoloji vardır. Bunlar, Uygunluk Denetimi ve Performans Denetimidir. Uygunluk Denetimi, daha çok geleneksel bir tarzdır. Yani ISO 14001 gerekliliklerine uymak için prosedürlerin takip edildiğinden emin olmak için kullanılır. Bu tür denetim, personelin prosedürleri takip etmesini, ne zaman ve nerede olmaları gerektiği konusunda ölçümler yapılması gerektiğini sağlamakla birlikte mevzuat kaydının gözden geçirilmesi, güncellenmesi ve uygun kayıtların oluşturulması gibi süreçleri ele alır. Bu tür denetim metodolojisi, halihazırda ISO 9001 gerekliliklerini karşılayan belgelenmiş bir kalite güvence sistemine sahip bir kuruluş için ikinci nitelik olacaktır. İç denetçilerin denetim sırasında çevresel uygunsuzlukları belirleyebilmek önemlidir. Uyumsuzluk, örneğin, bir personel üyesinin bir kayıt defterine giriş yapma hatası nedeniyle çöp sahasına giden bir atık akışının günlük miktarlarını ihmal etmesi olabilir. Eylem yapılır ancak kaydedilmez. Çevresel bir uygunsuzluk, geri dönüştürülmüş kağıt kullanımına ilişkin aylık rakamın planlandığı gibi artmaması gibi ölçülebilir bir hedef de olabilir. Herhangi bir nedenle operatörler ve yönetim tarafından bu tespit edilmemişse ve düzeltici önlem alınmamışsa, bu durum belirlenen hedefleri etkileyebilir. Çevre politikasındaki bir beyanı tehlikeye atabilir ve potansiyel bir çevresel uyumsuzluk oluşturabilir.

Denetim Sıklığı

ÇYS denetimlerinin sıklığı belirlenirken dikkate alınması gereken bazı hususlar vardır. Bunlar aşağıdaki gibidir:

• Operasyonların doğası
• Önemli çevresel etkiler
• İzleme programınızın sonuçları
• Önceki denetimlerin sonuçları

Genel bir kural olarak, ÇYS'nin tüm bölümleri en az yılda bir kez denetlenmelidir. Tüm ÇYS bir kerede denetleyebileceği gibi daha sık denetimler için ayrı öğelere de bölünebilir.

Yönetime Geri Bildirimde Bulunmak

Yönetim, ÇYS eksikliklerindeki eğilimleri veya kalıpları belirlemek için ÇYS denetim sonuçlarını kullanır. Kuruluş ayrıca, belirlenen sistem boşluklarının zamanında düzeltilmesini ve düzeltici faaliyetlerin belgelenmesini sağlamalıdır. Standart, denetimlerin sonuçları hakkında yönetime bir tür geri bildirim çağrısında bulunur. Çünkü denetimlerin sonuçları, amaç ve hedefler aracılığıyla planlananlar ve gerçekte elde edilenler arasında büyük farklılıklar gösteriyorsa, yönetimin yükümlülüklerini yerine getirmek için tüm sistemin etkinliğini yeniden gözden geçirmesi gerekir.

Denetim Prosedürü

Denetimlerin gerçekleştirilmesine ilişkin metodoloji, yazılı prosedürler dahilinde oluşturulmalıdır. Denetim sıklıkları bir çizelge ya da plan olarak belirtilmeli ve bu, önceki denetimlerin sonuçlarını da dikkate almalıdır. Son denetimde ortaya çıkan birçok uygunsuzluk, düzeltici ve önleyici tedbirlerin işe yaradığı belirlenene kadar daha sık bir yeniden denetimi tetiklemelidir. Son olarak, kuruluşlar tarafından kullanılan diğer denetim türleri arasında dış saha denetimleri, temizlik, dışarıdan gelen görsel etki, kokular ve toz bulunur. Bu ek denetimler, yalnızca uygunluk ve performans denetimlerinin etkinliğini artırabilir. ÇYS denetimleri, uygunluğun nesnel kanıtlarına odaklanmalıdır. Ayrıca etkilenen alanlardaki insanlarla ilgili diğer bilgiler de önemlidir. Bu, karışıklığın önlenmesine yardımcı olacak ve denetim sürecini kolaylaştıracaktır. ÇYS denetim programını mevzuata uygunluk denetim sürecine bağlamak gerekir. Bir iç denetim yapma süreci aşağıdaki gibi olabilir:

• Denetim takvimi
• Süreç denetimi planlaması
• Denetimin yapılması
• Denetim raporlaması
• Denetim konularının ve iyileştirmelerin takibi

Madde 9.3: Yönetim Gözden Geçirmesi

Üst yönetim, çevre yönetim sistemini planlı aralıklarla gözden geçirerek sürekli uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sağlamalıdır. Yönetimin gözden geçirmesi, önceki yönetim gözden geçirmelerinden elde edilen eylemlerin durumunun değerlendirilmesini de içermelidir. Ayrıca ÇYS ile ilgili iç ve dış konulardaki değişiklikler, uygunluk yükümlülükleri, ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri, önemli çevresel yönler, riskler ve fırsatlar, çevresel hedeflere ne ölçüde ulaşıldığı da bu kapsamdadır. Yönetimin gözden geçirmesi, kaynakların yeterliliğini ve şikayetler de dahil ilgili taraflardan gelen ilgili iletişimi dikkate almalıdır. Yönetimin gözden geçirmesi, kuruluşun çevresel performansı hakkında bilgi içermelidir:

• Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetler
• İzleme ve ölçüm sonuçları
• Uyum yükümlülüklerinin yerine getirilmesi 
• Denetim sonuçları

Ayrıca sürekli iyileştirme fırsatları da dikkate alınmalıdır. Yönetim incelemesinin çıktıları aşağıdaki hususları içermelidir: 

• Çevre yönetim sisteminin sürekli uygunluğu, yeterliliği ve etkinliği hakkında sonuçlar.
• Sürekli iyileştirme fırsatlarıyla ilgili kararlar.
• Kaynaklar da dahil olmak üzere çevre yönetim sistemindeki herhangi bir değişiklik ihtiyacına ilişkin kararlar.
• Gerekirse çevresel hedeflere ulaşılmadığında eylemler.
• ÇYS’nin diğer iş süreçleriyle entegrasyonunu iyileştirme fırsatları.
• Kuruluşun stratejik yönü için herhangi bir çıkarım.

Kuruluş, yönetim gözden geçirmelerinin sonuçlarının kanıtı olarak bilgileri muhafaza etmelidir. ISO 14001:2015 standardının Ek A’sına göre yönetim incelemesi yüksek düzeyde olmalıdır. Ancak ayrıntılı bilgilerin kapsamlı bir incelemesi olması gerekmez. Bununla birlikte yönetim gözden geçirme konularını bir kerede ele almak zorunda değildir. Gözden geçirme, belirli bir süre boyunca gerçekleşebilir ve yönetim kurulu veya operasyonel toplantılar gibi düzenli olarak planlanmış yönetim faaliyetlerinin bir parçası olabilir. Ayrı bir faaliyet olması gerekmez. İlgili taraflardan alınan ilgili şikayetler, iyileştirme fırsatlarını belirlemek için üst yönetim tarafından gözden geçirilir. “Uygunluk” ifadesi, çevre yönetim sisteminin organizasyonun faaliyetlerine, kültürüne ve iş sistemlerine nasıl uyduğunu tanımlar. “Yeterlilik” ise ISO 14001:2015 gerekliliklerini karşılayıp karşılamadığını ve uygun şekilde uygulanıp uygulanmadığını ifade eder. “Etkinlik”, istenen sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığını ifade eder.

ISO 14001, kuruluşun üst yönetiminin, sürekli uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sağlamak için ÇYS’nin belirlediği planlı aralıklarla gözden geçirmesini gerektirir. Yine sağduyu, bir sistem uygulandığında, planlananın gerçekte olup olmadığını test etmek için bir gözden geçirme süreci olması gerektiğini belirtir.  Yönetim gözden geçirmeleri, sürekli iyileştirmenin ve ÇYS'nin zaman içinde kuruluşun ihtiyaçlarını karşılamaya devam etmesini sağlamanın anahtarıdır. Yönetim incelemeleri ayrıca ÇYS'yi verimli ve uygun maliyetli tutmak için harika bir fırsat sunar. ÇYS prosedürleri ve diğer faaliyetler değer katmıyorsa, bunları ortadan kaldırmak gerekir. Bir yönetim incelemesinin yanıtlamaya çalıştığı anahtar soru şu olmalıdır: “Sistem çalışıyor mu? Yani, ihtiyaçlarımıza göre ÇYS uygun, yeterli ve etkili mi?”

ISO 14001:2015 standardı, yönetimin gözden geçirmesi açısından bir kuruluştan neyin gerekli olduğunu ve kuruluşun sürekli iyileştirmeye olan bağlılığını göstermek için hangi girdi ve çıktı kriterlerinin karşılanması gerektiğini belirler. Tahmin edeceğiniz gibi, hedeflerin ve amaçların tanımlanması da bu ilk yönetim gözden geçirme sürecinin temel unsurudur ve bir kuruluşun üst yönetim ekibi bunda kilit bir rol oynamalıdır. Ancak 2015 standardında liderliğe artan vurgu, üst yönetimin ÇYS'nin nasıl ölçüldüğünü ve geliştirildiğini ve bunun ne kadar etkili olduğunu anlaması ve bu konuda konuşabilmesini gerektirir. Bu nedenle, doğru, anlamlı ve sürdürülebilir hedeflere sahip olmaya artan bir odaklanma ortaya çıkacaktır. Bir organizasyonun üst yönetim ekibi artık çevresel hedeflerini ve işletme içindeki yetkilerini belirlerken ekstra özen göstermelidir. 

Ekip, hedef belirlemeden iletişime ve performansın gözden geçirilmesine kadar tüm süreç boyunca liderlik sergileyebilir ve sonunda sürekli iyileştirmenin mümkün olduğunu ve gerçekten gerçekleştirildiğini garanti edebilmelidir. Tüm çalışanlar ve paydaşlar, hedeflerin ve bu hedeflere ulaşmak için yapılması gerekenlerin farkında olmalıdır. Bu süreçleri yönetim incelemesinde kayıt altına alarak resmileştirmek kuruluşa yardımcı olur. Yönetim inceleme tutanaklarının ekip ve paydaşlarla paylaşılması da yardımcı olacaktır. Böylece herkes, üst yönetim ekibinin hedefleri konusunda net olduğunun farkına varabilir.

Çevre yönetimi incelemesini gerçekleştirmenin doğru bir yolu yoktur. Ancak bu, kuruluşun kültürüne ve kaynaklarına uygun olmalıdır. Standart, üst yönetime atıfta bulunduğundan, bu, bağlılığı göstermek için bu tür gözden geçirmelerde belirli bir düzeyde personel bulunması gerektiğini gösterir. Yönetimin gözden geçirme sürecine dahil olması gereken iki tür insan vardır. Bunlar, doğru bilgiye sahip kişiler ve karar verebilen kişilerdir. Kuruluş için en iyi sonucu verecek yönetim incelemelerinin sıklığını belirlemek gerekir. Bazı kuruluşlar bu incelemeleri yönetici toplantıları gibi diğer toplantılarla birleştirir. Bazı kuruluşlarsa bağımsız incelemeleri tercih eder. ISO 9000 amaçları için, yönetim gözden geçirmeleri genellikle yılda bir veya iki kez yapılır. Kuruluşun yaklaşımı ne olursa olsun, hangi konuların tartışıldığı, hangi kararlara varıldığı ve hangi eylem öğelerinin seçildiği konusunda birinin not aldığından emin olmak gerekir. Ayrıca yönetim incelemeleri belgelenmelidir. Yönetimin gözden geçirmesi, değişen koşulların ÇYS'nin uygunluğunu, etkinliğini veya yeterliliğini nasıl etkileyebileceğini değerlendirmelidir. Değişen koşullar, örneğin yeni tesisler, yeni malzemeler, ürünlerdeki/hizmetlerdeki değişiklikler, yeni müşteriler gibi kuruluşun içinde olabilir veya yeni yasalar, yeni bilimsel bilgiler veya bitişik arazi kullanımındaki değişiklikler gibi dış etkenler olabilir.

Gözden geçirilmesi gereken belirli asgari alanlar vardır ve çoğu kuruluş tarafından kullanılan seçenek, her toplantı için standart bir gündeme sahip olmaktır. Gündemin ilk maddesi çevre politikasının gözden geçirilmesi olmalıdır. Bu, tüm sistem için önemlidir. Üst yönetim bunu inceleyebilmeli ve politikada belirtildiği gibi planlananın gerçekleştiğini veya önemli ilerleme kaydedildiğini güvenle söyleyebilmelidir. Böylece tipik bir gündem aşağıdaki gibi olabilir:

• Çevre Politikasında belirtilen hedeflere ulaşılıyor mu?
• Kuruluş, çevresel boyutları belirlemek için sürekli kapasiteye sahip mi?
• Sistem, kuruluşun bu yönlere bir önem ölçüsü vermesine izin veriyor mu?
• Uygulanan operasyonel kontroller istenen kontrol seviyelerine ulaştı mı?
• Hedeflerin kayma tehlikesiyle karşı karşıya olduğu yerlerde, ekstra kaynakların planlanan zaman ölçeğine geri dönüşü garanti etmesini sağlamak için etkili düzeltici eylemler gerçekleştiriliyor mu?
• İç denetimler uygunsuzlukların belirlenmesinde etkili mi?
• Çevre politikası önümüzdeki 12 ay için yeterince sağlam mı?

Birçok kuruluş yılda bir yönetim incelemesi yapar.  Tüm hayati yönlerin gözden geçirildiğinden, harekete geçildiğinden ve iyileştirildiğinden emin olmak için tanımlanmış bir araç olduğu sürece bu yeterlidir. Bu, yönetimin gözden geçirme toplantısında belirlenen hedeflere sadık kalmayı sağlar. Uygulama döneminin ilk aylarında bu döngüsel gözden geçirmelerin uygun olmadığı ve sadece sistemin uygulanmasındaki ilerlemeye odaklanmaları gerektiği iddia edilebilir. Bu makul bir bakış açısıdır. Ancak sistem olgunluğa yaklaştıkça, yukarıdaki gibi bir gözden geçirme 6 ila 12 aylık aralıklarla faydalı olabilir. Kuruluşun, yerinde denetimden önce prosedürü izleyerek, belgelendirme kuruluşuna uygulamanın kanıtını göstermek için bir tam yönetim incelemesi yapması ihtiyatlı olacaktır. Belirlenen hedeflere ulaşıldığı sonucuna varılırsa, kuruluş önemli çevresel etkilerini en aza indirme ve böylece Standardın gerekliliklerine uyma yolundadır.

Yönetim İncelemeleri Sırasında Düşünülmesi Gereken Sorular
 

1. Hedeflere ulaşıldı mı? Ulaşılmadı ise neden? Hedefler değiştirilmeli mi?
2. Çevre politikası halen yapılan işle alakalı mı?
3. Roller ve sorumluluklar açık mı ve mantıklı mı?
4. Kaynaklar uygun şekilde kullanılıyor mu?
5. Prosedürler açık ve yeterli mi? Başkalarına ihtiyaç var mı? Bazıları elenmeli mi?
6. ÇYS izleniyor mu? Bu denetimlerin sonuçları ne söylüyor?
7. Malzemelerdeki, ürünlerdeki/hizmetlerdeki değişiklikler ÇYS'nin etkinliği üzerinde ne gibi etkiler yaratıyor?
8. Yasalardaki veya düzenlemelerdeki değişiklikler bazı yaklaşımları değiştirmeyi gerektiriyor mu?
9. Son incelemelerden bu yana hangi paydaş endişeleri dile getirildi?
10. Daha iyi bir yol var mı? Geliştirmek için başka ne yapılabilir?

Yönetim incelemenizden kaynaklanan eylem öğelerini belgeledikten sonra, birinin takip ettiğinden emin olmak önemlidir. Bu öğelerdeki ilerleme izlenmelidir. ÇYS'deki olası değişiklikleri değerlendirirken, diğer kurumsal planların ve hedeflerin de dikkate aldığından emin olmak gerekir. Çevresel karar verme, genel yönetim ve stratejinize entegre edilmelidir.

HEXAGON ISO SOFTWARE, ISO 14001, 13485, 9001, 45001 başta olmak üzere birçok yönetim sistemi standardının gereksinimlerini en kapsamlı şekilde uygulamak ve karşılamak için güvenilir, etkili ve uzmanlarca onaylanmış bir yönetim sistemi yazılımıdır. Kuruluşunuzun yönetim sistemlerini ve operasyonel faaliyetlerini eş zamanlı olarak proaktif bir şekilde yönetmenize yardımcı olur. Bu bağlamda, sürekli iyileştirme faaliyetlerinize katkıda bulunarak verimliliğinizi arttırır.

ISO 14001:2015 Çevre Yönetim Sistemi, Madde 10: İyileştirme

Web sitemizin ilgili sayfasından modüller hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz: www.hexagoniso.com