ISO 14001:2015 Madde 7.5: Dokümante Edilmiş Bilgi

ISO 14001:2015, madde 7.5, Dokümante Edilmiş Bilgi, belgeler ve kayıtlar arasında uzun süredir devam eden ayrımı ortadan kaldırır. Çünkü her ikisi de belgelenmiş bilgi olarak kabul edilir. ISO'nun tanımına göre, belgelenmiş bilgi, kontrol edilmesi ve sürdürülmesi gereken bilgileri kapsar. Bu nedenle, ISO 14001 2015 dokümante edilmiş bilgi ifadesini kullandığında, dolaylı olarak kuruluştan bu bilgiyi ve destekleyici ortamını kontrol etmesini ve koruması ister. Dolayısıyla, yeni ISO 14001 standardı ne zaman belgelenmiş bilgilere atıfta bulunsa ve kuruluştan bu bilgileri saklamasını istese, eskiden belge olarak adlandırılan tüm dokümanlardan bahsediyor demektir.

Ayrıca kuruluşun bu bilgileri saklamasını da gerekli kılar. Önceki versiyon ISO 14001 standardı, kuruluşlardan çok çeşitli prosedürler oluşturmalarını talep ediyordu. Bunlar arasında çevre boyutları prosedürü, yasal gereksinim yönetimi prosedürü, farkındalık prosedürü, iletişim prosedürü, doküman prosedürü, operasyonel prosedür, acil duruma hazırlık, müdahale prosedürü, izleme ve ölçüm prosedürü, uygunluk değerlendirme prosedürü, kayıt tutma prosedürü, denetim prosedürü ve uygunsuzluk yönetimi yer alıyordu. Ancak yeni versiyon ISO 14001:2015, yalnızca madde 8.2'de bir acil duruma hazırlık ve müdahale prosedürü oluşturulmasını istiyor. Yani yeni standart, kuruluştan prosedürler yazmanızı istemek yerine, çok çeşitli belgeleri korumasını ve kontrol etmesini talep ediyor. Bununla birlikte dokümante edilmiş bilgi olarak adlandırılmaları dışında hala bir takım belgelere sahip olunması da gerekiyor. 

Dokümante Edilmiş Bilgi aşağıdaki 3 alt maddeden oluşur:

• Madde 7.5.1: Genel
• Madde 7.5.2: Oluşturma ve Güncelleme
• Madde 7.5.3: Dokümante Edilmiş Bilgilerin Kontrolü

Madde 7.5.1: Genel

Kuruluşun ÇYS’si, ISO 14001:2015 standartlarının gerektirdiği dokümante edilmiş bilgileri ve ayrıca kuruluş tarafından çevre yönetim sisteminin etkinliği için gerekli olduğu belirlenen bilgileri içermelidir. ÇYS’nin dokümante edilmiş bilgileri, kuruluşun büyüklüğüne, sürelerine, faaliyetlerine, ürünlerine/hizmetlerine, uyumluluk yükümlülüklerine göre değişkenlik gösterebilir.

Madde 7.5.2: Oluşturma ve Güncelleme

Kuruluş, dokümante edilmiş bilgiyi oluşturup güncellerken, en uygun tanımlama, açıklama ve formatı kullanmalıdır. Bununla birlikte uygunluk ve yeterlilik için inceleme ve onay da sağlanmalıdır.

Madde 7.5.3: Dokümante Edilmiş Bilgilerin Kontrolü

ISO 14001:2015 standartlarının gerektirdiği dokümante edilmiş bilgiler, uygun yerde ihtiyaç anında kullanılabilir durumda muhafaza edilmelidir. Gizlilik, kayıp, uygunsuz kullanımı ve bütünlüğün bozulması gibi risklere karşı güvende tutulmalıdır. Kuruluş, dokümante edilmiş bilgileri kontrol etmek için aşağıdaki hususları değerlendirebilir:

• Dağıtım, erişim ve kullanımı
• Okunabilirliğin korunması ve saklama
• Düzenleme

Tüm bunlar, kuruluş tarafından ÇYS’nin planlanma ve işletilme aşamasında gerekli olduğu belirlenen dış kaynaklı dokümante edilmiş bilgiler için de geçerlidir. Onlar da uygun şekilde saklanmalı ve kontrol edilmelidir.  Buradaki “erişim” ifadesi ise yalnızca belgelenmiş bilgileri görüntüleme izni, değiştirme izni ve yetkisi anlamına gelir.

ISO 14001:2015 standardının Ek A'sına göre kuruluş, uygun, yeterli ve etkili bir ÇYS sağlayacak seviyede dokümante edilmiş bilgi oluşturmalı ve en uygun şekilde muhafaza etmelidir. Burada ÇYS’nin uygulanmasına ve çevresel performansın üzerindeki etkiye odaklanmak gerekir. Bununla birlikte bir kuruluş, hesap verilebilirlik, süreklilik, tutarlılık ve denetimde kolaylık sağlayacak ek dokümanlar da hazırlayabilir. ÇYS ile ilgili dokümante edilmiş bilgi, organizasyonda uygulanan diğer bilgi sistemleri ile entegre hale getirilebilir. ISO 14001:2015'te "dokümante edilmiş bilgi" ifadesi, kuruluş tarafından kontrol edilmesi ve sürdürülmesi gereken herhangi bir bilgiyi ve içerdiği kapsar. Belgelenmiş bilgiler, ÇYS’ye ve süreçlerine, belgelerine ve kayıtlarına başvurabilir. Yani, ÇYS’nin düzgün çalıştığından emin olmak adına kaydedilmesi gereken ve durumun böyle olduğunu kanıtlayabilecek her şeyi kapsar. Belge, kağıt veya bilgisayar gibi bir ortama yazılan veya kaydedilen her türlü bilgidir. Bu, bir çizim veya teknik şartname için gereksinimleri belirten doküman da olabilir. "Belgelenmiş Bilgi" ifadesi, ISO 14001:2015'teki tüm belge gereksinimleri için kullanılır. "Belge" veya "belgelenmiş prosedürler" ve "Çevre kılavuzu" gibi ISO 14001:2004'te kullanılan belirli terminoloji için ISO 14001:2015, "dokümante edilmiş bilgilerin korunması" için gereksinimleri tanımlar. ISO 14001:2004'te "kayıtlar" ifadesi, gereksinimlere uygunluğun kanıtını sağlamak için gereken belgeleri belirtmek için kullanılmıştır. 14001:2015'te ise bu, artık "dokümante edilmiş bilgilerin saklanması" için bir gereklilik olarak ifade edilir. Madde 7.5.1, gereken tüm farklı belge türlerini belirtir. Mevzuat gereklilikleri, kurumsal gereklilikler, uyum yükümlülükleri, ürünlerin/hizmetlerin ve süreçlerin karmaşıklığı, faaliyetlerin türü, çevresel konular, önemli çevresel boyutlar, ekonomik risk, etkinlik, verimlilik ve personelin yetkinliği kapsamında ek belgelere de ihtiyaç olabilir.

Dokümante edilen bilgilerin kapsamının organizasyonun büyüklüğüne, karmaşıklığına ve kişilerin yetkinliğine bağlı olarak farklılık gösterebileceği için ISO 14001:2015 kapsamında belirli bir kılavuz ya da prosedür yoktur. Kuruluş, hangi belgelenmiş bilgilerin saklanması gerektiğini belirleme konusunda kendi sorumludur. Buna belgelerin tutulacağı süre ve saklanması için kullanılacak ortam da dahildir. Ayrıca dokümante edilmiş bilgilerin kontrolü için bir takım gereksinimler vardır: özellikle nasıl:

• Nasıl kullanılabilir ve kullanıma uygun mudur?
• Yeterince korunuyor mu?
• Uygulanabilir bir şekilde dağıtılıyor mu?
• Erişim, kullanım, depolama ve koruma kontrol ediliyor mu?

Birçok kişi, bu bir gereklilik olmadığında, yönetim sistemlerinde kullandıkları tanımları standarttakilerle eşleşecek şekilde değiştirme hatasına düşer. Standart, neyin nasıl adlandıracağını ve sistemdeki herhangi bir belgenin nasıl numaralandıracağını anlatmaz. ÇYS'deki belge numaralarını ISO 14001 standardı ile eşleştirmek de bazen gereksiz yere yapılan bir çalışmadır. ISO 14001 standardının temel amacı, yasal gereklilikleri karşılama ve çevresel performansı iyileştirme çabasında kuruluşun en iyi şekilde çalışan bir Çevre Yönetim Sistemi oluşturmasına yardımcı olmaktır. Bir ÇYS'nin amacı kuruluşta iyileştirmeler yaratmak olsa da, nihayetinde tüm iyileştirmeler değişiklik gerektirir. Ayrıca tüm değişiklikler iyileştirme kapsamına girmez. Gelişime katkı sunacak değişiklikleri yapmak ve mevcutta iyi çalışan işleri korumak önemlidir. Bu sayede Çevre Yönetim Sisteminden istenen faydalar elde edilebilir.

ISO 14001:2015, belgelenmiş bilgilerin oluşturulması, güncellenmesi ve kontrolü için belgelenmiş bir prosedür gerektirmese de, yine de belgelenmiş bilgilerin oluşturulması, güncellenmesi ve nihai olarak kontrolü için bir prosedüre ihtiyaç olur. Dokümante edilmiş bilgilerin oluşturulması, güncellenmesi ve kontrolü ile ilgili olarak kuruluşta mevcut olan ISO 14001:2015, belgelenmiş bilgilerin nasıl kontrol edileceği konusunda bir prosedür gerektirmez. Buna rağmen yapılmasında çok fayda vardır. Çünkü bu konu, tutarlı şekilde ilerlemelidir. Bir kuruluş, belgelenmiş bilgileri oluştururken ve güncellerken aşağıdaki hususların yürürlükte olduğundan emin olmalıdır:

Kimlik:  Belgeler, kayıtlar, başlıklar, belge numaraları veya kimliklerini belirten bir unsur içermelidir. Hangilerinin hangi konuları ele aldığını bilerek farklı belgelenmiş bilgiler arasında ayrım yapıldığı sürece bu gereksinim karşılanmış olur.

Biçim: Belgeler amaçlarına uygun olacak şekilde kullanılabilir olmalıdır. Format amaca ve kullanıcılara uygun olmalı, medya erişilebilir ve anlaşılır olmalıdır. Örneğin, ortam elektronikse, kullanıcıların elektronik ortamı görüntüleyebilen bir bilgisayara veya başka bir arayüze erişmeleri gerekir. 

Uygunluk ve yeterlilik için gözden geçirme ve onay:  Belgelenmiş bilgiler kullanılmadan önce birinin gözden geçirmesi ve onaylaması gerekir. Bu işlevi kimin gerçekleştireceği tamamen kuruluşun inisiyatifindedir. İnceleme ve onayı belirtmenin birçok yolu vardır. Bunlar, imzalar, paraflar, e-posta onayı, elektronik imzalar, toplantı tutanakları veya bir belge kontrol programındaki tıklama kutusu onayı olabilir. Ayrıca inceleme ve onay izlenebilir de olmalıdır. Yani bu onayı kimin gerçekleştirdiği açık olmalıdır. Ayrıca güvenli olmalıdır ve kuruluş, sahtekarların başka birinin adı altında inceleme/onay yapmasını engellemelidir.

Belgelenmiş bilgi mevcut olduğunda, bir sonraki mantıksal adım kontrol edilmelidir. ISO 14001:2015'teki kontrol gereksinimleri aşağıdaki gibi sıralanabilir:

Kullanılabilirlik:  Belgelenen bilgi, olması gereken yerde bulunmalıdır. Kuruluş, dokümante edilmiş bilgiyi oluşturmak için kaynakları tahsis etmeli ve bilgiler, doldurması amaçlanan ihtiyaca uygun olmalıdır.

Koruma: Belgelenen bilgiler kurcalanmaya, yetkisiz değişikliklere ve hasara karşı korunmalıdır. Belgelenen bilgileri görmemesi gereken kişilerin görmesi engellenmelidir. Bilgilerin hiçbir şekilde kötüye kullanılmaması adına kuruluş tarafından uygulanan uygun önlemler belirlenmelidir. Sistem parolaları ve çalışan eğitimi, bunu başarmanın iki yoludur.

Dağıtım:  Belgelenen bilgiler değerlendirilmelidir. Çalışanlar onu bulmak için uğraşmamalı ve içeriği nasıl yorumlayacaklarını bilmelidir. Çalışanlara yönelik belgelenmiş bilgilere erişmek için bir bilgisayar veya program gerekliyse, çalışanlar onu çalıştırabilir. Saklanan bilgiler durumunda makul bir süre içinde alınabilmelidirler.

Depolama: Kuruluş, belgelenen bilgilerin nerede bulunduğunu belirmelidir. Bu, tutulan belgelenmiş bilgiler ve muhafaza edilen belgelenmiş bilgiler için geçerlidir. Konum doğrulanabilir olmalı ve bilgileri korumak için kontroller de mevcut olmalıdır.

Koruma: Bu, bilgisayar dosyalarının periyodik olarak yedeklenmesini ve sürekli okunabilirliği sağlamak için periyodik izlemeyi içerebilir. 

Değişim kontrolü: Kuruluş, dokümante edilmiş bilgilerin doğru versiyonlarının mevcut olduğundan emin olmalıdır. Belgelenmiş bilgiler revize edildiğinde, revizyonlar kullanımdaki bilgilere dahil edilmelidir. Çalışanların hatalı bir şekilde eski bilgilere erişmesi ve bunları kullanması engellenmelidir.

Saklama:  Belgelenmiş bilgilerin ne kadar süreyle saklanacağı belirlenmelidir. Sistemdeki her kaydın farklı bir saklama süresi olur. ISO 14001:2015, kayıtların uygun saklama süreleri hakkında rehberlik yapmak. Bu tamamen kuruluşa ve ihtiyaçlarına bağlıdır.

Elden çıkarma: Saklama süreleri geçtikten sonra kayda ne olduğunu ifade eder ve  arşivleme, parçalama veya geri dönüştürme gibi işlemleri kapsar.

Son olarak, ISO 14001:2015, harici belgeleri ele alır ve saklanan bilgilerin istenmeyen şekilde değiştirilmesini önler. Kuruluş dışında yayınlanan ve yönetim sistemi kapsamında kullanılan harici bir dokümandır. Kontrol gerektiren harici belge örnekleri şunları içerir:

• Ekipman üreticileri tarafından yayınlanan sorun giderme veya kalibrasyon kılavuzları
• Düzenleyici kurumlar veya tedarikçi tarafından yayınlanan test prosedürleri, spesifikasyonlar veya mühendislik çizimleri
• Düzenleyici kurumlardan veya dış danışmanlardan alınan raporlar, iletişim, bildirimler
• Kuruluşa uygulanabilir sanayi kuruluşları tarafından yayınlanan standartlar
• ISO 14001 gibi uluslararası standartlar

Dış belgeler belirlendikten sonra, bunlar tanımlanmalı ve kontrol edilmelidir. Dahili belgeler gibi bir başlık, belge numarası veya diğer benzersiz tanımlayıcılar olmalıdır. Bu tür tanımlama tipik olarak belgeyi yayınlayan kaynaktan gelir ve kuruluş bunu basitçe benimser. "Kontrolün" diğer tüm yönlerinin harici belgelere uygulandığından emin olmak gerekir.

ISO 14001:2015 tarafından sağlanan son gereklilik, uygunluk kanıtı sağlayan saklanan belgelenmiş bilgilerle ilgilidir. Başka bir deyişle, gereksinimleri karşıladığınızı kanıtlayan kayıtlar. Kuruluş, kişilerin kayıtlarda yetkisiz değişiklik yapmamasını sağlamalıdır. Bu, daha önce tartışılan koruma ve muhafaza gereksinimlerinin yeniden ifadesidir. Kuruluşlar, ek belgelenmiş bilgilere ihtiyaç duyduklarına kendileri karar verebilir.

Ayrıca, yeni standart birçok yerde “belirleyecek” ifadesini kullanır. Ek A3'teki “belirlemek” ifadesinin, kurmak veya bulmak anlamına geldiği açıklanmıştır. Açık bir "dokümantasyon" gerekliliği yoktur, ancak "belirle" ifadesinin kullanıldığı durumlarda, kuruluş en azından bu tür süreçlerin eksiksizliğini ve kontrolünü gösterebilmeli ve güven verebilmelidir.

HEXAGON ISO SOFTWARE, ISO 14001, 13485, 9001, 45001 başta olmak üzere birçok yönetim sistemi standardının gereksinimlerini en kapsamlı şekilde uygulamak ve karşılamak için güvenilir, etkili ve uzmanlarca onaylanmış bir yönetim sistemi yazılımıdır. Kuruluşunuzun yönetim sistemlerini ve operasyonel faaliyetlerini eş zamanlı olarak proaktif bir şekilde yönetmenize yardımcı olur. Bu bağlamda, sürekli iyileştirme faaliyetlerinize katkıda bulunarak verimliliğinizi arttırır.

HEXAGON ISO SOFTWARE Destek Faaliyetler Modülü ve alt modülleri ile ISO 14001:2015 standartların madde 7’deki gereksinimlerini kolayca karşılayabilirsiniz.

HEXAGON ISO SOFTWARE Kurumsal Bilgi Yönetimi Modülü ile tüm dokümante edilmiş bilgilerinizi oluşturabilir, detaylarına erişebilir, revizyonlarını saklı tutarak son sürümlerinin kullanımını aktifleştirebilirsiniz. Aynı zamanda iç ve dış kaynaklı kurumsal bilgilerinizi kullanım amacı ve metodu ile oluşturarak kurumsal hafızanızı koruma altına alabilirsiniz.

ISO 14001:2015, Çevre Yönetim Sistemi Madde 8: Operasyon

Web sitemizin ilgili sayfasından modüller hakkında detaylı bilgi alabilirsiniz: www.hexagoniso.com