Madde 9: Performans Değerlendirme
 

Tanıtım

Operasyonel faaliyetlerden ISO 9001:2015 Standardında gelen madde Performans Değerlendirme maddesidir.  Faaliyetler gerçekleştirildikten sonra kuruluş da neyin, nasıl ve ne zaman izleneceğini, ölçüleceğini, analiz edileceğini ve değerlendirileceğini belirlerken; İç tetkikler, yönetim sisteminin kuruluşun gereksinimlerine ve standarda uygun olup olmadığı konusunda bilgi sağlar. Bu bilgi, sistemin etkin bir şekilde uygulanıp uygulanmadığı ve sürdürülebilirliğinin değerlendirilmesi bakımından da önemlidir. Yönetimin düzenli gözden geçirme toplantıları ile “Yönetim sistemi uygun, yeterli ve etkili mi?” sorusunu ele alınır. Denetçi, sonuçları plana göre kontrol etmek adına metrikler, çizelgeler, değerlendirmeler, uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler gibi tutarlı bir dizi gereksinimden yararlanır. 

Performans değerlendirmesinin üç alt maddesi vardır.

• 9.1 İzleme, ölçme, analiz ve değerlendirme

1. 9.1.1 Genel
2. 9.1.2 Müşteri memnuniyeti
3. 9.1.3 Analiz ve değerlendirme

• 9.2 İç denetim
• 9.3 Yönetim İncelemesi

1. 9.3.1 Genel
2. 9.3.2 Yönetim gözden geçirme girdileri
3. 9.3.3 Yönetimin gözden geçirme çıktıları

Madde 9.1: İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme
 

Madde 9.1.1: Genel

Kuruluş, neyin izlenmesi ve ölçülmesi gerektiğinin yanı sıra geçerli sonuçları sağlamak adına gereken izleme, ölçme, analiz ve değerlendirme yöntemlerini de belirlemelidir. Ayrıca kalite yönetim sisteminin performansını değerIendirdikten sonra sonuçlarını da kayıtlı belge olarak muhafaza etmelidir. Kuruluş, neyin ölçülmesi ve izlenmesi gerektiğini belirlemek ve sonuçlarını analiz ederek değerlendirmekle yükümlüdür. Bununla birlikte ölçümün ne zaman yapılacağı ve sonuçlarının ne zaman değerlendirileceği kuruluşun inisiyatifindedir. Kuruluşun bilgi ihtiyacı ile ilgili ölçümleri mevcut olsa da ihtiyaçlar zamanla değişebilir. Örneğin bir kuruluşta yönetim sistemi henüz kurulmuş ise farkındalık eğitimine katılımı izlemek önemlidir. Kuruluş eğitim sonrasında belirlediği hedefler ve katılımcıların ne öğrendikleri üzerinden bir değerlendirme yapabilir. Buradaki bilgi ihtiyacı, farkındalık düzeyinin organizasyonun performansı üzerindeki etkisine göre şekillenebilir.

ISO 9001:2015 versiyonu, bir kuruluşun KYS'sinin ne kadar iyi performans gösterdiğini ölçmeye ve değerlendirmeye daha fazla vurgu yapar. Buna bir dizi metrik ve ölçümün geliştirilmesi, derlenmesi, düzenli olarak gözden geçirilmesi ve yönetimin gözden geçirme süreci de dahildir. ISO 9001:2008 sürümü, madde 8.1'de planlama için bir gerekliliğe vurgu yapıyordu. Ancak son sürümde izleme ve ölçmeye ihtiyacının belirlenmesi, gerçekleştirme, analiz etme ve değerlendirme sırasında kullanılacak yöntemlerin belirlenmesi ile değiştirildi. Ayrıca seçilen yöntemlerin geçerli sayılabilmesi için karşılaştırılabilir ve tekrarlanabilir sonuçlar elde etmesi gerektiğine de vurgu yapıldı.

Kuruluş, KYS’sini izleyen, ölçen, analiz eden ve değerlendiren süreçleri planlamalı ve uygulamalıdır. Bu süreçlerin merkez noktası ise ürün/hizmet uygunluğu, süreç uygunluğu ve KYS etkinliğinin iyileştirilmesi olmalıdır. Burada istatistiksel teknikler de dahil olmak üzere pek çok yöntem kullanmak fayda sağlayabilir. Kuruluş, neyin izleneceğini ve ölçüleceğini planlarken, her bir KYS süreç ve faaliyeti için oluşturulan kalite hedeflerini ve oluşturulan tüm performans göstergelerini de gözden geçirilmelidir. Burada önemli olan çokça hedef belirlemek değildir. Önemli olan müşteri gereksinimlerini karşılamaya odaklanmış, kilit rol oynayan ve riske açık süreçleri tutarlı ve anlamlı hedefler şeklinde geliştirmektir. Kuruluş bu aşamada, ölçüm ve veri analiz süreçlerinin planlamasını, ürün ve KYS performans verilerini toplamak, düzenlemek ve analiz etmek için gereken zamanı, insan gücünü, bilgisayar, yazılım, istatistiksel araç vb. gibi yöntem ve kaynaklarını da dikkate almalıdır. 

Ölçüm, önceden tanımlanmış ölçüm cihazları kullanılarak, önceden tanımlanmış aralıklarla ve numune boyutlarındaki kabul kriterlerine göre ürün özelliklerinin & proses parametrelerinin fiziksel olarak ölçülmesi demektir. Ölçüm sonuçları her zaman tam olarak kaydedilemeyebilir. Her bir süreç kapsamında hangi istatistiksel yöntemlerin hangi ölçüde kullanılacağını belirlemek için kuruluşun müşteri gereksinimleri, ürün, teknoloji ve üretim süreçleri gibi işlevler arası bilgiyi kullanması gerekir. Ürün özelliklerini ve süreç parametrelerini doğrulamaya yönelik istatistiksel yöntemlerin, süreç yeterlilik çalışmalarının, kontrol çizelgelerinin, pareto ve varyasyon analizinin de kalite planlarına dahil edilmesi önemlidir. 

Kuruluş, istatistiksel yöntemler ve araçlar kullanarak personeli için uygun olan eğitim ve yetkinlik gerekliliklerini tanımlamalı ve uygulamalıdır. İzleme, ürün özelliklerinin veya süreç parametrelerinin kabul edilebilir sınırlar içinde olup olmadığını belirlemek adına periyodik olarak kontroller yapmayı ifade eder. İzleme sıklığı, ürün ve süreçlerdeki risklere göre değişebilir. İzleme, ürün ve süreç ölçümünün kapsamını ve sıklığını belirleme konusunda da yarar sağlar. Bu maddeyi kapsayan tüm süreçlerin KYS'nin bir parçası olarak tanımlanması ve belgelendirilmesi gerekir. Kuruluş, bu işlemler için gerekli olan belge, kontrol ve kaynakları da belirlemekle yükümlüdür. Burada bir ürün kalite planı kullanılabileceği gibi belgelenmiş prosedür veya belirli uygulamalar, belgeler ve yöntemlerin başka bir kombinasyonu da kullanılabilir. Ancak kuruluş, belgelenmiş kontrollerin kapsamını belirlerken ürün, süreç ve kaynaklarıyla ilgili riskleri de dikkate almalıdır. KYS süreçlerinde kullanılan izleme ve ölçüm yöntemlerinin çıktısı, ürünün ve KYS'nin şartlara uygunluk derecesini ve KYS'nin etkin bir şekilde uygulanıp uygulanmadığını belirlemek adına faydalı performans göstergeleri sunar. Ayrıca, planlanan ve amaçlanan sonuçlara ulaşmak, iyileştirme fırsatlarını belirlemek, süreç kapasitesini göstermek, KYS süreçlerini izlemek ve ölçmek için yöntemler ve göstergeler oluşturmak gereklidir.

Kuruluşun, süreç izleme ve ölçüm göstergeleri ve kontrollerini belirlemek adına müşteri gereksinimlerini, ürün, teknoloji, üretim süreçlerini ve bu işlevler arasındaki bilgiyi kullanması gerekir. İzleme ve ölçüm manuel veya otomatik yöntemlerle yapılabilir. Belirli süreçlerde hangi sorunların ortaya çıktığını ve çıkabileceğini gözden geçirmek yararlı yöntemleri belirlemenin bir başka yoludur. Bu oluşumları izlemek, ölçmek, sorunları azaltmak ve ortadan kaldırmak için süreç kontrolleri geliştirmek ve verileri analiz ederek değerlendirmek gerekir. Malzeme, ekipman, tesis, yöntem, teknoloji, personel, bilgisayar donanımı veya yazılımı gibi bir süreçteki değişkenlerden herhangi biri ile ilgili sorunlar veya riskler ortaya çıkabilir. Bu noktada kılçık analizi veya benzeri araçlar kullanılarak, çok faydalı izleme ve ölçme yöntemleri ve süreç performans göstergeleri geliştirilebilir. Düzeltme faaliyetleri, tespit edilen bir uygunsuzluğu, ortadan kaldırmak için yapılan faaliyetler bütünüdür. Kuruluşun ürün/hizmet ve sürecin hangi özelliklerinin izleyeceğini ve ölçeceğini belirleyen net bir plana sahip olması gerekir. Bununla birlikte bu özelliklerin ne zaman izleneceği ve ölçüleceği ve ölçümden elde edilen verilerin ne zaman analiz edileceği de belirlenmelidir. Kullanılan yöntemin geçerli sonuçlar vermesi çok önemlidir. Bu aşamada, KYS’nin etkinliğinin de değerlendirilmesi gerekir. İzleme, ölçüm, analiz ve değerlendirmenizin kaydını tutmak da gereklidir. Peki, süreçler nasıl izlenmelidir?:

• İlk olarak, yeni süreçlerin gereksinimlere uyma kabiliyetini belirlemek ve kurmak gerekir.

• İkinci olarak, süregelen istikrarı ve gereksinimleri karşılama yeteneğini doğrulamak için bu süreçleri zaman içinde izlemek gerekir.
• Üçüncü adımda ise sürekli iyileştirme seviyelerini belirlemek ve elde etmek gerekir.

Planlanan sonuçlara ulaşmak adına, izleme ve ölçüm için kullanılan kontrol yöntemleri, her bir KYS süreci için belirlenen performans göstergelerine ulaşmaya odaklanmalıdır. İzleme ve ölçüm teknikleri, numune alma planları ve kabul kriterleri kalite planında belgelenmeli veya bunlara atıfta bulunmalıdır. Burada belirli uygulamalar, prosedürler, belgeler ve yöntemlerin farklı kombinasyonları da kullanılabilir. Kuruluş, belgelenmiş kontrollerin kapsamını belirlerken risk ve fırsatları da ele almalıdır. Her bir KYS sürecinde kullanılan izleme ve ölçüm yöntemlerinin çıktısı, KYS süreçlerinin etkin bir şekilde uygulanması ve sürdürülmesinin belirlenmesi için faydalı performans göstergeleri sağlar.

Madde 9.1.2: Müşteri Memnuniyeti

Kuruluş, müşterilerin ihtiyaç ve beklentilerinin ne derece karşılandığına ilişkin algılarını izlemelidir. Ayrıca bu bilgileri elde etme, izleme ve kullanma yöntemlerini de belirlemekle yükümlüdür. Müşteri algılarının izlenmesine yönelik yöntemler, müşteri anketlerini, teslim edilen ürün veya hizmetlerle ilgili müşteri geri bildirimini, müşterilerle yapılan toplantıları, pazar payı analizlerini, övgüleri, garanti taleplerini ve bayi raporlarını içerebilir.

Müşteri memnuniyeti, müşteri görüşleri hakkında analiz ve değerlendirme sunan önemli bir ölçüttür. Müşteriler, ürünü kendi ürünlerine entegre eden montajcılar, ürünü veya entegre ürünü pazarlayan & satan bayiler ve distribütörler de olabilir. Kuruluş, gereksinimleri karşılayıp karşılamadığını belirlemek adına iç ve dış kaynaktan gelen tüm geri bildirimleri dikkate almalıdır. Müşteri gereksinimleri, ürünün tasarımı, üretimi, teslimatı, servisi, desteği ya da iletişim ve finansal gereksinimler gibi farklı alanlarda olabilir. Bu gereksinimleri belirlemek ve karşılamak için gerekli kontrollere sahip olmak, müşteri geri bildirimi, müşteri memnuniyeti ve KYS'nin etkinliğini ölçmek için gerekliliktir.  Madde 9, müşterinin bakış açısından bu gereksinimlerin ne ölçüde karşıladığına ilişkin bilgilerin toplanmasına ve analiz edilmesine vurgu yapar. Müşterinin gereksinimlerine göre performans değerlendirmesi yapabilmek için  analiz edilecek ve değerlendirilecek şekilde sürekli olarak bilgi toplamak gerekir. Tasarım, üretim, teslimat, servis ve destek gibi her türlü performans göstergesi kullanılarak hem müşteriden hem de iç süreçlerden bilgi toplanabilir. Müşteri memnuniyeti geri bildirimlerini hem olumlu hem de olumsuz olarak izlemenin birçok yolu vardır. Bunlar arasında müşteri şikayetleri, müşterilerle doğrudan iletişimler, anketler, taşeronlar aracılığıyla gelen performans verilerinin toplanması ve analizi, tüketici kuruluşlarından gelen raporlar, çeşitli medya, sektör ve endüstri araştırmalarındaki raporlar yer alabilir. Bu aşamada kuruluştan müşteri memnuniyeti göstergelerini, veri toplama sıklığını, yöntemini, verileri özetlemeyi, incelemeyi, değerlendirmeyi, iyileştirme faaliyetlerini, zaman çizelgesini, sorumluluğu ve takibi tanımlayan bir sürece sahip olması beklenir. Birçok müşteri, yukarıda belirtilen bilgilerin bir kısmı veya tamamı hakkında rutin olarak geri bildirim sağlar. Müşteri memnuniyetinin iyileştirildiğinden ve korunduğundan emin olmak adına tüm müşteri geri bildirimlerinin sürekli olarak gözden geçirilmesi gerekir. Kuruluş, müşteri memnuniyeti göstergelerindeki eğilimleri izlemeli ve bu verileri sürekli iyileştirme için bir temel olarak kullanmalıdır. Burada hem iç ve hem de dış müşteri memnuniyeti dikkate alınmalıdır. Her dahili sürecin başka bir sürecin müşterisi ya da tedarikçisi olduğunu hatırlamak da fayda vardır. Kuruluş, madde 9’u kapsayan süreçleri KYS’nin bir parçası olarak tanımlamalı ve belgelemeli; hangi belgelere, kontrollere ve kaynaklara ihtiyacı olduğunu da belirtmelidir. Kuruluşun sahip olması gereken belgelenmiş kontrollerin kapsamını belirlerken risklere ve fırsatlara da bakması gerekir. Müşteri memnuniyetini kontrol eden süreçlerin etkinliğini ölçmek için kullanılan performans göstergeleri, müşteri geri bildirim derecelendirmelerinde iyileştirmeyi içerebilir.

Madde 9.1.3: Analiz ve Değerlendirme

Kuruluşun, izleme ve ölçmeden kaynaklanan uygun veri ve bilgileri analiz etmesi ve değerlendirmesi gerekir. Ürünlerin/hizmetlerin uygunluğunu, müşteri memnuniyetinin derecesini, kalite yönetim sisteminin performansını ve etkinliğini değerlendirmek için analiz sonuçlarını kullanmak önemlidir. Bunun yanı sıra kuruluş, planlamanın etkin bir şekilde uygulanıp uygulanmadığını ve risk ve fırsatları ele almak için alınan önlemlerin etkinliğini de değerlendirmelidir. Buna dış tedarikçilerin performansı ve kalite yönetim sistemindeki iyileştirme ihtiyacının değerlendirilmesi de dahildir. Verileri analiz etme yöntemleri istatistiksel teknikleri içerebilir.

Analiz ve değerlendirme gereksinimleri ISO 9001:2015 sürümünde madde 9.1.3’te ifade edilmiştir. Bir önceki sürümde bu gereklilikler, madde 8.4’te verilerin analizi olarak yer alıyordu. Son sürümdeki madde 9.1.3, planlamanın etkin bir şekilde uygulanıp uygulanmadığını değerlendirmek için analiz sonuçlarının kullanılması gerektiğini belirtir. Ancak önceki sürümde böyle bir ifade yer almıyordu. Yine son sürümdeki madde 9.1.3, riskleri ve fırsatları ele almak için alınan önlemlerin etkinliğini değerlendirmeye vurgu yapar. Fakat 2008 sürümü risk ve fırsatlardan da bahsetmez. ISO 9001:2008'deki madde 8.4, müşteri memnuniyeti hakkında bilgi sağlamak için verilerin analiz edilmesini gerektiğini ifade ediyordu. Ancak 2015 sürümünde madde 9.1.3, müşteri memnuniyetinin “derecesini” değerlendirmek için analiz ve değerlendirmenin kullanılmasını gerektiğinin altını çizer. ISO 9001:2008'deki madde 8.4, ürün gereksinimlerine uygunluk hakkında bilgi sağlamak için verilerin analizine atıfta bulunurken; 2015 versiyonundaki madde 9.1.3, analiz sonuçlarının ürünlerin/hizmetlerin uygunluğunu değerlendirmek için kullanılmasını gerektiğine atıfta bulunur. Son olarak, ISO 9001:2008'in 8.4 maddesi, tedarikçiler hakkında bilgi sağlamak için verilerin analiz edilmesini gerektiriyordu. Ancak ISO 9001:2015’teki madde 9.1.3, analiz sonuçlarının harici sağlayıcıların performansını değerlendirmek için kullanılması gerektiğini ifade ediyor. Buradaki “harici bir sağlayıcı” kuruluşun dışında bulunan bir ürün veya hizmet tedarikçisidir. Sağlayıcı bir üretici, distribütör, perakendeci veya satıcı olabilir.

Kuruluş, ürünlerin, hizmetlerin, KYS süreçlerinin, üretim çıktısının, tedarikçi performansı, kaynak kullanımı, düşük kalite maliyeti, müşteri memnuniyeti gibi ilgili KYS verilerini toplamalı ve analiz etmelidir. Ayrıca kuruluşun, uzun vadeli ilerleme ve daha fazla iyileştirme sağlayan fırsatları belirlemesi veya olumsuz eğilimler için düzeltme faaliyetlerine öncelik vermesi için eğilim analizlerini de kullanması gerekir. Birçok kuruluş, veri toplamak için etkin sistemlere sahip olabilir. Ancak bu verileri karar verme için sıralama, özetleme ve sunma konusunda yetersiz bir iş çıkarması başarısız bir süreç demektir. Bu sebeple toplanan verilerin doğru sıralanması ve özetlenmesi gerekir. Daha sonra yönetim doğru giden işlerin sürekli iyileştirilmesine odaklanabilir ve yanlış giden işlerin de düzeltici önlemlerle etkisizliğini sağlayabilir. Veri toplama ve analiz süreci aşağıdaki hususları içerebilir:

• Toplanacak verilerin türünü
• Nasıl sıralanması ve sınıflandırılması gerektiğini
• Uygun bilgi sistemlerinin ve veri toplama araç ve tekniklerinin kullanımını
• İnceleme ve hareket etme yetkisinin atanmasını
• Yetkinlik ve verilerin zamanında toplandığı, analiz edildiği ve bunlara göre hareket edildiği araçların kullanımını
• Veri analizi konusunda eğitimi

KYS performans verilerinin bir özeti, periyodik yönetim incelemesine dahil edilmelidir. Kalite ve operasyonel performanstaki eğilimler, iş planları, rakipler ve sektör ile karşılaştırılarak değerlendirilmelidir. Sorunlara hızlı çözümlerle öncelik vermek, performans iyileştirme için uzun vadeli planlamayı belirlemek ve müşteri memnuniyetini artırmak için müşteriyle ilgili temel trendlere odaklanmak da önemlidir. Veri toplama ve analiz süreçlerinin etkinliğini ölçmek için kullanılan performans göstergeleri, veri toplama ve değerlendirme döngü süresinde azalmayı, hatalı ve eksik verilerde azalmayı, veri analizinden elde edilen iyileştirme fırsatlarındaki artışı içerebilir.

Madde 9.2: İç Denetim

Bu maddenin açıklaması ayrı bir içerik olarak ele alınmıştır. Web sitemizde kaynaklar başlığı altında Madde 9.2. İç Denetim konulu makalemizden detay bilgilere ulaşabilirsiniz.

Madde 9.3: Yönetim İncelemesi
 

Madde 9.3.1: Genel 

Üst yönetim, sürekli uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sağlamak için Kuruluşun KYS'sini planlı aralıklarla gözden geçirmeli ve kuruluşun stratejik yönü ile uyumlu olmasını sağlamalıdır.

Madde 9.3.2: Yönetim Gözden Geçirme Girdileri

Kuruluş, önceki yönetim gözden geçirmelerinden elde edilen eylemlerin durumunu, KYS ile ilgili dış ve iç konulardaki değişiklikleri, kaynakların yeterliliğini, iyileştirme fırsatlarını, riskleri ve fırsatları ele almak için alınan eylemlerin etkinliğini dikkate alarak yönetim incelemesini planlamalı ve yürütmelidir. Kuruluş ayrıca, uygunsuzlukları, düzeltici faaliyetlerdeki eğilimleri, müşteri memnuniyeti ve ilgili taraflardan alınan geri bildirimleri, izleme ve ölçüm sonuçlarını, tetkik sonuçlarını, kalite hedeflerine ne ölçüde ulaşıldığını, süreç dahil olmak üzere kalite performansı ve etkinliği hakkındaki bilgileri de dikkate almalıdır.

Madde 9.3.3: Yönetimin Gözden Geçirme Çıktıları

Yönetimin gözden geçirmesinden sonra elde edilen çıktılar, iyileştirme fırsatlarını, KYS'de herhangi bir değişiklik ve kaynak ihtiyacı var ise bunlarla ilgili kararları içermelidir. Ayrıca kuruluş, yönetim gözden geçirme sonuçlarının kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgileri muhafaza etmelidir.

ISO 9001:2015'in yönetim gözden geçirme gereklilikleri, ISO 9001:2008'deki madde 5.6 yerine madde 9.3'te belirtilmiştir. ISO 9001:2008 versiyonundaki 5.6 maddesinde yer alan tüm gereklilikler, önleyici faaliyete yapılan atıf hariç, korunmuştur. Ayrıca bazı hususlar yeniden yazılarak farklı bir sıralama ile ifade edilmiştir. Örneğin, "önceki yönetim incelemelerinden takip eylemleri" ifadesi, madde 5.6.2 gözden geçirme girdilerindeki beşinci girişte yer alıyordu. Ancak şimdi yönetim gözden geçirmesini planlarken ve yürütürken madde 9.3.1'de ilk dikkate alınacak unsur olarak yer almaktadır. ISO 9001:2008 sürüm madde 5.6.1, kalite politikasında yapılması gereken değişikliklerin gözden geçirilmesini gerektiriyordu. Ancak 2015 sürümünde artık politikadan yönetim incelemesi altında bahsedilmemektedir. Ancak, benzer ve daha geniş bir gereklilik madde 9.3.2'de belirtilmiştir. ISO 9001:2008 madde 5.6.2, listelenen gözden geçirme girdileri için "bilgi"nin dahil edilmesini gerektiriyordu. ISO 9001:2015 standardı ise listelenen konular için “eğilimler de dahil olmak üzere KYS'nin performansı ve etkinliği hakkındaki bilgileri” dikkate alma gereksinimine vurgu yapıyor.

Ayrıca ISO 9001:2015 versiyonu, değişen iş koşullarını göz önünde bulundurarak yönetim gözden geçirmelerinin planlanmasını, yürütülmesini ve gözden geçirmelerin organizasyon stratejisiyle uyumlu hale getirilmesi gerektiğini ifade eder. ISO 9001:2008'in 5.6.2 maddesindeki bir girdi, “önleyici ve düzeltici faaliyetlerin durumunu” gözden geçirmektir. ISO 9001:2015'teki ilgili gereklilik ise “uygunsuzlukları ve düzeltici faaliyetleri” gözden geçirmektir. Düzeltici faaliyet, bir sorun yönetimi biçimiyken, önleyici faaliyet bir risk yönetimi şeklidir. ISO 9001:2008, madde 5.6.1, gözden geçirme girdisi olarak “müşteri geri bildirimini” içeriyordu. Bu gereklilik, son sürüm madde 9.3.1'de “müşteri memnuniyeti ve ilgili taraflardan geri bildirim” olarak revize edildi. Ayrıca gözden geçirme olarak  "Risk ve fırsatları değerlendirmek için alınan eylemlerin etkinliği." ifadesi ile yeni bir gereklilik eklendi. Ve daha fazla bilgi almak isteyenler 2015 versiyonundaki madde 6.1 Riskleri ve Fırsatları Ele Alma Faaliyetleri’ne yönlendirildi. Buradaki madde 6.1, önleyici faaliyetle ilgili eski madde olan 8.5.3'e duyulan ihtiyacın yerini almaktadır. ISO 9001:2008 madde 5.6.1, gözden geçirme girdisi olarak “süreç performansı ve ürün uygunluğu”nu içeriyordu. Bu gereklilik “süreç performansı ve ürünlerin/hizmetlerin uygunluğu” olarak netleştirildi.

Yönetim gözden geçirmelerinin amacı, KYS'nin etkinliğini ölçmektir. Gözden geçirme, KYS uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini belirlemelidir. Planlanan ve uygulanan KYS kaynakları ve kontrolleri, KYS'nin müşteri ve düzenleyici gereksinimlerin karşılanmasında etkili olması için uygun ve yeterli olmalıdır. Ürünlerin, süreçlerin ve kaynakların kullanımını iyileştirmeye yönelik değişiklikler gerekli ise hemen harekete geçilmelidir. Yönetimin gözden geçirme girdileri, sisteme değer katacak gözden geçirme faaliyetleri ve çıktılar için önemli olduğundan, yönetimin gözden geçirmesi için belli bir sürece sahip olması gerekir. Süreç, üst yönetimin katılacağı gözden geçirme toplantılarının sıklığını, programını, yeterli sayıyı ve gündemi ele almalıdır. Yönetimin gözden geçirme sürecinin etkili olması için üst yönetim, tüm gündem maddelerini belirli periyodlarla gözden geçirmeli, kalite politikası ve hedefleri de dahil olmak üzere herhangi bir bölümünü değiştirmek veya iyileştirmek için zamanında harekete geçmelidir. Gözden geçirme sıklığı ve kapsamında oluşabilecek sorunlardan kaçınmak için, KYS gündem maddelerini aylık veya üç aylık olacak şekilde operasyonel toplantılara dahil etmek etkili bir yol olabilir. Yönetim gözden geçirme girdisi tercihen iş ve kalite planlarına, müşteri ve düzenleyici hedeflere ve hedeflere göre ölçülen KYS ve operasyonel performansı gösteren özet biçimde olmalıdır. Gözden geçirme kararları, ürünleri ve süreçleri iyileştirmek, gerektiğinde yenilerini oluşturmak, daha fazla kaynak sağlamak veya mevcut kaynakların verimliliğini artırmak, KYS kontrollerini yapmak, genel KYS etkinliğini ve müşteri memnuniyetini iyileştirmek gibi uygun faaliyetlerle sonuçlanmalıdır. Sorumluluklar ve zaman çizelgeleri bu kararlara ve eylemlere eşlik etmelidir. Bu eylemlerin performansı da yine yönetim gözden geçirme toplantılarında takip edilmelidir. Yönetimin gözden geçirme sürecinin etkinliğini ölçmek için kullanılan performans göstergeleri kalite hedeflerine ulaşılmasını ve müşteri memnuniyeti iyileştirmesini içerebilir. Yönetim gözden geçirme süreci KYS'nin bir parçası olarak tanımlanmalı ve belgelenmelidir. Bu sürecin etkin bir şekilde planlanması, işletilmesi ve kontrolü için hangi özel belgelerin gerekli olduğunu da kuruluş tarafından belirlenir.  Bu belgeler, yazılı olmayan uygulamaları, prosedürleri, gözden geçirme, programını, yönetimin gözden geçirme kayıtlarını, yöntemlerle birlikte belgelenmiş bilgileri, gündem ve eylem formlarını içerebilir.

HEXAGON ISO SOFTWARE Performans Yönetimi Modülü ve alt modülleri ile ISO 9001:2015 standartlarının madde 9. Performans Yönetimi gereksinimlerini kolayca karşılayabilirsiniz.

HEXAGON ISO SOFTWARE Uygunsuzluk Yönetimi Modülü ile denetimlerde ortaya çıkan veya ilgili taraflardan ulaşan şikayet, eksiklik, sapma ve uygunsuzluk gibi olumsuz akışları kayıt altına alabilir, ortadan kaldırmaya veya olumsuz etkisini azaltmaya yönelik faaliyetler planlayabilir, planlanan faaliyetlerin uygunluğunu ve sonuçlarını değerlendirebilirsiniz.

HEXAGON ISO SOFTWARE Toplantı Yönetimi Modülü ile toplantılarınızı planlayabilir, ilgili kişilere tek bir merkezden bildirim gönderebilir, toplantı tutanaklarınızı kaydederek konuyla ilgili takip edilmesi ve değerlendirilmesi gereken faaliyetleri izleyebilirsiniz.

HEXAGON ISO SOFTWARE Müşteri İlişkileri Yönetimi Modülü ile müşteri analiz soru listeleri oluşturabilir, memnuniyet anketleri düzenleyebilir, gelen şikayetleri değerlendirerek Uygunsuzluk Yönetimi Modülü ile entegre bir şekilde yürütüp sonuçlandırabilirsiniz.

ISO 9001:2015, Madde 9.2: İç Denetim

Web sitemizin ilgili sayfasından modüller hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz:
https://hexagoniso.com/cozumler/kategori/kalite-yonetim-sistemi