ISO 14001:2015 Madde 4: Kuruluşun Bağlamı
 

Amaç

Bu makalemiz ISO 14001:2015 Çevre Yönetim Sistemi Standardı Madde 4: Kuruluşun Bağlamı gereklilikleri hakkında yorumlarımız ve gerekliliklerin karşılanmasına yönelik önerilerimiz hakkında olacaktır. ISO 14001:2015 Maddeleri yorumlanırken standardın EK-A’sı da dikkate alınacak olup etkin bir Çevre Yönetim Sistemini kurmak isteyen kuruluşlar için bilgilendirmeler yapılacaktır.

Genel

ISO 14001:2015 Çevre Yönetim Sistemi standardındaki en önemli değişikliklerden biri, kuruluş bağlamına tamamen yeni bir maddenin eklenmesidir. Kuruluşun bağlamında, kuruluşların aşağıdakileri dikkate almasını standardın önemli gerekliliklerindendir.

• Kuruluşun doğrudan çevresel etkileri.
• Kuruluşun işini, müşterilerini ve tedarik zincirini etkileyen çevresel koşullar.
• Dış sosyal ve ekonomik faktörler: Toplumun inançları, normları ve kuruluştan beklentileri, meslektaşların ve rakiplerin çevresel performansı gibi.
• Dahili yetenekler: Kuruluşun yeni teknolojileri uygulama ve çalışanlarındaki davranış değişikliklerini etkileme yeteneği gibi.

Bu, ISO 14001 sertifikasyonunu sürdürmek için yapılması gereken planlama işini önemli ölçüde artırır ve kuruluş için riskleri ve fırsatları daha görünür hale getirir. Ayrıca daha sağlam bir kurumsal strateji geliştirilmesine yardımcı olur. ISO 14001'in geçmiş revizyonları, kuruluşların ÇYS içindeki faaliyetleri, süreçleri, binaları ve mülkü tanımlamasını gerektirirdi. Kuruluşun çevre politikası, geçerli çevre düzenlemelerine uyma, kirliliği azaltma ve çevresel performansını sürekli iyileştirme taahhütlerini içeriyordu. Kuruluşun içeriği, ISO 14001:2015'in ilk denetlenebilir kısmıdır ve ÇYS denetiminin ilk etabında denetlenebilir.

Kuruluşun Kapsamı

ISO 14001:2015 ÇYS, kuruluşun çevresel iç sorunlarını, dış sorunlarını, firmanın iş ortamını veya kuruluşun bağlamını oluşturan ilgili tarafları bir araya getirmeyi hedefler. Daha öncekiler, üst yönetimin hiçbir zaman firmanın iş ortamını iç ve dış konularla veya herhangi bir ilgili tarafla ilgili olduğu için tanımlamasını gerektirmiyordu. Dahili sorunlar hava kalitesi, atık taşıma ve maliyetleri olabilir. Dış sorunlar, müşterileri ve yasal gereksinimleri içerebilir. Bununla birlikte ilgili taraflar, kuruluşun bitişik komşuları ve çeşitli çevre kurumları olabilir. Müşteriler ayrıca belirli kimyasal kullanım ve diğer malzemelere yönelik gereksinimlerin bir sonucu olarak ilgili taraflardır. Organizasyonun içeriğinin belirlenmesi yoluyla, üst yönetim daha çevre dostu olmaya odaklanabilir ve kuruluşun tüm düzenlemelere uygun olmasını sağlayabilir. Üst yönetimin odak noktası dokümantasyon gerektirmez. Fakat çoğu kuruluş, iç ve dış sorunlarla birlikte çevredeki ilgili tarafları belgeleyecektir. Ayrıca, iş operasyonuyla ilgili olduğu için ÇYS kapsamını tanımlamayı da amaçlamaktadır. Bu kapsam, kuruluşun sınırları için ek öğeler de içerebilir. Örneğin tesisin çevresindeki hava kalitesi sorunları buna bir örnek olabilir. Bu madde ayrıca genel terimlerle bir kuruluşun ÇYS sistemini tanımlar. Bu, organizasyonun başarılı olması için gerekli süreçleri içerecektir. Bazı süreçler belgelenecek ve bazıları ise belgelenmeyecektir. Kuruluşun içeriğinin doğru bir şekilde belirlenmesi, üst yönetimin ihtiyaçlarını karşılayan eksiksiz bir ÇYS sisteminin oluşturulmasına yardımcı olur. ISO 14001 sertifikalı birçok kuruluş, toksik malzemelerin değiştirilmesi, geri dönüşüm faaliyetleri ve fosil yakıt kullanımının azaltılması gibi girişimler içeriyor olsa da, sertifikalı kuruluşlar tarafından desteklenen çevre programlarının çoğu, doğası gereği “reaktif”tir. ISO 14001:2015'in yeni maddeleri, kuruluşu, bağlamını anlama, ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini anlama, faaliyetlerini ve çevresel etkilerini daha bütünsel ve proaktif bir bakış açısından analiz etmeye teşvik eder. Kuruluşun bağlamı, kuruluşun iş modeline ve çevresel etkiye bağlı olarak, olumlu ve proaktif programlara sahip olma fırsatları sunabilir. İklim değişikliği ile ilgili hava emisyonları, bitişik arazi veya komşu suyollarının toprak kalitesinde iyileştirme ve biyolojik çeşitlilik girişimlerini desteklemek gibi.  Kuruluş, faaliyetleri bağlamında hangi fırsatların mevcut olduğunu net bir şekilde açıklayabilmelidir. İşlenmiş parçalar veya elektronik bileşenler üreten bir şirketin sınırlı seçenekleri olabilir. Büyük bir kimya tesisi, petrol rafinerisi veya kağıt fabrikası birçok fırsata sahip olabilir. Benzer şekilde, ilgili tarafların beklentilerine yanıt olarak kuruluş, faaliyetlerinin ve ürünlerinin müşterileri, toplumu ve komşuları üzerinde nasıl çevresel bir etki yaratabileceğini analiz etmelidir. Ömrünü tamamlamış ürün imhası, ürünler üzerinde gönüllü etiketleme, düzenlemeye tabi olmayan malzemelerin azaltılması, sürdürülebilir kaynaklar ve bitişik topluluk arazilerini veya suyollarını koruma taahhütleri buna örnek olarak verilebilir. 

ISO 14001:2015 ÇYS'nin temel odak noktalarından biri, bir ürünün/hizmetin geliştirilmesinden kullanım ömrünün sonuna kadar her aşamasını dikkate alan yaşam döngüsüdür. Tüketici ürünleri üreten kuruluşlar, ürün elden çıkarma üzerinde bir etkiye sahip olmak için birçok fırsata sahip olabilirken, satılık bileşen üreticileri bu açıdan sınırlı olabilir. Sektöre satış için bileşenler sağlayan kuruluşlar, çevresel açıdan zorlu malzemelerin kullanımını azaltarak veya ortadan kaldırarak ve geri dönüşüm girişimlerini en üst düzeye çıkararak yaşam döngüsü düşüncesine bağlılıklarını gösterebilirler. Tüketici ürünü üreticileri, atıktan enerji seçenekleriyle (atık, elektrik üretmek için yakılır) "sıfır çöp sahası" imhasına geçerek yaşam döngüsü düşüncesini destekleyebilir. ISO 14001:2015, kuruluşların iş bağlamına özel çevre korumasını teşvik eden bir politika oluşturmasını gerektirir. ISO 14001'in önceki sürümleri, proaktif girişimlerin geri dönüşüm programlarını ve doğrudan kuruluşun üretim süreçleriyle ilgili kirlilik önlemeyi içerdiği, çevre korumasını biraz reaktif bir moda yerleştirir. ISO 14001:2015 ile kuruluşun, çevresel sorumluluklarını yönetme şeklini olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilecek önemli konuları anlaması gerekir. Örnekler şu hususları içerir:

• İklim değişikliğine bağlı hava emisyonlarının azaltılması
• Sürdürülebilir kaynakların kullanımı
• Bitişik arazi veya komşu suyollarının toprak kalitesinde iyileştirmeler
• Biyolojik çeşitlilik girişimlerinin desteklenmesi

ISO 1400l:2015, kuruluşun bağlamını anlamaya ek olarak, kuruluşun ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini anlamasını gerektirir. Kuruluş daha sonra çevreyi etkileyebilecek gönüllü uyumluluk gereksinimleri oluşturmayı düşünebilir. Kuruluş bir kez gönüllü olduğunda, bu taahhüdü yerine getirmesi gerekir. Örnekler arasında ürün imhasıyla ilgili yaşam döngüsü değerlendirmeleri, ürünler üzerinde gönüllü etiketleme ve düzenlenmemiş malzemeleri (örneğin strafor) azaltmak veya bitişik topluluk arazilerini veya suyollarını korumak için çevresel taahhütler sayılabilir. ISO 14001:2004 kapsamındaki birçok kuruluş, kirliliğin önlenmesine yönelik taahhütlerinin bir parçası olarak sera gazlarını ve iklim değişikliğini değerlendirdi. Eski konular gibi dış faktörler (örneğin, önceden saha mülkiyeti toprak veya su kontaminasyonu sorumluluğu), çevresel kontrollerin yürürlükte olduğundan emin olmak için her zaman kuruluşun sorumluluğunun bir parçası olmalıdır. En azından, kuruluşun, ÇYS'sini oluştururken kuruluşun bağlamının ve ilgili tarafların beklentilerinin dikkate alındığına dair belgelenmiş kanıt sunması gerekir. 

Kuruluşun Bağlamı maddesinin dört alt maddesi vardır:

• Madde 4.1: Organizasyonu ve bağlamını anlamak
• Madde 4.2: İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini anlamak
• Madde 4.3: Çevre Yönetim Sisteminin kapsamı
• Madde 4.4: Çevre Yönetimi Sistemi

Madde 4.1: Organizasyonu ve Bağlamını Anlamak

Kuruluş, amacı ile ilgili olan ve çevre yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlarına ulaşma yeteneğini etkileyen dış ve iç sorunları belirlemelidir. Bu tür konular, kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyebilecek çevresel koşulları içermelidir.

• ÇYS’yi kurmak için araçlar belirlenmelidir.
• Kuruluşun amacı, vizyonu, misyonu, politikaları ve iyileştirme hedefleri ile ifade edilebilir.
• "Amaçlanan sonuç" ifadesi, kuruluşun, asgari olarak aşağıdakileri içeren ÇYS'sini uygulayarak elde etmeyi amaçladığı anlamına gelir:

1. Çevresel performansın arttırılması
2. Uyum yükümlülüklerine uygunluk
3. Çevresel hedeflerin yerine getirilmesi
4. Çevrenin korunması

• Çevresel koşul, “belirli bir noktadaki çevrenin durumu veya özelliği” olarak tanımlanabilir. Çevresel koşullar iklim, hava kalitesi, su kalitesi, arazi kullanım özellikleri, mevcut kirlilik seviyeleri, kirlilik ve çevresel bozulma, doğal kaynak mevcudiyeti ve biyolojik çeşitlilik, organizasyonu etkileyebilecek veya organizasyondan etkilenen unsurları içerir.
• Konular, kuruluşun çevresel sorumluluklarını yönetme şeklini ve kuruluşun ÇYS'nin amaçlanan sonuçlarına ulaşma yeteneğini olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilen iç veya dış özelliklerdir.
• Dış konular arasında yerel, bölgesel ve küresel çevre koşulları, ilgili tarafların görüşleri veya konumları veya dış kültürel, sosyal, politik, yasal, düzenleyici, finansal, teknolojik ve ekonomik faktörler yer alabilir.
• İç meseleler, diğerleri arasında, yönetim taahhüdü ve desteğinin seviyesini, rekabetçi bağlamı, bilgi, organizasyonel süreçler ve sistemler dahil kaynakların mevcudiyetini ve organizasyonun faaliyetlerinin, ürünlerinin/hizmetlerinin doğasını, stratejik yönünü, kültürü ve kurumsal yapısını içerebilir.

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sına göre ayrıca şunları açıklamaktadır: Buradaki amaç, kuruluşun çevresel sorumluluklarını yönetme şeklini olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilecek önemli konulara ilişkin üst düzey, kavramsal bir anlayış sağlamaktır. Konular, kuruluş için önemli konular, tartışma ve tartışma sorunları  veya kuruluşun çevre yönetim sistemi için belirlediği amaçlanan sonuçlara ulaşma yeteneğini etkileyen değişen koşullardır. Kuruluşun bağlamıyla ilgili olabilecek iç ve dış konulara örnek olarak aşağıdaki hususlar verilebilir:

1. İklim, hava kalitesi, su kalitesi, arazi kullanımı, mevcut kirlilik, doğal kaynak mevcudiyeti ve biyolojik çeşitlilik ile ilgili, kuruluşun amacını etkileyebilecek veya çevresel yönlerinden etkilenebilecek çevresel koşullar,
2. Uluslararası, ulusal, bölgesel veya yerel dış kültürel, sosyal, politik, yasal, düzenleyici, finansal, teknolojik, ekonomik, doğal ve rekabetçi koşullar,
3. Faaliyetleri, ürünleri ve hizmetleri, stratejik yönü, kültürü ve yetenekleri (yani insanlar, bilgi, süreçler, sistemler) gibi organizasyonun dahili özellikleri veya koşullar.

Bir kuruluşun bağlamının anlaşılması, çevre yönetim sistemini kurmak, uygulamak, sürdürmek ve sürekli iyileştirmek için kullanılır. Belirlenen iç ve dış konular, kuruluş veya çevre yönetim sistemi için risk ve fırsatlara neden olabilir. Kuruluş, ele alınması ve yönetilmesi gerekenleri belirler.

Madde 4, kuruluşun bağlamı şunları gerektirir:

• Kuruluşun bağlamına ilişkin üst düzey ve kavramsal bir anlayış,
• İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerinin anlaşılması,
• ÇYS kapsamının belirlenmesi.

Madde 4.1, kuruluşu ve bağlamını anlamak, iç ve dış konuların belirlenmesini gerektirir:

• Kuruluşun amacı ile ilgili olan
• Bu, kuruluşun ÇYS'nin amaçlanan sonuçlarına ulaşma yeteneğini etkiler
• Bu çevresel koşullarla ilgili
• Organizasyonu etkileyebilecek
• Organizasyondan etkilenen

Madde 4.1, kuruluş ve bağlamı, üst düzey ve kavramsal bir anlayış gerektirir. Bu anlayış, organizasyonun amacına uygun ve yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlarına ulaşmak için kuruluşun yeteneğini etkileyebilecek iç ve dış konuların üst düzey veya stratejik bir tespiti ve analizinden toplanabilir.

Kuruluşun ÇYS'nin amaçlanan sonuçlara ulaşma yeteneğini etkileyebilecek sorunlar, bu amaçlanan sonuçlara ulaşılmasını arttırabilecek veya engelleyebilecek sorunlardır. Bu oldukça önemli bir detaydır. Çünkü madde 6.1.1, bu konuların ortaya çıkardığı risklerin ve fırsatların belirlenmesini gerektirir. Kuruluşun ÇYS'nin amaçlanan sonuçlara ulaşma kabiliyetini arttırma kabiliyetine sahip konular, olanak sağlayan fırsatlar olarak kullanılırken; amaçlanan sonuçlara ulaşılmasını engelleyebilecek olanlar risk olarak yönetilir. Kuruluşun genellikle bu riskler üzerinde herhangi bir kontrolü yoktur. Bu dış koşulların etkilerinin hafifletilmesi ve bunlara uyum sağlanması, genellikle kuruluşlar için mevcut olan tek stratejidir. Ayrıca, "etki" ifadesinin bu standartta bu sorunlardan kaynaklanan olası değişiklikleri belirtmek için kullanıldığına ve kuruluşun faaliyetleri, ürünlerinin/hizmetlerinin çevreye neden olduğu değişikliklere "etkiler" olarak atıfta bulunulduğuna dikkat etmek gerekir. Bu sorunlar, kurum içinden kaynaklanabileceği gibi kurum dışından da kaynaklanabilir. Organizasyon içinden kaynaklanan sorunlar liderlik taahhüdü, organizasyon kültürü, beceri, altyapı, bilgi, kaynakların mevcudiyeti gibi konulardan kaynaklı olarak değişebilir. Organizasyon dışından kaynaklanan bu sorunlar çevresel koşullardan, organizasyonun faaliyet gösterdiği düzenleyici, politik, altyapı, hizmet sunumu, sosyal ve kültürel boyutlardan da kaynaklanabilir. Organizasyonu etkileyebilecek dış çevre koşulları, küresel ölçekte iklim değişikliği, doğal kaynakların mevcudiyeti, hava koşulları, sel, yangınlar ve yerel ölçekte sismik olaylar gibi engelleyici faktörler olabilir. Buna ek olarak, doğal afetlerin etki alanının dışında olmak veya yetenekli ve güvenilir bir işgücüne sahip istikrarlı ve demokratik bir sosyo-politik sistemde var olmak, kuruluşlar tarafından yararlanılabilecek fırsatlar sunabilir.

İç ve Dış Sorunlar

Madde 4.1'de belirlenen hususlar, kuruluşun neden olduğu çevresel koşullar üzerindeki etkileri de içerir. Bu etkiler aslında madde 6.1.2'de tasarlandığı gibi bir kuruluşun faaliyetlerinin neden olduğu çevresel etkilerle eş anlamlıdır. Madde 6.1.2'ye göre çevresel boyutların ve etkilerin tanımlanması gerekiyorsa, soru madde 4.1'e göre neyin gerekli olduğu sorusudur. Kuruluşun çevresel koşullar üzerindeki etkisinin belirlenmesi, stratejik veya kavramsal düzeyde gerçekleştirilmesi ya da daha ayrıntılı ve operasyonel düzeyde bir analiz olması koşuluyla, çevresel boyutların ve etkilerin belirlenmesinden farklıdır.

Madde 4.1'in çıktısı, aşağıdakilere kavramsal ve üst düzey bir genel bakış içerir:

• Kuruluşun amacı ile ilgili olan ve ÇYS'nin amaçlanan sonuçlarına ulaşma yeteneğini etkileyen dış konular
• Kuruluşun amacı ile ilgili olan ve ÇYS'nin amaçlanan sonuçlarına ulaşma yeteneğini etkileyen iç konular
• Kuruluştan etkilenen çevre koşulları
• Organizasyonu etkileyebilecek çevresel koşullar

Örnek Dahili Sorunlar:

• Nakliye ve saha kurulum maliyetleri/servis
• Organizasyon, yönetim ve halefiyet sorunları içindeki kültür
• Üründen hizmete geçme fırsatları, örneğin binaların kiralanması ve bakımı
• Tedarik zinciri ile ilişki (kereste izlenebilirliği vb.)
• Potansiyel sürdürülebilir malzeme değiştirme programı (ürünler/ambalajlar)
• Malzeme tüketimi (geri dönüştürülmüş, dayanıklı, yeniden kullanılabilir, geri dönüştürülebilir, biyolojik olarak parçalanabilir)
• Enerji yönetimi
• Hammadde israfı, atık bertarafı, yan ürünler için gelişen pazar
• Kuruluşun yapısı
• Kuruluş içindeki roller
• İş büyüme stratejisi
• Yatırım getirisi
• Ürün/hizmet kalitesi
• Sermaye artırımı
• Ödeme gücü
• Borç ve faiz
• Yükümlülükler
• Etik ticaret
• Güvenilir, nitelikli ve yetkin işgücünün mevcudiyeti
• İş gücü / İK uygulamalarının istikrarı
• Sendikalaşmanın etkisi
• Personel eğitim seviyeleri
• Müşterilerle sözleşme düzenlemeleri
• Müşterilerden ödeme koşulları
• Müşterilerin ödeme gücü
• Müşteri tabanının genişletilmesi
• Nakit akımı
• Finansman ihtiyaçlarını desteklemek için işin genel gücü
• Altyapının dayanıklılığı
• Yatırımcılarla ilişkiler
• Kredi notu ve kullanılabilirlik
• Sahada ve müşteri sahasında sağlık ve güvenlik
• Çevre için Tasarım

Harici Sorunlara Örnek:

• Politik, ekonomik, sosyal, teknolojik, yasal ve düzenleyici
• Tedarik zinciri esnekliği
• Habitat kaybı ve biyoçeşitlilik sorunlarına karşı pazar duyarlılığı
• Ülkedeki genel ekonomik performans
• Gelecek için ekonomik planlar
• Pazar koşulları (müşteri demografisi, pazar güveni vb.)
• Müşteri beklentisi
• Endüstride standardizasyon ve sertifikasyon
• İklim oynaklığının etkileri
• Yerel çevre ortamındaki değişiklikler (Koruma alanlarının geliştirilmesi/belirlenmesi/sel savunmalarının geliştirilmesi vb.)
• Yakıt/hammadde fiyatları (uluslararası baskılar, iç piyasa baskıları, hükümet vergilendirme rejimi vb.)
• Genel olarak sektördeki düzenlemeler
• Ticaret birlikleri ve lobicilik yetkileri
• Komşular üzerindeki etkisi

Madde 4.2: İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerini Anlamak

Kuruluş, çevre yönetim sistemi ile ilgili tarafları ve onların ihtiyaç ve beklentilerini belirlemeli ve bu ihtiyaç ve beklentileri uyum yükümlülükleri haline getirmelidir.

• Bir ilgili taraf, kuruluşun kararlarını veya faaliyetlerini etkileyebilecek, bunlardan etkilenebilecek veya etkilendiğini algılayabilecek herhangi bir kişi veya kuruluştur. İlgili taraflar arasında müşteriler, topluluklar, tedarikçiler, düzenleyiciler, STK'lar, yatırımcılar, çalışanlar ve sendikalar yer alabilir.
• "Uyum yükümlülükleri" ifadesi, bu Uluslararası Standardın önceki sürümlerinde kullanılan "yasal gereklilikler ve “kuruluşun tabi olduğu diğer gereklilikler" ifadesinin yerini almıştır. Değişikliğin anlaşılması daha basit kabul edilir ve önceki standardın, yani ISO 14001:2004'ün amacını değiştirmez.

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sına göre ayrıca şunları açıklamaktadır: Bir kuruluşun, ilgili olduğu kuruluş tarafından belirlenen iç ve dış tarafların ifade edilen ihtiyaçları ve beklentileri hakkında genel bir anlayış kazanması beklenir. Kuruluş, bu ihtiyaç ve beklentilerden hangisine uyması gerektiğini veya uymayı seçtiğini, yani uyum yükümlülüklerini belirlerken edindiği bilgileri dikkate alır. İlgili tarafın, kuruluşun çevresel performansla ilgili kararlarından veya faaliyetlerinden etkilendiğini düşünmesi durumunda kuruluş, ilgili tarafça kuruluşa bilinen veya açıklanan ilgili ihtiyaç ve beklentileri dikkate alır. İlgili taraf gereksinimleri, mutlaka kuruluşun gereksinimleri değildir. Bazı ilgili taraf gereksinimleri, hükümet ve hatta mahkeme kararları ile yasalara, düzenlemelere, izinlere ve lisanslara dahil edildikleri için zorunlu olan ihtiyaç ve beklentileri yansıtır. Kuruluş, ilgili tarafların diğer gerekliliklerini gönüllü olarak kabul etmeye veya benimsemeye karar verebilir. Kuruluş bunları benimsediğinde, bunlar kurumsal gereklilikler, yani uygunluk yükümlülükler haline gelir ve çevre yönetim sistemi planlanırken dikkate alınmalıdır. Uyumluluk yükümlülüklerinin daha ayrıntılı bir düzeyde analizi, madde 6.1.3’te gerçekleştirilir. Bu, ÇYS ile ilgili tarafların belirlenmesini gerektirir. Bu, ilgili tarafların belirlenmesinin açıkça gerekli olmadığı standardın 2004 versiyonundan bir adım öteye geçmiştir. 2015 şartının genel yorumu, bu belirlemenin kanıtının gerekli olduğudur. İlgili taraflar belirlendikten sonra, kuruluşun ihtiyaç ve beklentilerini belirlemesi gerekir. İlgili tarafların tüm ihtiyaç ve beklentileri belirlendikten sonra, kuruluş, bu ihtiyaç ve beklentilerden hangisini benimseyeceğine ve yöneteceğine karar vermelidir. Bir kez benimsendiğinde, bu ihtiyaçlar ve beklentiler, kuruluş tarafından yönetilmesini gerektiren uyum yükümlülükleri haline gelir. Kabul edilen bu uyum yükümlülüklerine yanıt vermek ve bunları ele almak zorunludur.

1. Çevre yönetim sistemiyle (ÇYS) ilgili tarafların kimler olduğu belirlenmelidir. Kuruluşun, kararlarından veya faaliyetlerinden "etkilendiğini algılayan" bir kuruluşun, ilgili taraf olarak listelenmeden önce bu algının kuruluşa bildirmesi gerektiği açıktır. Bu, bir “ilgili taraflar kaydı” oluşturmak iyi bir uygulamadır.  Çevre yönetim sistemiyle (ÇYS) ilgili tarafların kimler olduğu belirlenmelidir. 
2. Bu ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri belirlenmelidir.
3. Bu ihtiyaç ve beklentilerin hangilerinin “uyum yükümlülükleri” olacağına karar verilmelidir. Zorunlu olan her türlü ihtiyaç ve beklenti (örneğin yasal yükümlülükler, sözleşme gereklilikleri veya mahkeme kararı sonuçları) otomatik olarak uyum yükümlülükleridir. Bunların ötesinde, yalnızca ilgili olduğu düşünülen ve seçilen ihtiyaç ve beklentiler, uyum yükümlülükleri haline gelir. Bu nedenle, bazı zorunlu olmayan ilgili taraf ihtiyaç ve beklentilerinin göz ardı edilmesi gerekir.
4. ÇYS'nin ve çevre politikasının kapsamı ilgili taraflara iletilmelidir. İlgili taraflarla iletişimin ihtiyaçları karşıladığından, onlar tarafından anlaşılır olduğundan ve katılımlarına olanak sağladığından emin olmak gerekir. Bu tür iletişimlerin kayıtları da tutulmalıdır.
5. Uygun ilgili taraflara, acil duruma hazırlık ve müdahale ile ilgili bilgiler ve eğitim sağlanmalıdır.
6. Çevresel yönleri geliştirirken veya gözden geçirirken ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri dikkate alınmalıdır.
7. İlgili tarafın, kuruluşun çevresel performansla ilgili kararlarından veya faaliyetlerinden etkileneceği durumunda, kuruluş ilgili tarafça bilinen veya açıklanan ilgili ihtiyaç ve beklentileri dikkate almalı ve ardından bir açıklama yapmalıdır.

İlgi Taraflarının Sınıflandırılması ve İlişkileri

Yalnızca tedarikçileri, müşterileri, toplulukları listelemek, standardın gereksinimlerini karşılamak adına yeterli değildir. İlgili tarafları kuruluşla ilişkilerine göre gruplandırarak bilgileri daha anlamlı hale getirmek gerekir. Bu aşamada, kuruluşla ilişkilerine dayalı olarak ilgili tarafların örneklerini sunan ISO 14004, ÇYS Uygulama Kılavuzunda tavsiye edilir:

• Sorumluluk – yatırımcılar vb.
• Etki – baskı grupları vb.
• Yakınlık – komşular vb.
• Bağımlılık – çalışanlar vb.
• Temsil – sendikalar vb.
• Otorite – düzenleyiciler vb.

Bazı kategoriler, farklı bir yönetim yaklaşımı gerektiren alt kategorileri de içerebilir. Örneğin müşteriler, işlem yapan müşterilere göre farklı ihtiyaç ve beklentileri olan kilit hesapları içerebilir. Bu aşamadan sonra yönetim sistemi ile ilgili ihtiyaç ve beklentilerin belirlenmesi gerekir. Kuruluşun boyutuna ve karmaşıklığına bağlı olarak, düzenli olarak iletişim kurulan ilgili taraflar hakkında yeterli düzeyde bilgi sahibi olmak gerekir. Bununla birlikte, bu bilgiyi resmileştirme, gerektiğinde varsayımları teyit etme ve araştırma ile bilgi boşlukları kapatılmalıdır. Araştırmanın ölçeği yine kuruluşun boyutuna ve karmaşıklığına bağlıdır. Örneğin:

• İki kişilik bir bahçıvanlık firması, müşterilere, tedarikçilere, yerel konseye vb. birkaç telefon görüşmesi içinde araştırmayı tamamlayabilir.
• Çok uluslu bir ilaç şirketi, bir dizi araştırma yöntemi (nicel ve nitel, birincil ve ikincil) gerektirebilir.

Bu, iki önemli ilişki değişkenini ilişkilendirir:

• Kararlara ve faaliyetlere ne kadar ilgi duyuyorlar? 
• Kararların ve faaliyetlerin üzerinde ne kadar güce veya etkiye sahipler? 

İlgili tarafların planlanması, ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak için gereken çabaya öncelik verilmesine yardımcı olur:

• İlgili taraflar belirlenmeli ve  kategorilere ayrılmış bir listesi derlenmelidir.
• İhtiyaç ve beklentiler belirlenmeli, her bir grup veya önemli paydaş hakkındaki bilgiyi doğrulamak için gerektiğinde farklı araştırma yöntemleri kullanılmalıdır.
• Çıkarlarının gücü, kararlar ve eylemler üzerindeki etki düzeyleri göz önünde bulundurulmalı ve sıralaması yapılmalıdır.
• Hedefler ve öncelikler belirlenmeli, ihtiyaçların ve beklentilerin karşılanmaması riskini azaltmak için ilgili taraflara hangi sonuçların sunulması gerektiğini tanımlanmalıdır.

Harici İlgili Taraflar ve Potansiyel İhtiyaçlar / Beklentiler

Dahili İlgili Taraflar ve Potansiyel İhtiyaçlar / Beklentiler

Madde 4.3: Çevre Yönetim Sisteminin Kapsamı

Kuruluş, kapsamını belirlemek için çevre yönetim sisteminin sınırlarını ve uygulanabilirliğini belirlemelidir. Bu kapsamı belirlerken birimlerini, işlevlerini, fiziksel sınırlarını, faaliyetlerini, ürünlerini/hizmetlerini, yetkisini, kontrol ve etki uygulama yeteneğini dikkate almalıdır. Kuruluş ayrıca atıfta bulunulan dış ve iç sorunları ve bunların uyum yükümlülüklerini de göz önünde bulundurmalıdır.

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sına (ISO 14001:2015 standardının kullanımına ilişkin rehber) göre ayrıca şunları açıklamaktadır: Çevre yönetim sisteminin kapsamı, özellikle kuruluş daha büyük bir kuruluşun parçasıysa, çevre yönetim sisteminin uygulandığı fiziksel ve kurumsal sınırları netleştirmeyi amaçlar. Bir kuruluş, sınırlarını belirleme özgürlüğüne ve esnekliğine sahiptir. Üst yönetimin bir çevre yönetim sistemi kurma yetkisine sahip olduğu sürece, bu Uluslararası Standardı tüm kuruluş genelinde veya yalnızca kuruluşun belirli bölümlerinde uygulamayı seçebilir.  Kapsamı belirlerken, çevre yönetim sisteminin güvenilirliği, organizasyonel sınırların seçimine bağlıdır. Kuruluş, bir yaşam döngüsü perspektifini göz önünde bulundurarak faaliyetler, ürünler/hizmetler üzerinde uygulayabileceği kontrol veya etkinin kapsamını değerlendirir. Kapsam belirleme, faaliyetleri, ürünleri hariç tutmak için kullanılmamalıdır. Kapsam, ilgili tarafları yanıltmaması gereken, çevre yönetim sistemi sınırları içinde yer alan kuruluşun faaliyetlerinin gerçeklere dayanan ve temsili bir ifadesidir. Kuruluş, ISO 14001:2015 Standardına uygun olduğunu beyan ettiğinde, kapsam beyanını ilgili taraflara sunma şartı geçerli olur.

Kuruluş, kapsamı tanımladıktan sonra, bu kapsamdaki tüm faaliyet, ürünlerinin/hizmetlerinin çevre yönetim sistemine dahil edilmesi gerekir. Ayrıca kapsam, dokümante edilmiş bilgi olarak muhafaza edilmeli ve ilgili tarafların kullanımına sunulmalıdır. Gereklilik, ÇYS'nin belgelenmiş kapsamını aktif olarak dağıtmak olmadığından, kapsamı ilgili taraflara sunmak pasif bir görevdir. ÇYS kapsamını ilgili taraflara sunma gerekliliği, kuruluşların ÇYS'lerinin gerçek kapsamını yanlış beyan ettiği endişelerini giderme girişimidir.

Madde 4.4: Çevre Yönetim Sistemi

Kuruluş, çevresel performansının arttırılmasını içeren amaçlanan sonuca ulaşmak adına ISO 14001:2015 Standardının gerekliliklerine uygun olarak sürecini belirlemeli, etkileşimli çevre yönetim sistemini kurmalı, uygulamalı, sürdürmeli ve sürekli iyileştirmelidir. Ayrıca kuruluş, çevre yönetim sistemini kurarken ve sürdürürken, dış ve iç konularını, ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini dikkate almalıdır. 

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sı ayrıca şunları açıklamaktadır: Kuruluş, ISO 14001:2015 Standardının gerekliliklerini nasıl yerine getireceğine karar verme yetkisini ve sorumluluğunu taşır. Ayrıntı düzeyi ve kapsamı dahil olmak üzere:

a) Kontrol edildiğine, planlandığı gibi yürütüldüğüne ve istenen sonuçlara ulaşıldığına güven duymak için bir veya daha fazla süreç kurar,

b) ÇYS gereksinimlerini tasarım ve geliştirme, satın alma, insan kaynakları, satış ve pazarlama gibi çeşitli iş süreçlerine entegre eder,

c) Kuruluşun bağlamıyla ilgili konuları ve ilgili taraf gerekliliklerini çevre yönetim sistemi içine dahil eder.

ISO 14001:2015 Standardı, bir kuruluşun belirli bir bölümü için uygulanır ise kuruluşun diğer bölümleri tarafından geliştirilen politikalar, süreçler ve dokümante edilmiş bilgiler ilgili bölüme uygun olması halinde bunun gereksinimlerini karşılamak için kullanılabilir.

ISO 14001:2015 madde 4.4, kuruluşun standardın tüm gereksinimlerini kapsayan gereksinimleri olan bir ÇYS'yi oluşturması, belgelemesi, uygulaması, sürdürmesi ve sürekli iyileştirmesi gerektiğini açıkça belirtir. Standartta kullanılan kelimeler “kurmak” ve “korumak”tır. Kuruluşun seviyesi veya derinliği için hangi kanıtların gerekli olduğu konusunda herhangi bir kılavuz mevcut değildir. Bununla birlikte, sistemin yürürlükte olduğuna ve gözden geçirilip revize edildiğine dair bazı nesnel kanıtların olması gerektiği anlamına da gelebilir. Bu tür gözden geçirme süreçleri, aylık ilerleme toplantıları, denetimlerden gelen düzeltici eylemler ve denetimler şeklini alabilir. Denetimler, gözden geçirmenin kanıtıdır. Denetimler, “Kuruluşun planlanan faaliyetleri pratikte gerçekleşiyor mu?” sorusunu sorar. Bir uygulayıcı kuruluşun 2 ila 3 aylık bir süre boyunca önemli bir etkiye ilişkin bir veya iki denetimin kanıtını sunması çok ihtiyatlı olacaktır. Çevre yönetim sistemindeki bir iyileştirmenin, çevresel performansta bir gelişmeyi göstermesi amaçlanır. Kuruluşun, iyileştirme ve uygulama fırsatlarını belirlemek için çevre yönetim sistemini periyodik olarak gözden geçirmesi ve değerlendirmesi gerekir. Bu sürekli iyileştirme sürecinin oranı, kapsamı ve zaman çizelgesi, ekonomik ve diğer koşullar ışığında kuruluş tarafından belirlenir. Bir kuruluş için aşağıdaki hususlar gereklidir:

1. Uygun bir çevre politikası oluşturmak.
2. Önemli çevresel etkileri belirlemek için kuruluşun geçmiş, mevcut veya planlanmış faaliyetlerinden, ürünlerinden/hizmetlerinden kaynaklanan çevre boyutlarını tanımlamak.
3. Kuruluşun tabi olduğu geçerli yasal gereklilikleri ve diğer gereklilikleri belirlemek.
4. Öncelikleri belirlemek ve uygun çevresel amaç ve hedefleri belirlemek.
5. Politikayı uygulamak ve hedeflere ulaşmak ve hedeflere ulaşmak için programlanmış bir yapı oluşturmak.
6. Hem politikaya uyulduğundan hem de çevre yönetim sisteminin uygun kaldığından emin olmak için planlama, kontrol, izleme, önleyici ve düzeltici faaliyetler, denetim ve gözden geçirme faaliyetlerini kolaylaştırmak.
7. Değişen koşullara uyum sağlama yeteneğine sahip olmak.

Bu madde, bir ÇYS'nin kuruluşundan sürekli iyileştirilmesine kadar geçen tüm yaşam döngüsü için hükümler sağlar. Üçüncü revizyon, ÇYS'nin öğeleri arasındaki süreçleri ve etkileşimleri ekler. ÇYS, ÇYS'nin amaçlanan sonuçlarına ulaşılmasını ve çevresel performansın geliştirilmesini sağlamak için kurulmalı ve yönetilmelidir. Bu alt bent ayrıca 4. maddenin çıktısının bilgi olduğunu ileri sürer. Üretilen bu bilgi, ÇYS'nin diğer süreçlerini bilgilendirmek için kullanılır. Örgütsel bağlamın üst düzey analizi, örgüt, çevre ve çevre yönetim sistemi arasındaki ilişkiler hakkında kavramsal bilgi üretir. Standart, bu bilginin belgelenmesini gerektirmez. Ancak standart, ISO 14001:2015 standardının diğer gereksinimlerini ele alındığında bu bilginin dikkate alınmasını gerektirir. Madde 4.1'deki çıktıların dikkate alınmasını gerektiren gereklilikler şunları içerir: 

• Madde 4.3, ÇYS'nin kapsamının belirlenmesi
• Madde 5.2, çevre politikası
• Madde 6.1, risk ve fırsatları ele almaya yönelik eylemler

Konuların, aşağıdaki maddeler açısından yönetilmesi gereken riskler ve fırsatlar olarak paketlerinin açılması ve belgelenmesi gerekir:

• Madde 9.2.2, iç denetim programı
• Madde 6.1.4, harekete geçmeyi planlama
• Madde 6.2.1, çevresel hedefler
• Madde 9.3, yönetimin gözden geçirilmesi

Kuruluşun bağlamını belirlemek için belirlenmiş standart bir yöntem bulunmaz. Ancak HEXAGON ISO SOFWARE’in Yönetsel Faaliyetler Modülünün alt modülü olan Kuruluşun Bağlamı Modülü ile etkin bir bağlam analizi yapmanız mümkündür. Bu modül, hem kuruluşun bağlamını mümkün olan en basit şekilde tanımlamanıza olanak tanır hem de standardın tüm gerekliliklerini sağlayarak kuruluşun bağlamını kayıt altına almanıza yardımcı olur.

• Müşteri memnuniyetini ve kaliteli ürünün/hizmetin sunulmasını etkileyebilecek iç ve dış sorunları listeleyebilir;
• Firmanız hakkındaki görüşlerine önem verilmesi gereken ilgili tarafları listeleyebilir;
• Çevre yönetim sisteminin kapsamını belirleyebilir;
• Her adımı kaydedebilirsiniz.

Kuruluşunuzu etkileyebilecek tüm iç ve dış sorunları HEXAGON ISO SOFTWARE PEST Analizi Modülü ile kayıt edebilir, tanımlayabilir ve her sorunla ilişkili riskleri listeleyebilirsiniz.

HEXAGON ISO SOFTWARE İlgili Taraf İhtiyaç Analizi Modülü ile ilgili taraflarınızı tanımlayabilir ve onlardan ne bekleyeceğiniz/ihtiyacınız olacağı hakkında ayrıntılı bilgi verebilirsiniz. Kuruluşunuzu nasıl etkileyebileceğini ayrıntılı hale getirerek paydaş/ilgili taraflarla ilişkili riskleri listeleyebilirsiniz.

HEXAGON ISO SOFTWARE Kapsam Modülü ile kuruluşunuzun sertifika aldığı ÇYS kapsamını tanımlayabilir. Hariç tutulan maddeleri listeleyebilir ve her biri için bir gerekçe belirtebilirsiniz.

HEXAGON ISO SOFTWARE Proses İzleme Modülü ile tüm proseslerini tanımlayabilir, proseslerin etkin olarak kontrol edilmesini sağlayabilirsiniz. 

ISO 14001:2015, Çevre Yönetim Sistemi, Madde:5 Liderlik

Web sitemizin ilgili sayfasından modüller hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz: www.hexagoniso.com